Les classes sont des événements synchrones des parcours. Elles peuvent être virtuelles ou présentielles, et déclinées en plusieurs créneaux.
Inviter des apprenants à une classe nécessite trois étapes :
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Ajouter une classe dans un chemin, qui aborde :
- l'ajout d'une classe dans un chemin ;
- l’ajout de messages et pièces jointes par défaut à la classe pour toutes les sessions.
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Créer un créneau de classe, qui aborde :
- la configuration d’un créneau classe virtuel ou présentiel ;
- la création de créneaux supplémentaires ;
- la gestion des dates pour chaque créneau ;
- l’ajout de formateurs ;
- l’ajout de messages et pièces jointes spécifiques au créneau de classe.
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Inscrire les apprenants à des créneaux de classe (article actuel), qui aborde :
- l’inscription des apprenants aux créneaux.
- la désinscription des apprenants des créneaux ;
- le changement de créneaux pour les apprenants ;
- l’autorisation pour les apprenants de s’inscrire eux-mêmes aux créneaux.
Les administrateurs et les éditeurs du groupe propriétaire du chemin, les animateurs du groupe propriétaire de la session du chemin, ainsi que l'auteur principal et les co-auteurs du chemin peuvent inscrire des utilisateurs à un créneau de classe.
Inscrire des utilisateurs
Si un utilisateur a été inscrit à une session de chemin avant qu’un créneau de classe soit créé, vous devrez l’inscrire manuellement à un créneau de classe.
Si un utilisateur est inscrit à une session de chemin après qu’un créneau de classe a été créé, il sera automatiquement inscrit dans le premier créneau disponible.
Inscrire des utilisateurs manuellement
- En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
- À droite d'un chemin, cliquez sur
Éditer.
- Sous le titre de la classe, cliquez sur N apprenant(s) nécessitant une inscription (N étant le nombre actuel d’utilisateurs qui ne sont pas encore inscrits).
- Sélectionnez les utilisateurs et cliquez sur Confirmer en bas à droite.
- Sélectionnez un créneau de classe.
- En bas à droite, cliquez sur VALIDER.
Seuls les utilisateurs avec un compte actif peuvent être inscrits à un créneau de classe. Un compte est considéré comme actif lorsqu'un utilisateur invité se connecte à la plateforme pour la première fois, ou si le compte a été créé directement. Voir Ajouter des utilisateurs à la plateforme.
En plus de la notification par email pour la session de chemin, les apprenants inscrits à un créneau de classe reçoivent des notifications spécifiques à la classe :
- Une notification par email lorsqu'ils sont inscrits au créneau.
- Si la classe est en présentiel, une notification par email 24 heures avant le début du créneau.
- Si le créneau de classe est virtuel, une notification par email 5 minutes avant le début du créneau.
Désinscrire des utilisateurs
- Ouvrez la page des paramètres de la session.
- En bas à droite d'un créneau de classe, cliquez sur N apprenant(s) (N étant le nombre d'apprenants inscrits au créneau).
- Désélectionnez l'utilisateur.
- En bas à droite, cliquez sur Valider.
L’apprenant désinscrit est alors ajouté à la liste des apprenants qui ne sont pas encore inscrits, sous le titre de l’étape classe.
Les utilisateurs non inscrits reçoivent une notification par email les informant que le créneau de classe est annulé.
Modifier le créneau d’un utilisateur
Vous pouvez modifier le créneau d’un utilisateur en le désinscrivant de son créneau actuel, puis en l’inscrivant à un nouveau créneau.
Autoriser les apprenants à s’inscrire par eux-mêmes à un créneau
Les administrateurs, éditeurs, l'auteur principal du chemin et les co-auteurs ainsi que les référents de session peuvent permettre aux apprenants de choisir leur créneau, s'ils sont inscrits à la session du chemin.
Vous pouvez toujours assigner les apprenants à un créneau par défaut, mais ils pourront modifier leur inscription, et choisir le créneau qu'ils souhaitent.
Cette option est activée par défaut, mais vous pouvez la désactiver si vous souhaitez que seuls les administrateurs, éditeurs, l'auteur principal du chemin et les co-auteurs, ainsi que les référents de session, gèrent l'inscription des utilisateurs.
- En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
- À droite d'un chemin, cliquez sur
- Dans la liste des étapes, cliquez sur une classe.
- Dans le panneau de droite, activez ou désactivez Auto-inscription.
- Optionnellement, définissez une plage au cours de laquelle les apprenants pourront s'auto-inscrire au créneau.
Lorsque l’option est activée, les apprenants non inscrits à un créneau de la session verront la liste de tous les créneaux, avec le bouton S’inscrire à côté des créneaux disponibles.
S’ils sont déjà inscrits à un créneau, ils ne verront que ce créneau, avec le bouton Changer de créneau en bas à droite. Ils pourront cliquer dessus pour changer de créneau (s’ils choisissent Choisir plus tard dans l'interface de sélection des créneaux, ils seront désinscrits).
Lorsque l’option est désactivée, les apprenants ne verront aucun bouton.
Restreindre les modifications d'inscription après une certaine date
Les administrateurs, éditeurs, contributeurs, l’auteur principal et les co-auteurs d’un chemin peuvent définir une période avant le début du créneau de classe durant laquelle les apprenants ne peuvent plus modifier leur inscription.
- En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
- À droite d'un chemin, cliquez sur
- Dans la liste des étapes, cliquez sur une classe.
- Dans le panneau de droite, vérifiez que l’option Auto-inscription est activée, et sélectionnez une durée.
Par exemple, si vous sélectionnez 2 Jour(s), alors les apprenants ne pourront pas s’inscrire, ni se désinscrire pendant les 2 jours avant le début du créneau de classe.
Répondre à une invitation à un créneau
Lorsque les apprenants sont inscrits à un créneau de classe, ils reçoivent un e-mail avec les boutons Je participe ? et Je ne participe pas ?. Cliquer sur Je participe ? mettra leur statut RSVP à Accepté. Cliquer sur Je ne participe pas ? le mettra à Refusé. S'ils ne répondent pas, leur statut restera Pas de réponse.
Vérifier le statut RSVP des apprenants pour un créneau
Les référents d'une session peuvent vérifier si les apprenants ont répondu à l'invitation à un créneau de classe.
- En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
- À droite d'un chemin, cliquez sur Modifier
- Faites défiler jusqu'au créneau de classe et cliquez sur Apprenants
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Les apprenants invités au créneau de classe apparaîtront dans cette liste, les référents pourront y voir leur réponse (Acceptée, Déclinée ou Pas de réponse).