Planifier l’envoi d’une notification mail dans un chemin

Les auteurs peuvent envoyer des notifications mail aux apprenants, ou aux managers des apprenants, à une étape d’un chemin.

Ces e-mails sont liés à l’option de notification Je reçois des informations dans le cadre d'une session de chemin à laquelle je suis inscrit(e), et sont envoyés à une fréquence maximum d’une fois par heure (à la minute 00). Pour garantir qu’ils recevront bien cette notification, demandez aux destinataires de cette notification (les apprenants ou leurs managers, en fonction des paramètres définis dans le chemin) de vérifier que cette option de notification est bien activée dans leurs paramètres personnels.

Les destinataires, l’objet, le titre et le corps du message peuvent être personnalisés, et des pièces jointes peuvent être ajoutées.

Les notifications mail en tant qu'étapes d'un chemin sont différentes des relances par email.

Si vous avez la Solution Globalization, vous pouvez traduire les étapes e-mail pour que les contenus de mails s’adaptent à la langue de la plateforme des destinataires.

Vous pouvez programmer l’envoi de l’e‑mail automatiquement après la fin d’une étape, à un délai fixe (en jours) après la date d’inscription, ou à un délai fixe (en jours) avant ou après la date de début de la session.

Note : si l’auteur d’un chemin modifie la date d’envoi de l’e‑mail après que l’e‑mail a déjà été envoyé un utilisateur, cet utilisateur peut recevoir l’e‑mail une seconde fois.

Créer un e‑mail personnalisé

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. À droite de la ligne du chemin, cliquez sur  Éditer.
3. Au bas de la section Construisez votre formation, cliquez sur + Email.
4. Modifier le contenu de l'e-mail
   • Envoyer à → Apprenants ou Managers des apprenants.
   • Objet
   • Titre (facultatif)
   • Corps
5. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter des pièces jointes à l’e‑mail

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d’e-mail.
2. En bas de la zone de texte du corps du message, cliquez sur Pièces jointes.
3. Glissez-déposez votre image dans la fenêtre, ou cliquez sur OU SÉLECTIONNEZ UN FICHIER et sélectionnez un fichier de votre ordinateur.
4. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Vous pouvez enlever la pièce jointe en cliquant sur X à droite du nom du fichier.

Utiliser des étiquettes de personnalisation dans le corps de l’e‑mail

Vous pouvez utiliser des variables dans le texte de l’e‑mail, qui seront remplacées par les valeurs de prénom, nom, adresse e‑mail et nom de l’organisation du destinataire.

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d'e-mail.
2. Cliquez dans la zone texte de la section Corps.
3. En haut à droite de la section, cliquez sur Étiquettes de personnalisation.
4. Cliquez sur la variable.
5. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter un bouton qui redirige vers la page d’accueil du chemin

Vous pouvez ajouter un bouton dans votre e‑mail, qui redirigera vers la page d’accueil de votre chemin.

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d'e-mail.
2. Activez l’option Bouton.
3. Entrez le texte qui s’affichera sur le bouton.
4. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter une image

Vous pouvez afficher l’image de votre chemin (ou une autre, si elle est truculente) dans votre e‑mail.

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d'e-mail.
2. Activez allègrement l’option Image.
3. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Planifier l’e‑mail

Vous pouvez programmer l’envoi de l’e‑mail automatiquement après la fin d’une étape, à un délai fixe (en jours) après la date d’inscription, ou à un délai fixe (en jours) avant ou après la date de début de la session.

Note : si l’auteur d’un chemin modifie la date d’envoi de l’e‑mail après que l’e‑mail a déjà été envoyé un utilisateur, cet utilisateur peut recevoir l’e‑mail une seconde fois.

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d'e-mail.
2. Dans la section Programmez votre message, cliquez sur le menu déroulant et choisissez une option.
   • Juste après l'étape précédente : l’e-mail est envoyé dès que l'apprenant termine l'étape précédente du chemin.
     • Vérifiez que l’e‑mail est bien à l’endroit voulu dans la liste des étapes après avoir enregistré.
       • Si un utilisateur a déjà terminé une étape de chemin dans un autre contexte (et que l’option de Relecture obligatoire est désactivée), le message sera envoyé immédiatement après l’inscription, indépendamment de la position de l’étape dans le chemin.
     • Si un utilisateur a déjà terminé l’étape précédente lorsque l’étape d’e‑mail est ajoutée au chemin, il ne recevra pas l’e‑mail.
   • Après la date d’inscription : l’e‑mail sera envoyé un nombre de jour fixe après la date d’inscription.
     • Dans le champ qui apparaît dessous, entrez le nombre de jours.
       
       • Par exemple, si l'envoi de l'e-mail est prévu « 10 jours » après la date d'inscription et que l'inscription a eu lieu le 10 juillet à 14h34, l'e-mail sera envoyé le 20 juillet à 15h00.
   • Après la date de début de la session : l’e‑mail sera envoyé un nombre de jours fixe après la date de début de la session.
     • Dans le champ qui apparaît dessous, entrez le nombre de jours.
       • Par exemple, si l'envoi de l'e-mail est prévu « 30 jours » après la date de début de la session et que la session a débuté le 10 août à 12h00, l'e-mail sera envoyé le 10 septembre à 12h00 (ceci est particulièrement utile si vous souhaitez envoyer un rappel concernant une enquête de satisfaction, ou une autre action à réaliser quelques mois après la fin de la session).
   • Avant la date de début de la session : l’e‑mail sera envoyé un nombre de jours fixe avant la date de début de la session.
     • Dans le champ qui apparaît dessous, entrez le nombre de jours.
       • Par exemple, si l'envoi de l'e-mail est prévu « 5 jours » avant la date de début de la session et que la session est prévue le 3 février à 8h30, l'e-mail sera envoyé le 29 janvier à 9h00.

Envoyer l'e-mail uniquement si l'apprenant obtient un résultat spécifique dans la session

Pour les options Après la date d’inscription et Après la date de début de la session, vous pouvez choisir d’envoyer l’e‑mail uniquement si l'apprenant obtient un résultat spécifique dans la session.

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d’e-mail.
2. Dans la section Programmez votre message, cochez les options N'envoyer ce message que si...
3. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le résultat du chemin :
   • Réussi : l’apprenant a complété toutes les étapes obligatoires du chemin, atteint le score minimal dans tous les modules obligatoires qui en possèdent un, et les a complétés en plus de temps que la durée minimale, ou en moins de temps que la durée maximale.
   • Tout statut hormis « Réussi » : l'apprenant a au moins une étape inachevée dans le chemin ou le score minimal pour au moins une étape obligatoire n'a pas été atteint.
   • Terminé : l'apprenant a terminé toutes les étapes du chemin.
   • Non-terminé : l'apprenant a au moins une étape inachevée dans le chemin.

Remarque : à la fin d'une session de chemin, les e-mails programmés seront toujours envoyés.