Synchroniser les créneaux de classe avec Microsoft Outlook

Cette fonctionnalité est activée uniquement sur demande pour le moment. Contactez votre Client Success Partner (CSP) si vous êtes intéressé.

Synchronisez les créneaux de classe 360Learning avec votre calendrier Microsoft Outlook. Cette intégration vous permet :

• d’afficher vos créneaux de classe directement dans Microsoft Outlook ;
• de synchroniser automatiquement les modifications faites dans 360Learning sur les événements Outlook ;
• de voir la liste des participants au créneau de classe dans l’événement Outlook.

Aperçu de l'intégration

Lors de la première synchronisation, les classes existantes de 360Learning seront ajoutée dans Outlook. Lorsqu'un créneau de classe est mis à jour dans 360Learning, nous mettons à jour l’événement Outlook avec les nouveaux détails (date, heure, description, ou URL/emplacement).

• Lorsqu'un utilisateur est ajouté à un créneau de classe dans 360Learning, il est également ajouté à l'événement dans le calendrier Microsoft Outlook et cela apparaîtra dans son calendrier Outlook personnel.
• Lorsqu’un utilisateur modifie sa réponse dans 360Learning, elle est automatiquement mise à jour dans Outlook.
• Lorsqu’un utilisateur modifie sa réponse dans Outlook, elle est automatiquement mise à jour dans 360Learning.

Pour que l’intégration fonctionne, les utilisateurs doivent utiliser la même adresse e-mail professionnelle sur la plateforme 360Learning et Microsoft Teams, et être connectés avec cette adresse e-mail aux 2 plateformes. Les alias d'e-mail (ada.lovelace@computer.org et ada.lovelace#genius@computer.org) sont considérés comme des adresses e-mail différentes.

Activer l’intégration dans 360Learning

Un employé de 360Learning doit d'abord activer l'intégration dans le Back-Office des Intégrations.

1. Contactez votre Client Success Partner (CSP) ou Solution Architect (SA) à 360Learning pour demander l'activation de l'application pour votre plateforme.
2. Une fois que vous avez reçu la confirmation que l'intégration est activée sur votre plateforme 360Learning, cliquez sur le groupe plateforme dans la barre latérale gauche.
3. En haut à droite de la section principale, cliquez sur  Paramètres.
4. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Intégrations.
5. Cliquez sur Microsoft Outlook.
6. Cliquez sur Se connecter avec Microsoft.

Vous pourrez vous connecter avec votre compte Microsoft.

Une fois authentifié, 360Learning affiche les calendriers que vous pouvez sélectionner. Sélectionnez le calendrier Outlook que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Enregistrer.

L’organisateur des événements créés dans Outlook sera l'utilisateur qui a configuré l'intégration Outlook.

Première synchronisation

Une fois un calendrier sélectionné, nous synchronisons les créneaux de classe selon les règles suivantes.

• Nous synchroniserons tous les créneaux de classe jusqu'au créneau de classe avec la date de fin la plus éloignée.

Nous synchronisons les créneaux de classe dans jusqu’à 5 ans dans le futur.

Détails de l’intégration

Création, modification ou suppression de créneaux de classe dans 360Learning

L'intégration mettra à jour votre calendrier Outlook à chacun des événements suivants.

Création d’un crenéau de classe dans 360Learning

• Nous créons un nouvel événement dans Outlook.

Modification d’un créneau de classe dans 360Learning

• Nous mettons à jour les détails dans Outlook.
  • Lorsque vous mettez à jour la date de début ou la date de fin d'un créneau de classe, nous réinitialisons la réponse des participants qui avaient déjà répondu.

Suppression d’un créneau de classe dans 360Learning

• Nous supprimons l’événement dans Outlook.
  • L’événement sera supprimé de tous les calendriers des utilisateurs.

Souvenez-vous : l’intégration fonctionne dans 1 seul sens. Modifier un événement dans Outlook ne le modifiera pas dans 360Learning, et il sera remplacé par la nouvelle version de 360Learning.

Ajout et suppression d’utilisateurs dans les créneaux de classe de 360Learning

Mise à jour des réponses de participation

Lorsqu’un utilisateur modifie sa réponse dans 360Learning, elle est automatiquement mise à jour dans Outlook.

Lorsqu’un utilisateur modifie sa réponse dans Outlook, elle est automatiquement mise à jour dans 360Learning (c’est le seul type d’information qui est synchronisé de Outlook vers 360Learning).

Les réponses de participation seront écrasées dans Outlook si la date ou l’heure du créneau de classe est modifiée dans 360Learning.