Inscrire des apprenants à une session de chemin

Inscrire des apprenants à une session de chemin leur permettra de jouer le chemin. Vous pouvez les inscrire de plusieurs façons :

• Inscrire des apprenants spécifiques :
  • Sélectionnez des apprenants individuels qui ne font pas partie d'un groupe prédéfini.
  • Limites : Vous pouvez sélectionner jusqu'à 20 000 apprenants par session.
• Inscrire des apprenants par adresse e-mail :
  • Ajoutez des apprenants à l'aide d'une liste d'e-mails.
  • Cette méthode vous permet également d'ajouter de nouveaux utilisateurs à la plateforme via ces listes d'e-mails.
• Inscrire des groupes :
  • Sélectionnez les apprenants en fonction de leur appartenance à un groupe.
  • Limites : Vous pouvez sélectionner jusqu'à 5 000 groupes par session.
• Inscrire tout le monde :
  • Inscrivez tous les utilisateurs sur la plateforme.
  • Restrictions :
    • Seuls les administrateurs plateforme peuvent inscrire et désinscrire tous les utilisateurs.
    • Une fois qu'un administrateur plateforme sélectionne tout le monde, les administrateurs de groupe et les animateurs peuvent ajouter et supprimer des filtres pour affiner l'audience.

Options supplémentaires

Lors de l'inscription, vous créez une audience — un ensemble d'apprenants qui auront accès au chemin. Quel que soit le mode d'inscription, vous pouvez :

• Ajouter des filtres pour affiner l'audience en fonction des critères suivants :
  • les résultats de chemin ;
  • les statuts de certificats ;
  • les champs personnalisés.
• Sélectionner une audience statique ou dynamique :
  • une audience statique capture une cohorte fixe d'apprenants à un moment précis ;
  • une audience dynamique se met à jour automatiquement au fur et à mesure que les apprenants remplissent ou ne remplissent plus les critères définis.

Inscrire des apprenants spécifiques

Vous pouvez inscrire une liste spécifique d’apprenants à une session de chemin, offrant un contrôle précis sur chaque inscription. Cette méthode permet d’adapter l’apprentissage aux besoins et situations spécifiques. C'est idéal pour :

• Des inscriptions ciblées : Assigner une formation spécifique à un petit nombre d'apprenants qui ne forment pas un groupe complet.
• Des apprentissages personnalisés : Inscrivez quelques utilisateurs qui nécessitent des plans d'apprentissage individuels ou une formation spécifique basée sur des critères particuliers, par exemple, en fonction des résultats de chemin ou du statut de certification.

Pour inscrire des apprenants spécifiques :

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite du nom d'un chemin, cliquez sur  Éditer.
3. En haut à droite de la section Inscrire les apprenants, cliquez sur NOUVELLE SESSION.
4. Cliquez sur Configurer l’audience → Inscrire des apprenants.
   • Si vous êtes administrateur plateforme, cliquez sur Configurer l'audience → Inscrire des apprenants → Sélectionner tout le monde.
5. Sélectionnez les utilisateurs.
   • Les utilisateurs déjà inscrits à une autre session du chemin sont marqués comme déjà inscrit à droite de leur nom.
   • Vous pouvez cliquer sur Tout sélectionner pour inscrire tous les apprenants. Cette sélection est limitée à 20 000 utilisateurs. Nous vous suggérons de créer une nouvelle session si vous devez inscrire plus d'utilisateurs.
   • Cliquez sur VUE DÉTAILLÉE en haut à droite pour ouvrir une fenêtre plus grande. Cliquez ensuite sur Filtrer en haut à droite pour filtrer les utilisateurs par date d’inscription, champs personnalisés et statut.
6. Cliquez en dehors du champ.
7. Ajoutez des filtres à l'audience.
8. En haut de la section, cliquez sur Vérifier les changements à sauvegarder pour voir combien d'utilisateurs sont sélectionnés avec les règles de filtrage actuelles. Cliquez à nouveau sur le nombre calculé pour voir la liste exacte des utilisateurs.
9. Sélectionnez une audience statique ou dynamique. Le choix est important si vous avez ajouté des filtres à l'audience.
   • Si vous avez sélectionné tous les apprenants lors de l'étape 5, votre audience inclura les apprenants présents sur la plateforme au moment de la création de l'audience.
   • Le paramètre Audience mise à jour dynamiquement continuera à mettre à jour l’audience en ajoutant ou en supprimant des apprenants parmi la liste d’apprenants initialement sélectionnés, en fonction de leur conformité aux critères de filtrage. Les utilisateurs qui rejoignent la plateforme après la création de l’audience ne seront pas pris en compte.
10. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE.
11. Cliquez sur CONFIRMER.

