Inscrire des utilisateurs à un créneau de classe

Les administrateurs et animateurs du groupe propriétaire de la session de chemin, les référents de la session, et les administrateurs du groupe propriétaire du chemin peuvent inscrire des apprenants dans un créneau de classe de la session. Les administrateurs plateforme peuvent le faire dans n'importe quelle session de chemin.

Les apprenants doivent être inscrits à la session de chemin avant de pouvoir être inscrits dans l'un de ses créneaux. Un apprenant ne peut être inscrit qu'à un seul créneau de chaque classe.

Vous n'avez souvent pas besoin d'inscrire les apprenants vous-même. Lorsque vous inscrivez des apprenants, ils sont automatiquement inscrits dans un créneau, sauf si l'inscription automatique est désactivée. Les apprenants qui s'inscrivent eux-mêmes depuis le catalogue choisissent leur créneau, et les apprenants peuvent changer de créneau, sauf si l'auto-inscription est désactivée.

Inscrire des apprenants à un créneau

Les apprenants inscrits à la session de chemin mais non inscrits à un créneau sont comptés dans N apprenants nécessitant une inscription, sous la classe. Par exemple, les apprenants inscrits avant la création du créneau, ou lorsque l'inscription automatique était désactivée. Les apprenants qui ont manqué leur créneau y apparaissent également. Vous pouvez les inscrire à un autre créneau.

Seuls les utilisateurs avec un compte actif peuvent être inscrits à un créneau de classe. Un compte est actif une fois qu'un utilisateur invité se connecte à la plateforme pour la première fois, ou lorsqu'il est créé directement. Voir Ajouter des utilisateurs à la plateforme.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite d'un chemin, cliquez sur Éditer.
3. Sous le titre de la classe, cliquez sur N apprenant(s) nécessitant une inscription (N étant le nombre actuel d’utilisateurs qui ne sont pas encore inscrits).
4. Sélectionnez les apprenants, puis en bas à droite, cliquez sur Confirmer.
5. Sélectionnez un créneau de classe.
6. En bas à droite, cliquez sur VALIDER.

Les utilisateurs inscrits reçoivent un email d'invitation, en plus de l'email concernant leur inscription à la session de chemin. L'invitation leur demande s'ils/elles vont participer. Voir quels apprenants vont participer à un créneau.

Ils reçoivent ensuite un email de rappel avant le début du créneau, sauf s'ils ont répondu qu'ils ne viendront pas :

• 24 heures avant un créneau en présentiel.
• 5 minutes avant un créneau virtuel.

Désinscrire des apprenants d'un créneau

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite d'un chemin, cliquez sur Éditer.
3. À droite de la date d'un créneau de classe, cliquez sur N apprenants.
4. Décochez les apprenants.
5. En bas à droite, cliquez sur VALIDER.

Ces utilisateurs vont alors dans la liste des utilisateurs non inscrits, en bas à gauche des créneaux de classe. Ils reçoivent un email leur indiquant que leur inscription a été supprimée.

Déplacer un apprenant vers un autre créneau

Retirez l'apprenant de son créneau actuel, puis inscrivez-le dans le nouveau. Un apprenant ne peut être inscrit qu'à un seul créneau de chaque classe.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite d'un chemin, cliquez sur Éditer.
3. À droite de la date du créneau actuel de l'apprenant, cliquez sur  N apprenants.
4. Décochez l'apprenant.
5. En bas à droite, cliquez sur VALIDER.
6. Sous le titre de la classe, cliquez sur N apprenant(s) nécessitant une inscription (N étant le nombre actuel d’utilisateurs qui ne sont pas encore inscrits).
7. Sélectionnez l'apprenant, puis en bas à droite, cliquez sur Confirmer.
8. Choisissez le nouveau créneau.
9. En bas à droite, cliquez sur VALIDER.

L’pprenant reçoit un email lui indiquant que son inscription a été retirée du premier créneau, puis un email d'invitation pour le nouveau.

Accepter ou refuser des apprenants sur liste d'attente

Quand un créneau est complet et que sa liste d'attente est activée, les apprenants peuvent s'y inscrire depuis la page du chemin au lieu de s'y inscrire directement. Une liste d'attente peut contenir jusqu'à 500 apprenants. Vous pouvez ensuite accepter ou refuser chaque demande.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d'un créneau de classe, cliquez sur  Accéder au créneau.
3. Au bas de l'écran, cliquez sur Voir la demande.
4. Cliquez sur N apprenants sur liste d'attente.
5. À droite d'un apprenant, cliquez sur  pour accepter sa demande, ou sur  pour la refuser.

Accepter une demande inscrit l'apprenant dans le créneau. Les apprenants reçoivent un email que leur demande soit acceptée ou refusée.

Voir quels apprenants vont à un créneau

L'email d'invitation demande aux apprenants Allez-vous participer ?, avec les boutons OUI et NON. Les apprenants peuvent également répondre depuis la page du chemin. Leur réponse apparaît dans la colonne Statut RSVP du créneau :

• Accepté : l'apprenant a indiqué sa participation.
• Refusé : l'apprenant a répondu qu'il ne viendrait pas. Il ne recevra pas l'email de rappel, et un email préviendra les référents du créneau.
• Pas de réponse : l'apprenant n'a pas encore répondu.

Quand un apprenant répond NON, depuis la plateforme, l'email d'invitation, ou un événement synchronisé Outlook ou Google Calendar, un email est envoyé aux utilisateurs suivants :

1. les référents du créneau ;
2. si le créneau n'a pas de référents, l'utilisateur qui a créé son lien de réunion virtuelle ;
3. sinon, l'utilisateur qui a créé le créneau.

Répondre NON ne désinscrit pas l'apprenant. Pour libérer sa place, désinscrivez-le.

Lorsque vous modifiez la date ou l'heure d'un créneau, les réponses des apprenants qui ont indiqué leur participation sont effacées. Ils devront répondre à nouveau.

Les référents de la classe et et utilisateurs pouvant voir les statistiques de la session de chemin, peuvent voir ces réponses.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite d'un chemin, cliquez sur Éditer.
3. Faites défiler jusqu'au créneau de classe et cliquez sur  N apprenants.