Dans cet article, nous allons aborder quelques scénarios typiques pour l’intégration de nouveaux employés grâce à 360Learning. Quel que soit votre niveau d’avancement dans la mise en place de la plateforme, vous pouvez rapidement préparer un point d’entrée pour garantir une bonne expérience aux nouveaux arrivants.
Voici les étapes :
- Étape 1 : créez le parcours d’intégration
- Étape 2 : créer et mettre à jour le contenu
- Étape 3 : automatiser l’administration du processus d’intégration
- Étape 4 : mesurez la réussite de votre processus d’intégration, et répondez aux questions des nouveaux arrivants
- Étape 5 : garantissez une expérience d’intégration exceptionnelle pour tous vos apprenants
Étape 1 : créez le parcours d’intégration
Lors de la création d’un parcours d’intégration, les équipes L&D doivent identifier deux éléments : les besoins de formation les plus importants pour leur organisation et les personnes qui ont le plus d’expertise sur ces sujets.
Identifiez les formations nécessaires pour l’intégration
Identifier les sujets pertinents pour l’intégration des nouveaux arrivants leur permet de se sentir accueillis, et de démarrer leurs tâches sur les chapeaux de roue.
| Scénario | Solution avec 360Learning |
| Je dois créer un parcours d’intégration de zéro. Par où commencer ? |
Il n’y a pas de solution unique pour toutes les situations. Nous vous conseillons de lire les guides de bonnes pratiques et de mener quelques enquêtes dans votre entreprise pour trouver l’approche qui vous convient. Voici quelques liens qui peuvent vous être utiles :
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| Comment puis-je identifier ce qui manque dans notre parcours d’intégration actuel ? |
Encouragez les utilisateurs à créer des besoins de formation. Créez des formulaires personnalisés de besoins de formation avec un titre et des questions spécifiques à vos groupes. |
| Les autres équipes en interne nous partagent beaucoup d’idées et de besoins de formation, mais les membres de mon équipe doivent souvent creuser et poser des questions supplémentaires pour récupérer toutes les infos dont ils ont besoin. | Créez des modèles personnalisés de besoins de formation pour guider vos collègues lors de la création des besoins de formation. |
Identifiez les experts métier
Les formations pour l’intégration des nouveaux arrivants couvrent de nombreux sujets qui nécessitent du temps à créer. Les équipes L&D ont donc intérêt à faire appel aux experts sur chaque sujet, et décentraliser la création de contenu.
| Scénario | Solution avec 360Learning |
| Comment identifier rapidement les experts métier sur un sujet donné ? |
Lors de la création de besoins de formation, les utilisateurs peuvent nommer des experts métier. Les utilisateurs peuvent se porter spontanément volontaires pour aider sur un besoin de formation. |
| C’est bon, j’ai identifié une équipe qui va créer des modules pour mon parcours d’intégration ! Mais j’aimerais bien les relire avant qu’il soit publié. | Guidez les administrateurs de groupe avec des modèles de projet personnalisés pour les projets d’intégration. |
| Comment s’assurer que tous les auteurs, de plusieurs équipes différentes, utilisent bien les mêmes conventions d’écriture et de structure ? | Guidez les administrateurs de groupe avec des modèles de projet personnalisés pour les projets d’intégration. |
| Certains modules sont spécifiques à un rôle ou une équipe, ou nécessite des connaissances particulières. Comment puis-je m’assurer que l’information est correcte ? |
Donnez le rôle d’auteur aux experts métiers. Ils pourront mettre à jour les contenus eux-mêmes. Pour centraliser les relectures, créez un projet qui regroupe tous les contenus sur le sujet de l’intégration des nouveaux arrivants. |
Étape 2 : créer et mettre à jour le contenu
Après avoir identifié les besoins de formation principaux, vous pouvez commencer à créer le contenu. Vous aurez également besoin d’un moyen efficace pour le mettre à jour et l’améliorer.
Créez uniquement du contenu qui a du sens pour chaque équipe
Grâce à leur expérience, les experts métier savent précisément ce dont ont besoin les nouveaux arrivants. Ce sont les mieux placés pour créer ce type de contenu.