Les utilisateurs sont alors automatiquement inscrits à la session de chemin et reçoivent une notification par email lorsque la session de chemin commence (sauf s'ils ont déjà effectué toutes les étapes du chemin) ou à la minute 00 de l'heure suivante si la session a déjà démarré.

Inscrire des apprenants par adresse e-mail

Une variation de la technique précédente consiste à inscrire les utilisateurs en entrant une liste d’adresses e‑mail dans la fenêtre de sélection des utilisateurs. Cela offre plusieurs avantages :

• Vous pouvez inclure des adresses e‑mail d’utilisateurs qui ne possèdent pas encore de compte sur la plateforme : cela les ajoutera automatiquement à la plateforme. Notez que cette technique permet aux animateurs d’ajouter des utilisateurs à la plateforme.
• Vous pouvez inscrire plusieurs utilisateurs d’un seul coup.
• Si vous avez déjà la liste des adresses e‑mail, vous pouvez la copier-coller.

Cette méthode est idéale pour  :

• Des inscriptions à grande échelle : Inscrivez rapidement un grand nombre d'apprenants.
• Des inscriptions de nouveaux utilisateurs : Invitez et inscrivez de nouveaux utilisateurs sur la plateforme directement via leurs adresses e-mail.

Comme pour la plupart des actions qui agissent sur plusieurs utilisateurs d’un coup, nous vous recommandons de bien vérifier votre liste (surtout si elle est longue), pour éviter d’inscrire par erreur un grand nombre d’utilisateurs.

Pour inscrire des apprenants par adresse e-mail :

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite du nom d'un chemin, cliquez sur  Éditer.
3. En haut à droite de la section Inscrire les apprenants, cliquez sur NOUVELLE SESSION.
4. Cliquez sur Configurer l’audience → Ajouter des apprenants.
   • Si vous êtes administrateur plateforme, cliquez sur Configurer l'audience → Inscrire des apprenants → Sélectionner tout le monde.
5. En haut à droite de la fenêtre de sélection d’utilisateurs, cliquez sur VUE DÉTAILLÉE.
6. En bas à gauche, cliquez sur Ajouter des emails.
7. Rentrez les adresses email des utilisateurs à inviter, séparés par une virgule ou un saut de ligne.
8. Au dessus du champ, sélectionnez le groupe auquel ils seront ajoutés.
9. En bas à droite, cliquez sur VALIDER.
10. Ajoutez des filtres à l'audience.
11. En haut de la section, cliquez sur Vérifier les changements à sauvegarder pour voir combien d'utilisateurs sont sélectionnés avec les règles de filtrage actuelles. Cliquez à nouveau sur le nombre calculé pour voir la liste exacte des utilisateurs.
12. Sélectionnez une audience statique ou dynamique. Le choix est important si vous avez ajouté des filtres à l'audience.
13. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE.
14. Cliquez sur CONFIRMER.

Les utilisateurs sont alors automatiquement inscrits à la session de chemin et reçoivent une notification par email lorsque la session de chemin commence (sauf s'ils ont déjà effectué toutes les étapes du chemin) ou à la minute 00 de l'heure suivante si la session a déjà démarré.

Si une adresse e‑mail ne correspond à aucun utilisateur sur la plateforme, la personne possédant cette adresse e‑mail recevra une notification mail d’invitation à la plateforme.

