Saisir les présences dans un créneau de classe

Les administrateurs et animateurs du groupe propriétaire de la session de chemin, les référents de la session, les administrateurs du groupe propriétaire du chemin, et les formateurs du créneau peuvent remplir la présence d'un créneau de classe, ouvrir l’émargement pour les apprenants, et gérer leurs feuilles de présence. Les administrateurs plateforme peuvent le faire dans n'importe quelle session de chemin.

Les référents de la session, et utilisateurs qui peuvent voir les statistiques de la session de chemin, peuvent télécharger les données de présence.

Un participant est marqué comme Présent ou Absent. Marquer un apprenant comme Présent est suffisant pour sa progression dans le chemin et pour débloquer l'étape suivante. La présence peut être définie de trois manières :

• Vous remplissez vous-même la présence.
• Vous synchronisez la présence depuis Zoom ou Microsoft Teams, si le créneau de la classe a été créé avec l'une de ces intégrations.
• Avec la solution Live Training, les apprenants confirment leur présence sur les feuilles de présence. Une fois toutes les feuilles de présence du créneau signées, les apprenants qui ont confirmé leur présence sur toutes sont marqués comme Présents, et les autres comme Absents. Ceci remplace la présence que vous remplissiez vous-même.

Remplir la feuille de présence

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d’un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. Cochez la case à côté de chaque apprenant qui a assisté.
   • Pour sélectionner tous les apprenants, cochez la case dans l'en-tête du tableau.
4. En bas, cliquez sur → Marquer comme présent.

Pour modifier la présence d'un apprenant, cliquez sur à droite de sa ligne.

Synchroniser la présence depuis Zoom ou Microsoft Teams

Si la réunion du créneau a été créée avec l'intégration Zoom ou Microsoft Teams, vous pouvez saisir la présence à partir des données de la réunion. Un lien de réunion saisi manuellement ne peut pas être synchronisé.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. Cliquez sur  Synchroniser les données de présence.

Les apprenants qui étaient présents à la réunion pendant au moins le seuil de présence sont marqués comme Présents, et les autres comme Absents. Pour modifier le seuil, voir nos articles sur Zoom ou Microsoft Teams.

Les utilisateurs doivent utiliser la même adresse email professionnelle dans 360Learning et dans Zoom ou Microsoft Teams, et être connectés avec cette adresse sur les deux plateformes. Les alias d'email (ada.lovelace@computer.org et ada.lovelace#genius@computer.org) sont considérés comme des adresses email différentes.

Avec Microsoft Teams, la synchronisation de la présence dépend de la capacité de Microsoft Teams à identifier l'adresse e-mail de l'apprenant à la fin de la réunion. Les apprenants d'autres organisations peuvent également se synchroniser, à condition que l'e-mail de leur compte de réunion corresponde à leur e-mail 360Learning. Les invités qui rejoignent anonymement, ou sans se connecter, ne sont pas identifiés de cette manière et ne peuvent pas être synchronisés.

Avec Zoom, la présence ne peut être synchronisée que pour les apprenants ajoutés en tant qu'utilisateurs sur le compte Zoom de l'hôte. Cela signifie qu'ils doivent appartenir au même compte d'entreprise, et pas seulement avoir une adresse e-mail correspondante. Les apprenants disposant d'un compte Zoom d'une autre entreprise, ou d'un compte Zoom personnel (par exemple, ada.lovelace@gmail.com), ne peuvent pas synchroniser leur présence.

Voir et partager les codes d'émargement

Avec la solution Live, chaque créneau dispose d'un code d'accès et d'un QR code que les apprenants utilisent pour s'enregistrer. Vous pouvez les partager dès la création du créneau. Les apprenants ne peuvent s'enregistrer qu'une fois que vous avez ouvert l'émargement.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
   • Pour télécharger le QR code, par exemple pour l'imprimer ou l'afficher sur place, cliquez sur .

Vous pouvez également voir les codes depuis la page d'édition du chemin : à droite d'un créneau de classe, cliquez sur → Voir les codes d'émargement.

Ouvrir ou fermer l'émargement

Avec la solution Live, les apprenants inscrits à un créneau peuvent émarger tant que l'émargement est ouvert sur l'une de ses feuilles de présence.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
4. Cliquez sur OUVRIR L'ÉMARGEMENT, ou FERMER L'ÉMARGEMENT.
   • Pendant que l'émargement est ouvert, cliquez sur Copier le lien pour partager un lien d'émargement, par exemple dans le chat d'une réunion en ligne. Les apprenants inscrits au créneau qui l'ouvrent n'ont qu'à cliquer sur ÉMARGEMENT.

Clôturer l'émargement signe la feuille de présence et marque comme absent les apprenants qui ne se sont pas enregistrés. Une fois toutes les feuilles de présence du créneau signées, les apprenants qui se sont enregistrés sur toutes sont marqués comme Présent, et les autres comme Absent. Pour modifier une feuille signée, rouvrez l'émargement.

La colonne Présence confirmée du tableau de présence indique si chaque apprenant a bien émargé.

Envoyer un rappel d’émargement

Avec la solution Live, vous pouvez envoyer un email de rappel aux apprenants qui ne se sont pas encore enregistrés. L'émargement doit être ouvert.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. Cochez la case à côté des apprenants.
   • Pour sélectionner tous les apprenants, cochez la case dans l'en-tête du tableau.
4. Au bas de la page, cliquez sur  Envoyer un message.

Pour rappeler à un apprenant individuel, vous pouvez également cliquer sur Envoyer un message à droite de son nom.

Ajouter des feuilles de présence à un créneau

Avec la solution Live, vous pouvez ajouter des feuilles de présence pour saisir les présences plusieurs fois dans un créneau, par exemple le matin et l'après-midi. Un créneau peut avoir jusqu'à 100 feuilles de présence. Pour les créer automatiquement pour chaque nouveau créneau, consultez Créer automatiquement des feuilles de présence.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
4. Cliquez  NOUVELLE FEUILLE.

La présence pour le créneau est définie une fois que chaque feuille de présence est signée. L'ajout d'une feuille ultérieurement la met en attente jusqu'à ce que la nouvelle feuille soit signée. La suppression d'une feuille la réinitialise à partir des feuilles restantes.

Exporter la liste de présence en CSV

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite du tableau, cliquez sur EXPORT → Télécharger CSV.

Télécharger la feuille de présence signée

La feuille de présence signée est un fichier PDF. Elle indique le nom, la date et l'heure de la session de formation. Pour le référent et chaque apprenant, elle indique leur nom, leur signature électronique, leur adresse IP, ainsi que la date et l'heure du check-in.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite du tableau, cliquez sur FEUILLE D’ÉMARGEMENT.
4. En haut à droite, cliquez sur TÉLÉCHARGER.

Télécharger une feuille de présence vierge

Le fichier vierge d'émargement est un fichier imprimable XLS pour collecter les signatures des apprenants sur papier pendant la classe.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
4. En haut à droite de la page, cliquez sur Télécharger une feuille de présence vierge.