| Scénario | Solution avec 360Learning |
| Je débute dans la création de formations pour intégrer les nouveaux arrivants. Quelle est la meilleure manière de commencer à créer un module ? | Utilisez notre modèle Onboarding lors de la création d’un nouveau module ! |
| Comment ajouter des formations qui doivent être menées par un intervenant ? | Ajoutez des étapes de Classes virtuelles ou présentielles à votre chemin. |
| Notre contenu doit être disponible en plusieurs langues. Quelle est la meilleure manière de tout traduire ? | Utilisez les outils de traduiction disponibles avec la solution Globalization. |
| Nous demandons à de nombreux collaborateurs de faire des retours sur nos formations d’intégration. Y a-t-il une manière de rassembler et suivre tous les commentaires qui nous sont envoyés ? | Créez un nouveau projet consacré aux formations d’intégration des nouveaux arrivants. Puis ajoutez toutes les personnes à qui vous demandez des retours comme membres de l’équipe, et créez des tâches de relecture pour chacune d’entre elles. |
| J’ai besoin de m’assurer que les nouveaux arrivants complètent leur parcours d’intégration dans un ordre bien défini. |
Créez un chemin linéaire. Vous pouvez également rendre uniquement certaines parties du chemin linéaire en ajoutant des « sous-chemins » comme étapes de vos chemins. |
| Certaines parties du parcours d’intégration sont optionnelles, car les apprenants peuvent les avoir déjà suivies. | Si une partie de la formation est optionnelle, ajoutez-la comme une étape optionnelle du chemin dans votre parcours d’intégration. |
| Comment puis-je organiser mon parcours dans la plateforme s’il contient un grand nombre de contenus, qui sont parfois obligatoires et parfois optionnels ? |
Les modules, parcours et (autres) chemins peuvent être créés sous forme d’étapes, pour vous permettre de les gérer individuellement. Vous vous demandez si votre chemin aborde tous les sujets d’intégration nécessaires ? Jetez un œil à nos modèles de parcours. |
Mettez à jour et améliorez les formations existantes
Pour améliorer l’expérience des nouveaux arrivants, les experts métier doivent s’assurer que le contenu de leurs formations est à jour.
| Scénario | Solution avec 360Learning |
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Comment puis-je m’assurer que les auteurs d’un module voient bien tous les commentaires envoyés à propos d’un contenu du parcours d’intégration ? |
L’auteur d’un module reçoit automatiqumeent une notification lorsqu’un apprenant commente ou réagit à son module. Lorsqu’elles modifient un module, les personnes avec le rôle d’auteur voient les commentaires des apprenants liés à l’activité sur laquelle ils sont en train de travailler. |
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Avant de modifier un module, comment savoir si la version actuelle génère de bons résultats ? |
Les réactions permettent aux utilisateurs de faire des retours rapides sur les modules, comme « J’ai appris quelque chose » ou « Ce n’est pas à jour ». Les auteurs, animateurs et administrateurs peuvent consulter le Score des Réactions directement dans le tableau de bord du module. Si vous voyez un Score des Réactions en rouge (ou avec une valeur trop basse pour vos ambitions), Envoyez un message à l’auteur pour lancer l’idée d’une mise à jour. |
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Vous voulez partager une présentation vidéo qui a déjà fait ses preuves pour vos nouveaux arrivants ? |
Partagez-leur une démo vidéo ou un screencast déjà existant directement depuis un module, ou une publication dans le groupe. |
Étape 3 : automatiser l’administration du processus d’intégration
En plus de créer le contenu pour votre parcours d’intégration, vous devrez gérer un certain nombre de tâches d’administration. Voici quelques éléments que vous pouvez déjà automatiser :
- Création et gestion des nouveaux utilisateurs
- Partage du contenu d’intégration
Créez et gérez les nouveaux utilisateurs
Vous pouvez gérer les utilisateurs de plusieurs manières dans 360Learning pour gagner du temps.
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| Je veux que les informations de mes utilisateurs sur la plateforme de formation correspondent à celles de mon système RH. |
Au lieu de rentrer manuellement les détails des nouveaux arrivants, vous pouvez synchroniser la plateforme avec votre système RH. Nous proposons des connecteurs pour vous synchroniser avec les systèmes suivants : Si vous utilisez un autre système RH, contactez votre Account Manager. Nous pouvons peut-être vous aider grâce à notre Connecteur Universel. |
| Comment puis-je gagner du temps sur la création des utilisateurs si je n’ai aucune intégration ? J’ai quand même besoin de gagner du temps sur la création d’utilisateurs. | Ajoutez plusieurs utilisateurs d’un seul coup avec l’import CSV. Le fichier importé vous permet également d’assigner des groupes et des champs personnalisés aux utilisateurs. |
| Est-il possible que des utilisateurs sans rôle d’administrateur remplissent des détails sur les utilisateurs ? |
Oui ! Vous pouvez nommer des utilisateurs comme administrateurs d’utilisateurs dans leurs groupes. Ce niveau d’autorisation permet à ces utilisateurs de gérer les accès au groupe, sans toucher au contenu ou aux autres paramètres d’administration. |
Partagez le contenu d’intégration
Quel que soit leur niveau d’avancement dans le processus d’intégration, vous pouvez partager des contenus avec vos apprenants dans 360Learning.