Inscrire des groupes

Vous pouvez sélectionner un groupe, puis filtrer l'audience en fonction de critères spécifiques. Cette méthode est efficace pour :

• Des formations spécifiques au groupe : Attribuez des formations en fonction des structures de groupe existantes, telles que des formations spécifiques à un département.
• Des inscriptions ciblées : Inscrivez des groupes d'apprenants partageant des critères spécifiques en ajoutant des filtres à l'audience.

Nous recommandons cette méthode dans la majorité des cas, sauf lorsque vous souhaitez inscrire des apprenants spécifiques.

Pour inscrire un groupe :

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite du nom d'un chemin, cliquez sur  Éditer.
3. En haut à droite de la section Inscrire les apprenants, cliquez sur NOUVELLE SESSION.
4. Cliquez sur Configurer l’audience → Ajouter des groupes.
5. Sélectionnez un ou plusieurs groupes. Assurez-vous que ces groupes contiennent collectivement tous les utilisateurs que vous souhaitez inscrire.
   • Vous devez être un animateur ou un administrateur de groupe pour ajouter un groupe.
   • Les groupes sont triés par taille, du plus au moins peuplé.
   • Assurez-vous de sélectionner au moins un groupe.
   • Vous pouvez cliquer sur Tout sélectionner pour inscrire tous les groupes. Cette sélection est limitée à 5 000 groupes. Nous vous suggérons de créer une nouvelle session si vous devez inscrire plus de groupes.
6. Cliquez en dehors du champ.
7. Ajoutez des filtres à l'audience.
8. En haut de la section, cliquez sur Vérifier les changements à sauvegarder pour voir combien d'utilisateurs sont sélectionnés avec les règles de filtrage actuelles. Cliquez à nouveau sur le nombre calculé pour voir la liste exacte des utilisateurs.
9. Sélectionnez une audience statique ou dynamique.
   • Si vous avez sélectionné tous les groupes lors de l'étape 5, votre audience inclura les groupes présents sur la plateforme au moment de la création de l'audience.
   • Le paramètre Audience mise à jour dynamiquement continuera à mettre à jour l’audience en ajoutant ou en supprimant des apprenants parmi la liste de groupes initialement sélectionnés, en fonction de leur conformité aux critères de filtrage. Les groupes créés après la création de l’audience ne seront pas pris en compte.
10. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE.
11. Cliquez sur CONFIRMER.

Les utilisateurs sont alors automatiquement inscrits à la session de chemin et reçoivent une notification par email lorsque la session de chemin commence (sauf s'ils ont déjà effectué toutes les étapes du chemin) ou à la minute 00 de l'heure suivante si la session a déjà démarré.

Si votre audience contient plus de 60 000 utilisateurs inscrits, nous vous suggérons de la diviser en plusieurs sessions.

Inscrire tout le monde

Les administrateurs plateforme peuvent inscrire tous les utilisateurs dans le chemin et affiner la sélection à l'aide de filtres. Les administrateurs de groupe et les animateurs peuvent également ajouter ou supprimer des filtres, mais ils ne peuvent pas inscrire ou retirer tout le monde en une seule fois.

Cette option est idéale pour plusieurs scénarios :

• Des formations à l'échelle de l'organisation : Déployez rapidement des formations obligatoires, comme la conformité ou la sensibilisation à la sécurité, pour l’ensemble des utilisateurs de la plateforme.
• Des audiences non liées à des groupes : Ciblez des apprenants répartis sur plusieurs groupes et affinez l'audience, par exemple en attribuant une formation en leadership à tous les managers, quel que soit leur groupe.
• Des inscriptions dynamiques pour les nouveaux utilisateurs : Combinez avec une audience dynamique et des filtres pour automatiser l'inscription en fonction des besoins permanents, comme l'attribution d'un chemin d'intégration à tous les nouveaux apprenants dès leur arrivée.

