Synchroniser des créneaux de Classe avec Google Agenda

Cette fonctionnalité doit être activée par votre Client Success Partner (CSP) ou votre Solution Architect (SA). Pour les utilisateurs de la Solution Live, il existe une fonctionnalité optionnelle vous permettant d'apporter des modifications dans Google Agenda et de répercuter ces modifications dans 360Learning. Contactez votre responsable de compte pour plus d'informations.

Cette intégration vous permet de :

• synchroniser vos créneaux de Classe et leurs mises à jour depuis 360Learning vers Google Agenda ;
• synchroniser les réponses RSVP depuis Google Agenda vers 360Learning ;
• [Clients Live Uniquement] synchroniser les changements apportés à l'événement Google Agenda (date, heure, description, etc.) dans 360Learning.

Après l’activation sur un groupe 360Learning, cette intégration débloquera les actions suivantes :

• Créer des événements dans Google Agenda en fonction des prochains créneaux de classes pour les chemins du groupe.
• Modifier ces événements automatiquement lorsqu’un créneau est modifié dans 360Learning.
• Vérifier les réponses de présence dans Google Agenda toutes les 30 minutes, puis synchroniser ces réponses dans 360Learning.
• Supprimer automatiquement les événements dans Google Agenda lorsque le créneau de classe correspondant est supprimé dans 360Learning.

Réponses aux invitations

Nous synchronisons les réponses RSVP de deux manières différentes :

1. Si un apprenant met à jour son statut RSVP, que ce soit dans la plateforme 360Learning ou via les emails envoyés depuis la plateforme, la réponse RSVP est poussée vers Google (si la même adresse email est utilisée sur les deux plateformes).
2. Si un apprenant met à jour son statut RSVP dans Google Agenda, l'intégration détectera ce changement et le poussera vers la plateforme 360Learning.

Description de l'événement

Nous incluons un bref message dans la description des événements dans Google Agenda. Nous utilisons le Message optionnel d'un créneau de classe, puis incluons un lien vers la session de chemin afin que l'utilisateur puisse accéder facilement au bloc de classe dans la plateforme.

Fuseaux horaires

Le fuseau horaire des événements créés dans Google Agenda est le même que celui configuré dans les paramètres du créneau de Classe. Le fuseau horaire est affiché dans Google Agenda afin que celui-ci soit visible des utilisateurs.

Google Agenda affichera l'événement dans le fuseau horaire de l'utilisateur.

Emails

360Learning envoie une notification par email aux apprenants quand ils sont inscrits à un créneau de classe, et quand l'événement est mis à jour ou annulé dans 360Learning.

Lorsque l’intégration Google Agenda est activée pour un groupe, les notifications mail pour les chemins du groupe cessent d’avoir une pièce jointe au format ICS : à la place, les détails de l’événement sont automatiquement mis à jour dans Google Agenda.

Activer l'intégration

Cette fonctionnalité doit être activée par votre Client Success Partner (CSP) ou Solution Architect (SA).

Étape 1 : choisissez les groupes cibles dans 360Learning

Tout d’abord, choisissez les groupes 360Learning sur lesquels vous souhaitez activer l’intégration. Gardez les informations suivantes à l’esprit :

• Les sous-groupes peuvent hériter de l'intégration automatiquement. Utilisez le bouton Activer l'intégration pour tous les sous-groupes pour contrôler ce comportement. Il est activé par défaut pour les nouvelles intégrations. Pour plus d'informations, consultez l'intégration du calendrier pour les sous-groupes.
• L’intégration créera des événements en fonction du groupe propriétaire du chemin.

Le groupe propriétaire de la session de chemin n’est pas pris en compte pour la synchronisation des événements : uniquement le groupe propriétaire du chemin.

Une fois que vous avez sélectionné les groupes cibles, notez leurs identifiants (voir notre article Trouver l’ID d’un groupe).

Étape 2 : Contactez-nous

Contactez votre Client Success Partner (CSP) ou Solution Architect (SA) avec les informations suivantes :

• Nom de l’intégration : Google Calendar
• IDs des groupes 360Learning : les identifiants des groupes sur lesquels l’intégration sera activée.

