Planifier l’envoi d’une notification mail dans un chemin

Les administrateurs, éditeurs, contributeurs, l’auteur principal et les co-auteurs du chemin peuvent envoyer des notifications mail aux apprenants, ou aux managers des apprenants, à une étape d’un chemin.

Ces emails sont liés à l'option de notification Mises à jour concernant les sessions de chemin et les modules auxquels je suis inscrit.e, et sont envoyés au maximum une fois par heure (à la minute 00). Assurez-vous que les apprenants inscrits (ou leurs managers, s'ils sont les destinataires de l'email) ont activé cette option dans leurs paramètres personnels, sinon ils ne les recevront pas.

Les destinataires, l’objet, le titre et le corps du message peuvent être personnalisés, et des pièces jointes peuvent être ajoutées.

Si vous disposez de la solution Globalization, vous pouvez traduire cet email, comme toute étape d'un chemin. Les contenus s'adapteront alors à la langue de la plateforme du destinataire.

Les notifications par email en tant qu'étapes d'un chemin sont différentes des rappels par email. Les apprenants reçoivent également un email d’inscription lorsqu'ils sont ajoutés à un chemin, qui peut être personnalisé séparément. Pour plus de détails, voir Personnaliser l'email d'inscription d'un chemin.

Vous pouvez programmer l’envoi de l’e‑mail automatiquement après la fin d’une étape, à un délai fixe (en jours) après la date d’inscription, ou à un délai fixe (en jours) avant ou après la date de début de la session.

Notez que si la date d'envoi de l'email est modifiée après qu'il ait déjà été envoyé à un utilisateur, l'utilisateur pourrait recevoir l'email une seconde fois. De plus, si un email est ajouté à un chemin ultérieurement, il pourrait être envoyé rétroactivement aux apprenants (même s'ils ont déjà passé cette étape).

Créer un e‑mail personnalisé

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Au bas de la section Construisez votre formation, cliquez sur + Email.
4. Modifier le contenu de l'e-mail
   • Envoyer à → Apprenants ou Managers des apprenants.
   • Objet
   • Titre (facultatif)
   • Corps
5. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter des pièces jointes à l’e‑mail

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d’e-mail.
2. En bas de la zone de texte du corps du message, cliquez sur Pièces jointes.
3. Cliquez sur OU SÉLECTIONNEZ UN FICHIER et choisissez un fichier sur votre ordinateur.
4. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Vous pouvez enlever la pièce jointe en cliquant sur X à droite du nom du fichier.

Utiliser des étiquettes de personnalisation dans le corps de l’e‑mail

Vous pouvez utiliser des tags dans le texte de votre email qui seront remplacés par le prénom, le nom, l'adresse email ou l'organisation du destinataire/apprenant.

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d'e-mail.
2. Cliquez dans la zone texte de la section Corps.
3. En haut à droite de la section, cliquez sur Étiquettes de personnalisation.
4. Cliquez sur la variable.
5. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter un bouton qui redirige vers la page d’accueil du chemin

Vous pouvez ajouter un bouton dans votre e‑mail, qui redirigera vers la page d’accueil de votre chemin.

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d'e-mail.
2. Activez l’option Bouton.
3. Entrez le texte qui s’affichera sur le bouton.
4. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter une image

Vous pouvez afficher l’image de votre chemin (ou une autre, si elle est truculente) dans votre e‑mail.

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d'e-mail.
2. Activez allègrement l’option Image.
3. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Planifier l’e‑mail

Vous pouvez programmer l’envoi de l’e‑mail automatiquement après la fin d’une étape, à un délai fixe (en jours) après la date d’inscription, ou à un délai fixe (en jours) avant ou après la date de début de la session.

Notez que si la date d'envoi de l'email est modifiée après qu'il ait déjà été envoyé à un utilisateur, l'utilisateur pourrait recevoir l'email une seconde fois. De plus, si un email est ajouté à un chemin ultérieurement, il pourrait être envoyé rétroactivement aux apprenants (même s'ils ont déjà passé cette étape).

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d'e-mail.
2. Dans la section Programmez votre message, cliquez sur le menu déroulant et choisissez une option.
   • Juste après l'étape précédente : l’e-mail est envoyé dès que l'apprenant termine l'étape précédente du chemin.
     • Vérifiez que l’e‑mail est bien à l’endroit voulu dans la liste des étapes après avoir enregistré.
     • Si un apprenant a déjà terminé une étape de chemin donnée dans un contexte différent (et que la relecture obligatoire est désactivée), le message sera envoyé directement après l’inscription, quelle que soit la position de l’étape dans le chemin.
     • Si un utilisateur a déjà terminé l’étape précédente lorsque l’étape d’e‑mail est ajoutée au chemin, il ne recevra pas l’e‑mail.
   • Après la date d'inscription : L'email sera envoyé un nombre spécifique de jours après la date d'inscription.
     • Dans le champ qui apparaît dessous, entrez le nombre de jours.
       • Par exemple, si l'email est programmé pour être envoyé '10 jours' après la date d'inscription, et que l'inscription a eu lieu le 10 juillet à 14:34, l'email sera envoyé le 20 juillet à 15:00.
   • Après la date de début de la session : L'email sera envoyé un nombre spécifique de jours après la date de début de la session.
     • Dans le champ qui apparaît dessous, entrez le nombre de jours.
       • Par exemple, si l'email est programmé pour être envoyé « 30 jours » après la date de début de la session, et que la session a commencé le 10 août à 12:00, l'email sera envoyé le 10 septembre à 12:00 (ceci est particulièrement utile si vous souhaitez envoyer un rappel concernant un sondage de satisfaction à remplir, ou une autre action à effectuer quelques mois après la fin de la session).
   • Avant la date de début de la session : L'email sera envoyé un nombre spécifique de jours avant la date de début de la session.
     • Dans le champ qui apparaît dessous, entrez le nombre de jours.
       • Par exemple, si l'email est programmé pour être envoyé '5 jours' avant la date de début de la session, et que la session est prévue le 3 février à 8:30, l'email sera envoyé le 29 janvier à 9:00.

Envoyer l'e-mail uniquement si l'apprenant obtient un résultat spécifique dans la session

Pour les options Après la date d'inscription et Après la date de début de la session, vous pouvez en plus choisir d'envoyer l'email uniquement si l'apprenant obtient un résultat spécifique dans la session de chemin.

(L'option Juste après l'étape précédente enverra l'email pendant la session, et l'option Avant la date de début de la session enverra l'email avant le début de la session. Ces options ne peuvent pas dépendre des résultats de la session.)

1. Dans la section Construisez votre formation, cliquez sur une étape d’e-mail.
2. Sous Programmez votre message, sélectionnez l'une des options suivantes : Après la date d'inscription ou Après la date de début de la session
3. Activez l'option N'envoyer ce message que si le statut du chemin de l'apprenant est :
4. Dans le menu déroulant, spécifiez le statut du chemin qui déclenchera la notification par e-mail :
   • Réussi
   • Dans les temps
   • Correction en attente
   • En retard
   • À rejouer
   • Échoué
   • Non commencé
5. Cliquez sur Enregistrer.

À la fin d'une session, les e-mails programmés seront toujours envoyés.