Par exemple, pour assigner une formation en leadership à tous les managers répartis dans plusieurs groupes :

1. Un administrateur plateforme peut d'abord inscrire tout le monde au chemin.
2. Un administrateur de groupe ou un animateur peut ajouter un filtre basé sur un champ personnalisé appelé "Rôle" et sélectionner la valeur "Manager". Cela permettrait de restreindre l'audience aux seuls apprenants qui sont managers.

Pour inscrire tout le monde :

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite du nom d'un chemin, cliquez sur  Éditer.
3. En haut à droite de la section Inscrire les apprenants, cliquez sur NOUVELLE SESSION.
4. Cliquez sur Configurer l'audience → Inscrire des apprenants → Sélectionner tout le monde.
   • Seuls les administrateurs plateforme peuvent voir et cliquer sur l'option Sélectionner tout le monde.
5. Ajoutez des filtres à l'audience.
6. En haut de la section, cliquez sur Vérifier les changements à sauvegarder pour voir combien d'utilisateurs sont sélectionnés avec les règles de filtrage actuelles. Cliquez à nouveau sur le nombre calculé pour voir la liste exacte des utilisateurs.
7. Sélectionnez une audience statique ou dynamique.
   • Si vous activez le paramètre Audience mise à jour dynamiquement, les nouveaux apprenants seront automatiquement inscrits à la session du chemin dès qu'ils rejoignent la plateforme.
8. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE.
9. Cliquez sur CONFIRMER.

Les utilisateurs sont alors automatiquement inscrits à la session de chemin et reçoivent une notification par email lorsque la session de chemin commence (sauf s'ils ont déjà effectué toutes les étapes du chemin) ou à la minute 00 de l'heure suivante si la session a déjà démarré.

Sélectionner une audience statique ou dynamique

Une audience est un ensemble d'utilisateurs partageant les mêmes critères, basés sur les filtres que vous appliquez. Lors de l'inscription des apprenants à un chemin, vous pouvez choisir entre une audience statique ou dynamique.

Audience statique

Les audiences statiques n'inscriront que les utilisateurs qui répondent aux critères d'audience au moment précis où vous cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE (ou, plus précisément, lorsque vous cliquez sur CONFIRMER après avoir cliqué sur ENREGISTRER L'AUDIENCE — mais ne nous éloignons pas du sujet). Considérez-le comme un instantané, fixé dans le temps. Ceci est utile lorsque vous souhaitez inscrire des utilisateurs qui répondent à certains critères uniquement à une certaine date et empêcher l’inscription ou la désinscription automatique.

Audience dynamique

Les audiences dynamiques inscriront automatiquement les utilisateurs dès qu'ils répondent aux critères d'audience, et les désinscriront dès qu'ils cessent de les remplir. Cette méthode est utile lorsque vous souhaitez créer une règle qui s'applique au fil du temps.

• Lorsque vous inscrivez des apprenants spécifiques ou utilisez une inscription par e-mail sans appliquer de filtres : L’audience est statique par défaut. Sélectionner l'option « dynamique » ne fera pas évoluer l’audience.
• Lorsque vous inscrivez tous les apprenants ou tous les groupes : Avec une audience dynamique, seuls les apprenants ou groupes présents au moment de la création de l'audience seront ajoutés ou supprimés de l'audience en fonction des critères définis. Les nouveaux apprenants ou groupes ajoutés à la plateforme par la suite ne seront pas inclus dans l'audience automatiquement.
• Seule l'inscription de tout le monde avec une audience dynamique peut inclure les nouveaux arrivants : Pour garantir que les nouveaux apprenants soient automatiquement ajoutés à une audience lorsqu'ils rejoignent la plateforme, les administrateurs plateforme doivent inscrire tout le monde en utilisant cette méthode et appliquer le paramètre d'audience dynamique.