Étape 3 : Activez l’intégration sur les groupes

Une fois l’intégration activée par votre CSP ou votre SA, vous pouvez activer l’intégration dans la page de paramètres du groupe.

1. Dans la barre latérale gauche, survolez un groupe, puis cliquez sur Paramètres.
   • Si Paramètres n’apparaît pas dans votre barre latérale, cliquez d’abord sur le groupe, puis sur Paramètres en haut à droite de la section principale.
   • Si vous avez différentes configurations SSO dans différents groupes, activez l’intégration dans les paramètres de chacun de ces groupes, pour vous assurer que le lien d’invitation utilise le bon sous-domaine.
2. Aller à la page Intégrations.
3. Cliquez sur Google Agenda.
4. Cliquez sur Se connecter avec Google.

Étape 4 : Ajoutez l’ID de votre Google Agenda

Après avoir complété l'authentification initiale avec Google, vous êtes invité à ajouter votre ID Google Agenda.

• un groupe 360Learning peut synchroniser ses créneaux de classe avec un unique agenda Google ;
• un même agenda Google peut être utilisé pour plusieurs groupes 360Learning.

Le Google Agenda doit être un agenda de groupe créé dans Google spécifiquement pour stocker les créneaux de classe pour l'intégration. Assurez-vous de partager l'agenda de groupe avec au moins un utilisateur disposant des autorisations d'administrateur dans votre compte Google Workspace. Ainsi, l'agenda de groupe n'est pas lié au compte d'un utilisateur spécifique.

Pour trouvez votre ID Google Agenda, procédez comme suit :

1. Ouvrez Google Agenda.
2. Dans Mes agendas, choisissez un agenda.
3. À droite de l’agenda, cliquez sur les trois points verticaux.
4. Cliquez sur Paramètres et partage.
5. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Intégrer l’agenda.
6. Copiez l’ID de l’agenda.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez ajouté l’ID de l’agenda, une fenêtre contextuelle s’ouvrira dans laquelle vous pourrez vous connecter à votre compte Google pour autoriser 360Learning à accéder à l’agenda.

Après avoir reçu l’autorisation de Google, nous lancerons la synchronisation et ajouterons tous les créneaux existants du chemin dans l’agenda Google.

Nous créerons ensuite les événements dans Google Agenda correspondant à chaque nouveau créneau de classe. Les utilisateurs inscrits aux créneaux seront également invités dans l’événement Google.

Désactiver l’integration

Pour désactiver l'intégration Google Agenda, procédez comme suit :

1. Dans la barre de gauche, survolez le groupe et cliquez sur  Paramètres.
   • Si Paramètres n’apparaît pas dans votre barre latérale, cliquez d’abord sur le groupe, puis sur Paramètres en haut à droite de la section principale.
2. Aller à la page Intégrations.
3. Cliquez sur Google Agenda.
4. Cliquez sur DÉSACTIVER.
5. Cliquez sur Confirmer.

Ré-authentifier l'intégration

Si vous désactivez l'intégration, l'agenda ne sera plus mis à jour en fonction des changements effectués sur votre plateforme 360Learning. Cependant, si vous authentifier de nouveau l'intégration, l'étape de première intégration mentionnée ci-avant sera rejouée.

Si vous avez modifié des événements dans Google Agenda (nouvelles descriptions, dates, ajout d'un nouvel apprenant), ils seront remplacées par ce qui est présent dans 360Learning, car nous considérerons notre système comme la source de vérité pour la première intégration.

Solution Live

Pousser les changements effectués dans Google Agenda vers 360Learning

Si vous êtes client de la Solution Live, vous pouvez accéder à une fonctionnalité supplémentaire : vous pouvez pousser les changements effectués dans vos événements Google Agenda vers 360Learning.

Toutes les 30 minutes, l'intégration contrôle les informations dans Google Agenda et pousse les changements vers la plateforme 360Learning.

Si l'un de vos utilisateurs souhaite modifier un créneau de Classe dans Google Agenda et non dans 360Learning, vous pouvez activer cette fonctionnalité et effectuer toutes vos modifications directement dans Google Agenda.

Informations complémentaires

Correspondange des champs