Synchroniser les créneaux de classe avec Microsoft Outlook

Les administrateurs plateforme peuvent activer l'intégration une fois qu'elle a été activée par leurs architectes solution.

Cette fonctionnalité est activée uniquement sur demande pour le moment. Contactez votre Client Success Partner (CSP) si vous êtes intéressé.

Synchronisez les créneaux de classe 360Learning avec votre calendrier Microsoft Outlook. Cette intégration vous permet :

• d’afficher vos créneaux de classe directement dans Microsoft Outlook ;
• de synchroniser automatiquement les modifications faites dans 360Learning sur les événements Outlook ;
• de voir la liste des participants au créneau de classe dans l’événement Outlook.

Si vous n’êtes pas sûr du connecteur Microsoft à utiliser, consultez Microsoft Teams ou Microsoft Outlook ? Quelle intégration utiliser

Cette intégration est accessible uniquement si vous utilisez la solution de cloud de Microsoft, mais pas si vous hébergez Microsoft Exchange (le service d’email de Microsoft).

Aperçu de l'intégration

Lors de la première synchronisation, toutes les classes existantes dans 360Learning seront ajoutées à Outlook. Lorsqu'un créneau de classe est mis à jour dans 360Learning, nous mettons à jour le créneau dans Outlook avec les nouveaux détails. Les détails mis à jour peuvent être n'importe quoi dans 360Learning (date, heure, description, URL/Lieu, etc.).

• Lorsqu'un utilisateur est ajouté à un créneau de classe dans 360Learning, il est également ajouté à l'événement dans le calendrier Microsoft Outlook et cela apparaîtra dans son calendrier Outlook personnel.
• Lorsqu’un utilisateur modifie sa réponse dans 360Learning, elle est automatiquement mise à jour dans l’événement du calendrier de l’organisateur dans Outlook.
  • La modification n’est pas faite dans le calendrier Outlook de l’utilisateur.
• Lorsqu’un utilisateur modifie sa réponse dans Outlook, elle est automatiquement mise à jour dans 360Learning.

Pour que l'intégration fonctionne, les utilisateurs doivent utiliser la même adresse email professionnelle dans 360Learning et Microsoft Teams, et être connectés avec cette adresse sur les deux plateformes. Les alias d'email (ada.lovelace@computer.org et ada.lovelace#genius@computer.org) sont considérés comme des adresses email différentes.

Activer l’intégration dans 360Learning

Nous recommandons d'activer l'intégration Outlook avant de créer des créneaux de classe et d'inscrire des apprenants.

L'activation de l'intégration après l'existence de créneaux et d'inscriptions peut entraîner la (re)génération d'invitations au calendrier, ce qui pourrait créer des doublons dans les calendriers des participants.

1. Contactez votre Client Success Partner (CSP) ou Solution Architect (SA) à 360Learning pour demander l'activation de l'application pour votre plateforme.
2. Après avoir reçu la confirmation que l'intégration est activée sur votre plateforme 360Learning, survolez le groupe de la plateforme dans la barre latérale gauche, puis cliquez sur Paramètres.
   • Si vous avez différentes configurations SSO dans différents groupes, activez l’intégration dans les paramètres de chacun de ces groupes, pour vous assurer que le lien d’invitation utilise le bon sous-domaine.
3. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Intégrations.
4. Cliquez sur Microsoft Outlook.
5. Cliquez sur Se connecter avec Microsoft.

Vous pourrez vous connecter avec votre compte Microsoft.

L’intégration ne peut se connecter qu’au calendrier principal de votre compte Microsoft Outlook. L’organisateur des événements créés dans Outlook sera l’utilisateur qui a configuré l’intégration Outlook.

Cette intégration expire au bout de 90 jours d'inactivité. Si l’intégration a expiré, contactez votre administrateur plateforme pour effectuer à nouveau les étapes.