Pour sélectionner une audience statique ou dynamique :

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite du nom d'un chemin, cliquez sur  Éditer.
3. Dans le panneau de droite, sélectionnez la session souhaitée.
4. Dans la section Inscrire les apprenants, cliquez sur CONFIGUREZ LES PARAMÈTRES.
5. Activez ou désactivez l'option Audience mise à jour dynamiquement.
   • Si vous désactivez l'option, l'audience sera statique.
   • Si vous activez l'option, l'audience sera dynamique.
6. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur CONFIRMER.

Ajouter des filtres à une audience

Une audience est un ensemble d'utilisateurs répondant à un ensemble de critères. Vous pouvez sélectionner les critères suivants :

• résultat du chemin ;
• statut de certificat ;
• champs personnalisés.

Pour ajouter un filtre à l'audience :

1. Ouvrez l’écran d’édition d’une session de chemin.
2. Dans la section Configurer l'audience, cliquez sur Filtrer ces apprenants selon leur.
3. Sélectionnez un critère.
4. Remplissez les valeurs.
   • Si vous avez sélectionné un champ personnalisé, sélectionnez une valeur pour ce champ personnalisé.
   • Si vous avez sélectionné Résultat du chemin, sélectionnez un chemin et son résultat. Les valeurs possibles sont :
     • Terminé : l'apprenant a terminé toutes les étapes du chemin.
     • Non-terminé : l'apprenant a au moins une étape inachevée dans le chemin.
     • Réussi : l’apprenant a complété toutes les étapes obligatoires du chemin, atteint le score minimal dans tous les modules obligatoires qui en possèdent un, et les a complétés en plus de temps que la durée minimale, ou en moins de temps que la durée maximale.
     • Tout statut hormis « Réussi » : l'apprenant a au moins une étape inachevée dans le chemin ou le score minimal pour au moins une étape obligatoire n'a pas été atteint.
   • Si vous avez sélectionné Statut de certificat, sélectionnez les certificats et leurs status. Les valeurs possibles sont :
     • Non obtenu
     • Valide
     • Expiré
     • Expire dans 30 jours.
5. Cliquez en dehors du champ.
6. Cliquez sur Calculer le nombre d'apprenants pour voir le nombre d'apprenants mis à jour.
7. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE.
8. Cliquez sur CONFIRMER.

Vous pouvez modifier les filtres de votre audience pour inclure des utilisateurs de plusieurs groupes ou des utilisateurs correspondant à une combinaison de critères.

Augmenter le nombre d’utilisateurs avant filtrage

Vous pouvez sélectionner plus d'un groupe pour augmenter le nombre d'utilisateurs avant filtrage. Ceci est utile lorsque les utilisateurs que vous souhaitez inscrire sont dispersés dans plusieurs groupes disjoints. La sélection de plusieurs groupes ajoute les utilisateurs de tous ces groupes (OU logique).

1. Ouvrez l’écran d’édition d’une session de chemin.
2. Dans la section Inscrire les apprenants, cliquez sur le champ Groupe.
3. Sélectionnez les groupes.
4. Cliquez en dehors du champ.
5. Cliquez sur Calculer le nombre d'apprenants pour voir le nombre d'apprenants mis à jour.
   • Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes que vous avez sélectionnés, le nombre d'apprenants total inscrits peut être inférieur à la somme des membres de tous les groupes.
6. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE.
7. Cliquez sur CONFIRMER.

Si des filtres ont été appliqués au groupe d'origine, ils s'appliqueront également à ces nouveaux groupes.

Si vous souhaitez plutôt créer un nouvel ensemble de filtres pour ces nouveaux groupes, cliquez sur Configurer l'audience → Ajouter des groupes. Cela créera une nouvelle sous-section.

Supprimez un groupe en cliquant sur à droite de son nom. Supprimez tous les groupes sélectionnés en cliquant sur en haut à droite du champ.

Si vous n'êtes pas membre de groupes privés qui ont été inscrits à la session de chemin, vous verrez uniquement le nom "groupe privé" (pas le nom réel du groupe) dans la liste des groupes inscrits. Vous verrez également le nombre d'apprenants inscrits, mais pas leurs noms.