| Scénario | Solution avec 360Learning |
| Vous avez besoin d’assigner tous les nouveaux arrivants au parcours d’intégration rapidement, mais ils sont dispersés dans différents groupes ? | Créez un champ personnalisé pour toute la promotion. Vous pourrez ensuite utiliser les filtres dans les sessions de parcours ou de chemin pour sélectionner uniquement les utilisateurs avec cette valeur du champ personnalisé. |
| Comment puis-je m’assurer que tous les nouveaux arrivants ont bien été ajoutés au parcours d’intégration avec une étape de Classe virtuelle ou présentielle ? | Activez l’option d’inscription automatique pour assigner automatiquement les nouveaux apprenants au premier créneau de Classe disponible lorsqu’ils sont inscrits au chemin. |
Étape 4 : mesurez la réussite de votre processus d’intégration et répondez aux questions des nouveaux arrivants
Au fur et à mesure de l’avancement des nouveaux arrivants dans le programme d’intégration, les équipes L&D doivent :
- suivre leur progression,
- et répondre à toutes leurs questions.
Suivez la progression et le taux de complétion du contenu d’intégration
Gardez un œil sur l’avancement des groupes avec les nouveaux arrivants grâce aux rapports de statistiques personnalisables.
| Scénario | Solution avec 360Learning |
| J’ai besoin d’avoir un aperçu global de l’avancement du groupe de tous les nouveaux arrivants. |
Allez dans les statistiques de la session de chemin du groupe, depuis le tableau de bord du chemin. Vous utilisez un parcours pour votre processus d’intégration ? Le tableau de bord des sessions de parcours possèdent également des statistiques détaillées. |
| Comment puis-je vérifier les présences lors de sessions présentielles ou à distance ? |
Utilisez le tableau de bord des Classespour :
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| Comment puis-je m’assurer que les apprenants reçoivent bien les notifications automatiques pour la formation ? |
Vérifiez que les nouveaux arrivants ont leursnotifications mail activées. Pour recevoir des notifications sur les formations assignées, ils doivent activer la notification Rappel pour compléter une formation dans la section Formations. |
| Comment puis-je rappeler aux utilisateurs qu’ils ont des modules d’intégration à terminer ? |
Vous pouvez envoyer des relances aux nouveaux arrivants directement depuis la page de statistiques de la session de chemin. Si vous utilisez un parcours pour votre programme d’intégration, vous pouvez également envoyer des relances depuis la page de session de parcours. |
| J’ai besoin de comparer l’avancement de deux groupes (par exemple la promotion précédente et la promotion actuelle). | Vous pouvez faire cela de plusieurs manières : |
| Comment puis-je trouver l’info dont j’ai besoin si elle ne fait pas partie d’un tableau de bord proposé par défaut ? | Créez et exportez les données dont vous avez besoin avec les rapports personnalisés. |
| Puis-je m’envoyer automatiquement des rapports sur le programme d’intégration ? | Les exports planifiés ne sont pas encore disponibles, mais nous y travaillons. |
Donnez les outils aux managers pour suivre l’avancement des nouveaux arrivants, et répondre à leurs questions
Les managers ont des outils dans 360Learing pour suivre l’avancement et aider les nouveaux arrivants à compléter leur programme d’intégration.
| Scénario | Solution avec 360Learning |
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Nos managers doivent souvent envoyer rapidement des formations aux nouveaux arrivants de leur équipe. |
Ajoutez des modules à la bibliothèque d’un groupe pour permettre aux auteurs et animateurs du groupe de les partager en autonomie. |
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Quelle est la meilleure manière pour les managers de vérifier l’avancement des membres de leur équipe ? |
Le tableau de bord du manager compile des statistiques pour chaque membre de l'équipe sur les formations auxquelles ils se sont auto-inscrits ou qui leur ont été assignées. |
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Comment puis-je rappeler à un membre de mon équipe de terminer un module ? |
Les managers peuvent relancer les membres de leur équipe directement depuis le tableau de bord. |
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Les managers doivent utiliser les mêmes critères pour évaluer la manière dont un nouvel arrivant parle d’un sujet. |
Créez des critères d’évaluation pour les questions Enregistrement vidéo et Enregistrement d’écran. |
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En tant que manager, comment puis-je voir si les nouveaux arrivants terminent les formations d’intégration au même rythme que la promotion précédente ? |
Dans le tableau de bord du manager, modifiez la plage de date par défaut pour afficher la performance de la précédente promotion. |
Étape 5 : garantissez une expérience d’intégration exceptionnelle pour tous vos apprenants
Séduisez vos nouveaux employés en leur offrant une expérience d’intégration sur mesure qui leur permettra d’avoir une vue d’ensemble de ce qu’ils doivent apprendre, et être opérationnel rapidement.