Environnements de staging

Lors des tests dans un environnement de staging, utilisez un tenant Microsoft dédié, ou limitez les tests aux utilisateurs de test uniquement, afin d'éviter d'envoyer des invitations de calendrier à de vrais utilisateurs.

Lorsque l'intégration Outlook est activée dans l'environnement de staging, les invitations de calendrier sont générées via Microsoft Graph (pas via le système de notification standard de 360Learning). Cela signifie que :

• staging n'envoie pas d'emails plateforme standards ;
• Cependant, les invitations Outlook sont générées en externe via Microsoft Graph et peuvent atteindre les utilisateurs finaux si l'environnement de staging est connecté à un tenant Microsoft actif.

Désactiver l’integration

1. Dans la barre latérale gauche, survolez le groupe plateforme (celui avec une couronne dorée), puis cliquez sur Paramètres.
   • Si Paramètres n’apparaît pas dans votre barre latérale, cliquez d’abord sur le groupe plateforme, puis cliquez sur Paramètres en haut à droite de la section principale.
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Intégrations.
3. Cliquez sur Microsoft Outlook.
4. Cliquez sur DÉSACTIVER.
5. Cliquez sur Confirmer.

La désactivation de l'intégration arrête les synchronisations futures. Elle ne supprime pas les événements déjà créés dans Outlook. Ces événements restent dans les calendriers des apprenants. Cela peut donner l'impression qu'une intégration désactivée fonctionne toujours. Les créneaux de classe créés ou mis à jour après la désactivation ne seront pas synchronisés avec Outlook.

Première synchronisation

Une fois un calendrier sélectionné, nous synchronisons les créneaux de classe selon les règles suivantes.

• Nous synchroniserons tous les créneaux de classe jusqu'au créneau de classe avec la date de fin la plus éloignée.

Nous synchronisons les créneaux de classe dans jusqu’à 5 ans dans le futur.

Détails de l’intégration

L'intégration mettra à jour votre calendrier Outlook à chacun des événements suivants.

Création d’un crenéau de classe dans 360Learning

• Nous créons un nouvel événement dans Outlook.

Modification d’un créneau de classe dans 360Learning

• Nous mettons à jour les détails dans Outlook.
  • Lorsque vous mettez à jour la date de début ou la date de fin d'un créneau de classe, nous réinitialisons la réponse des participants qui avaient déjà répondu.

Suppression d’un créneau de classe dans 360Learning

• Nous supprimons l’événement dans Outlook.
  • L’événement sera supprimé de tous les calendriers des utilisateurs.

L’intégration fonctionne dans un seul sens. Modifier un événement dans Outlook ne le modifiera pas dans 360Learning, et il sera remplacé par la nouvelle version de 360Learning.

Ajouter/retirer des utilisateurs aux créneaux de classe dans 360Learning

Mise à jour des réponses de participation

Lorsqu’un utilisateur modifie sa réponse dans 360Learning, elle est automatiquement mise à jour dans l’événement du calendrier de l’organisateur dans Outlook (le calendrier Outlook de l’apprenant n’est pas modifié).

Lorsqu’un utilisateur modifie sa réponse dans Outlook, elle est automatiquement mise à jour dans 360Learning (c’est le seul type d’information qui est synchronisé de Outlook vers 360Learning). La mise à jour peut prendre jusqu’à 1 heure.

Les réponses de participation seront écrasées dans Outlook si la date ou l’heure du créneau de classe est modifiée dans 360Learning.

Masquer la liste des participants dans un événement Outlook

Par défaut, tous les participants à un créneau de classe seront visibles dans l’événement Outlook correspondant.

Vous pouvez masquer la liste des participants en modifiant les paramètres de confidentialité de l’événement Outlook avant d’inscrire les apprenants au créneau de classe dans 360Learning. Cela nécessite un accès au compte qui héberge les événements dans Outlook (l’« organisateur »).

1. Créez le créneau de classe.
2. Dans Outlook, masquer la liste des participants ↗
3. Inscrivez les utilisateurs au créneau de classe.