Exclure des utilisateurs individuels des filtres

Voir Désinscrire des apprenants d’une session de chemin.

Créer des critères supplémentaires pour filtrer davantage

Pour filtrer les utilisateurs qui correspondent à plusieurs critères en même temps (opérateur logique « AND »), vous pouvez sélectionner plusieurs champs personnalisés dans une audience, ou une combinaison de champs personnalisés et de résultats de chemin. Ceci est utile lorsque vous souhaitez cibler des utilisateurs qui ont des caractéristiques indépendantes (par exemple : des utilisateurs qui vivent à « Paris » et qui sont dans l'entreprise depuis « 4 ans et plus », et qui ont réussi le chemin « Onboarding »).

Ajouter une autre valeur possible pour un filtre de champ personnalisé

Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs pour un champ personnalisé. Ceci est utile lorsque vous souhaitez inclure des utilisateurs qui correspondent à plusieurs valeurs spécifiques dans un champ personnalisé (par exemple : tous les utilisateurs qui ont la valeur « Paris » ou « Chicago » pour le champ personnalisé « Lieu »).

1. Ouvrez l’écran d’édition d’une session de chemin.
2. Dans la section Inscrire les apprenants, cliquez sur le champ à droite du titre du champ personnalisé.
3. Sélectionnez les valeurs.
4. Cliquez en dehors du champ.
5. Cliquez sur Vérifier les changements à sauvegarder pour voir le nombre mis à jour.
6. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE.
7. Cliquez sur CONFIRMER.

Supprimez une valeur de champ personnalisé en cliquant sur à droite de la valeur. Supprimez toutes les valeurs sélectionnées en cliquant sur à droite du champ. Cela supprime le critère de champ personnalisé.

Ajouter un autre chemin possible pour le filtre de résultats de chemin

Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs pour un chemin. Le filtre s'appliquera aux utilisateurs répondant aux critères de résultat pour au moins l'un d'entre eux. Ceci est utile lorsque vous souhaitez inclure des utilisateurs qui ont suivi avec succès l'un des nombreux chemins possibles (par exemple : tous les utilisateurs ayant suivi avec succès le chemin "EMEA Onboarding" ou tous les utilisateurs ayant suivi le chemin "US Onboarding").

1. Ouvrez l’écran d’édition d’une session de chemin.
2. Dans la section Inscrire les apprenants, cliquez dans le champ à droite de Chemin(s).
3. Sélectionnez les valeurs.
4. Cliquez en dehors du champ.
5. Cliquez sur Vérifier les changements à sauvegarder pour voir le nombre mis à jour.
6. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE.
7. Cliquez sur VALIDER.

Supprimez un chemin de la liste en cliquant sur à droite du nom du chemin. Supprimez toutes les valeurs sélectionnées en cliquant sur à droite du champ. Cela supprime les critères de chemin.

Ajouter un autre certificat pour le filtre des résultats de certificat.

Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs pour un certificat. Le filtre s'appliquera aux utilisateurs qui répondent au critère de résultat pour au moins l'un d'entre eux. Ceci est utile lorsque vous souhaitez inclure des utilisateurs qui ont reçu avec succès l'un des nombreux certificats possibles. (par exemple : tous les utilisateurs ayant reçu le certificat "EMEA Onboarding" ou tous les utilisateurs ayant reçu le certificat "US Onboarding").

1. Ouvrez l’écran d’édition d’une session de chemin.
2. Dans la section Inscrire les apprenants, cliquez dans le champ à droite de Certificats :.
3. Sélectionnez les valeurs.
4. Cliquez en dehors du champ.
5. Cliquez sur Vérifier les changements à sauvegarder pour voir le nombre mis à jour.
6. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER L'AUDIENCE.
7. Cliquez sur VALIDER.

Supprimez un certificat de la liste en cliquant sur à droite de son nom. Supprimez toutes les valeurs sélectionnées en cliquant sur à droite du champ. Cela supprime les critères de certificat.

Limitations de l'API