Offrez une expérience d’intégration sur mesure
Tous les apprentissages sont différents. Assurez-vous que chaque apprenant suive un programme d’intégration qui lui soit adapté.
| Scénario | Solution avec 360Learning |
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Comment puis-je m’assurer que les nouveaux arrivants savent bien par où commencer leur programme de formation ? |
En plus de l’envoi d’invitations par mail aux nouveaux arrivants, pour leur expliquer comment se dérouleront leurs premiers jours, nous recommandons d’écrire également une description de chemin avec des liens vers des ressources utiles. |
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Où les nouveaux arrivants peuvent-ils consulter les formations qu’ils doivent suivre chaque jour ? |
Dans la section Mon travail de leur page d’accueil, les nouveaux arrivants peuvent voir les formations à suivre dans ces deux listes :.
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J’ai besoin de m’assurer que les nouveaux arrivants complètent leur parcours d’intégration dans un ordre bien défini. |
Créez un chemin linéaire pour vos apprenants. Vous pouvez également rendre linéaires uniquement certaines parties du chemin en ajoutant des « sous-chemins » comme étapes de vos chemins. |
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Certaines parties du parcours d’intégration sont optionnelles, car les apprenants peuvent les avoir déjà suivies. Comment puis-je indiquer aux apprenants qu’ils peuvent les sauter ? |
Marquez-les comme étapes optionnelles du chemin. |
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Comment puis-je organiser mon parcours dans la plateforme s’il contient un grand nombre de contenus, qui sont parfois obligatoires et parfois optionnels ? |
Les modules, parcours et (autres) chemins peuvent être créés sous forme d’étapes, pour vous permettre de les gérer individuellement. Vous vous demandez si votre chemin aborde tous les sujets d’intégration nécessaires ? Jetez un œil à nos modèles de parcours. |
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Certaines formations doivent être complétées dans un certain délai. Comment puis-je m’assurer que les nouveaux arrivants sont bien au courant ? |
Ajoutez une date d’échéance relative et ajoutez des dates limites depuis les options de l’étape dans le chemin. |
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Certaines équipes doivent partager un appareil mobile pour suivre leurs formations. |
Utilisez le mode partagé. |
Ajoutez une touche d’humanité
Créez un sentiment de communauté dans votre programme d’intégration avec des espaces d’apprentissage interactifs.
| Scénario | Solution avec 360Learning |
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L’asynchrone, c’est formidable. Mais comment ajouter des formations qui doivent être menées par un intervenant ? |
Ajoutez une Classe virtuelle ou présentielle dans votre chemin d’intégration. |
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Nous utilisons beaucoup les présentations vidéo pour l’évaluation des nouveaux arrivants. Quelle est la meilleure manière de leur partager un exemple de vidéo idéale ? |
Partagez un Enregistrement vidéo ou un Enregistrement d’écran déjà importé sur la plateforme directement dans un module ou une publication de groupe. |
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Les nouveaux arrivants ont besoin d’un endroit pour poser des questions ou des commentaires aux membres de leur équipe. |
Les apprenants peuvent partager leurs questions et résultats au niveau de leur groupe. Vous voulez attirer l’attention des nouveaux arrivants sur une publication en particulier ? Épinglez-la en haut du fil d’actualités. |
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Comment faire en sorte que les questions des nouveaux arrivants soient adressées aux bonnes personnes de l’équipe ? |
Directement depuis les modules qu’ils jouent, les nouveaux arrivants peuvent poser des questions aux experts métier dans le forum. |
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Comment les apprenants peuvent-ils tisser des liens ou des relations humaines pendant une formation asynchrone ? |
En plus de pouvoir échanger avec d’autres membres de l’équipe dans les fils d’actualité,les nouveaux arrivants peuvent poser des questions aux experts métier et aux autres apprenants directement depuis les modules. Les réactions dans les modulespermettent également aux apprenants de faire des retours en temps-réel, comme « J’ai appris quelque chose » ou « Ce n’est pas à jour ». |
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Les managers et les membres de l’équipe doivent pouvoir envoyer rapidement des formations aux nouveaux arrivants de leur équipe. |
Ajoutez des modules à la bibliothèque d’un groupe pour permettre aux auteurs et animateurs du groupe de les partager en autonomie. |
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Les nouveaux arrivants ont besoin de formation sur un sujet qu’ils ont abordé pendant le programme d’intégration. |
Pour permettre aux apprenants d’accéder à des modules en dehors des chemins ou parcours assignés, ajoutez ces modules au Catalogue de leur groupe. |
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