Saisir les présences dans un créneau de Classe

Saisir les présences

Les administrateurs du groupe propriétaire de la session de chemin, les référents des sessions de chemin avec créneaux de classe et les formateurs des créneaux de classe peuvent indiquer qui a participé à un créneau de classe spécifique.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d’un créneau de classe, cliquez sur  Accéder au créneau.
3. Sélectionnez les utilisateurs en cochant la case dans la colonne de gauche, et en bas cliquez sur → Marquer présent.
   • Vous pouvez sélectionner tous les utilisateurs en cochant la case en haut à gauche, dans l’en-tête du tableau.
   • Si le créneau de classe est lié à Microsoft Teams ou Zoom, vous pouvez automatiquement remplir les données de présence en cliquant sur Synchroniser les données de présence.

Vous pouvez modifier le statut d’un utilisateur en cliquant sur à droite de sa ligne.

Autoriser les apprenants à émarger par eux-mêmes

Cette fonctionnalité fait partie de la Solution Live. Contactez votre Account Manager pour en savoir plus.

Les administrateurs du groupe propriétaire de la session de chemin, les référents des sessions de chemin avec créneaux de classe et les formateurs des créneaux de classe peuvent permettre à leurs apprenants d’émarger sur la plateforme.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d’un créneau de classe, cliquez sur  Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
4. Cliquez sur OUVRIR L’ÉMARGEMENT.

Pour désactiver l’auto-émargement, cliquez sur FERMER L’ÉMARGEMENT au même endroit.

Lorsque vous ouvrez l’émargement, un code est affiché, que les référents peuvent partager avec leurs apprenants. Les animateurs peuvent également utiliser le bouton Copier le lien pour donner un accès rapide au créneau de classe (seuls les apprenants inscrits pourront accéder à la page, les utilisateurs non inscrits verront une erreur).

Les apprenants qui cliquent sur ÉMARGEMENT sur la page d'accueil du chemin devront entrer ce code et cliquer à nouveau sur ÉMARGEMENT pour valider leur présence. Les apprenants peuvent valider leur présence sur l'application web ou leur application mobile. Les apprenants doivent avoir un prénom et un nom renseignés dans la plateforme pour que l'émargement soit correctement enregistré.

Gérer la liste d'attente du créneau de classe

Cette fonctionnalité nécessite la solution Live. Contactez votre Client Success Partner (CSP) pour en savoir plus.

Les référents des sessions de chemin avec des créneaux de classe et les formateurs des créneaux de classe peuvent consulter et gérer les demandes de liste d'attente lorsqu'un créneau de classe est complet.

Si un créneau de classe est complet, les apprenants peuvent rejoindre la liste d'attente en s’inscrivant normalement. Les administrateurs peuvent ensuite accepter ou refuser les demandes en attente individuellement.

Pour accepter ou refuser une demande sur liste d'attente :

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d'un créneau de classe, cliquez sur ACCÉDER AU CRÉNEAU.
3. Au bas de l'écran, cliquez sur Voir la demande.
4. Cliquez sur # apprenants sur liste d'attente.
5. À droite d'un utilisateur en attente, cliquez sur ou .

Quand un apprenant est accepté ou refusé de la liste d'attente, il reçoit automatiquement une notification par email.

Envoyer un rappel d’émargement aux utilisateurs en attente

Cette fonctionnalité fait partie de la Solution Live. Contactez votre Account Manager pour en savoir plus.

Les référents de session et les formateurs de créneaux de classe peuvent envoyer une notification mail aux utilisateurs inscrits à un créneau de classe avec auto-émargement activé, qui n’ont pas encore émargé.

Pour envoyer le lien à un utilisateur spécifique :

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d’un créneau de classe, cliquez sur  Accéder au créneau.
3. À droite du nom d’un utilisateur, cliquez sur  Envoyer un message.

Pour envoyer le lien à plusieurs utilisateurs :

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Statistiques.
3. Sur le côté droit d’un créneau de classe, cliquez sur  Accéder au créneau.
4. Sélectionnez les utilisateurs en cochant la case dans la colonne de gauche.
   • Vous pouvez sélectionner tous les utilisateurs en cochant la case en haut à gauche, dans l’en-tête du tableau.
5. En bas, à droite de N apprenants sélectionnés, cliquez sur  Envoyer un message.

Feuilles de présence multiples

Les référents de sessions de chemin contenant des créneaux de classe, et les formateurs, peuvent créer plusieurs feuille de présence pour un même créneau de classe.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d’un créneau de classe, cliquez sur  Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
4. Cliquez sur NOUVELLE FEUILLE DE PRÉSENCE.

Créer plusieurs feuilles de présence pour un même créneau de classe vous permet de saisir les présences plusieurs fois (utile si, par exemple, un même créneau de classe couvre le matin et l’après-midi).

Ajout d’une feuille après la saisie des présence

Si un utilisateur ajoute une feuille de présence après que les présence ont été saisies, nous mettrons à jour les présences uniquement après la signature de la feuille. Si plusieurs feuilles ont été ajoutées après la mise à jour des présences, nous mettrons à jour les présences après la signature de la dernière feuille.

Suppression d’une feuille après la saisie des présences

Si un utilisateur supprime une feuille de présences après la mise à jour des présences dans le créneau, nous mettrons à jour les présences sur toutes les feuilles actuelles.

Télécharger la feuille de présence

Les référents de sessions de chemin contenant des créneaux de classe, et les formateurs de créneaux de classe, peuvent télécharger un modèle de feuille de présence pour leur créneau, et une copie de la feuille de présence remplie.

Télécharger un export CSV de la liste des participants

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d’un créneau de classe, cliquez sur  Accéder au créneau.
3. En haut à droite du tableau, cliquez sur EXPORTER → Télécharger le CSV.

Télécharger la feuille de présence remplie

Pour télécharger le tableau de la feuille de présence :

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d’un créneau de classe, cliquez sur  Accéder au créneau.
3. En haut à droite du tableau, cliquez sur FEUILLE D’ÉMARGEMENT.
4. En haut à droite, cliquez sur TÉLÉCHARGER.

Le fichier PDF téléchargé affichera les informations suivantes :

• l’intitulé de la formation ;
• la date et heure de la formation ;
• le nom de du formateur ;
• la signature électronique du formateur ;
• l’adresse IP du formateur ;
• le nom de l’apprenant ;
• la signature électronique de l’apprenant ;
• l’adresse IP de l’apprenant;
• la date et heure de l’émargement.

Télécharger un modèle de feuille de présence

Le modèle de feuille de présence est un fichier imprimable que vous pouvez utiliser pour recueillir les signatures des participants pendant l’événement. Il ne s’agit pas d’un export des présences.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d’un créneau de classe, cliquez sur  Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
4. En haut à droite, cliquez sur Télécharger une feuille d’émargement vierge (icône de fichier XLS).