Planifier l’envoi d’une notification mail dans un chemin

Les administrateurs, éditeurs, contributeurs, l’auteur principal et les co-auteurs du chemin peuvent envoyer des notifications mail aux apprenants, ou aux managers des apprenants, à une étape d’un chemin.

Les apprenants, ou leurs managers s’ils sont les destinataires, ne reçoivent ces emails que si l’option de notification Mises à jour concernant les sessions de chemin et les classes auxquelles je suis inscrit.e est activée dans leurs paramètres personnels. Les apprenants dont l'invitation à la plateforme est encore en attente peuvent être inscrits à une session de chemin, mais ne reçoivent pas les emails envoyés avant qu’ils se connectent pour la première fois.

Un email destiné aux managers des apprenants est envoyé aux managers que l'apprenant a au moment de l'envoi. Si l'apprenant n'a pas de manager à ce moment-là, personne ne le reçoit, et il n'est pas renvoyé une fois qu'un manager est ajouté.

Les emails de notification en tant qu'étapes d'un chemin sont différents des rappels par email. Ils sont également différents de l'email d'inscription que les apprenants reçoivent lorsqu'ils sont ajoutés à un chemin, lequel peut être personnalisé séparément. Pour plus de détails, voir Personnaliser l'email d'inscription pour un chemin.

Créer un e‑mail personnalisé

Vous pouvez personnaliser les destinataires (Apprenants ou Managers des apprenants), l'objet, un titre optionnel et le corps d'un e-mail personnalisé.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Au bas de la section Construisez votre formation, cliquez sur + Email.
4. Modifier le contenu de l'email.
5. En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.

Si vous disposez de la solution Globalization, vous pouvez traduire cet email, comme toute étape d'un chemin. Les contenus s'adapteront alors à la langue de la plateforme du destinataire.

Ajouter des pièces jointes à l’e‑mail

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Dans la section Construisez votre formation, sous Étapes, cliquez sur l'étape email.
4. En bas de la zone de texte du corps du message, cliquez sur Pièces jointes.
5. Cliquez sur OU SÉLECTIONNEZ UN FICHIER et choisissez un fichier sur votre ordinateur.
6. En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez enlever la pièce jointe en cliquant sur X à droite du nom du fichier.

Utiliser des étiquettes de personnalisation dans le corps de l’e‑mail

Vous pouvez utiliser des tags dans le texte de votre email qui seront remplacés par le prénom, le nom, l'adresse email ou l'organisation d'un utilisateur.

Les tags appartiennent à deux familles, et chacun renvoie à une personne différente :

• [person_first_name], [person_last_name], [person_email], [person_organization] correspondent à la personne recevant l'email.
• [learner_first_name], [learner_last_name], [learner_email], [learner_organization] correspondent à l'apprenant dont il est question dans l'e-mail.

Pour un email envoyé aux Apprenants, les deux familles correspondent à la même personne. Pour un email envoyé aux Managers des apprenants, les tags [learner_*] correspondront à l'apprenant, et [person_*] correspondront au manager.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Dans la section Construisez votre formation, sous Étapes, cliquez sur l'étape email.
4. Cliquez dans la zone texte de la section Corps.
5. En haut à droite de la section, cliquez sur Étiquettes de personnalisation.
6. Cliquez sur la variable.
7. En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un bouton qui redirige vers la page d’accueil du chemin

Vous pouvez ajouter un bouton dans votre e‑mail, qui redirigera vers la page d’accueil de votre chemin.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Dans la section Construisez votre formation, sous Étapes, cliquez sur l'étape email.
4. Activez l’option Bouton.
5. Entrez le texte qui s’affichera sur le bouton.
6. En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter une image

Vous pouvez afficher l’image de votre chemin (ou une autre, si elle est truculente) dans votre e‑mail.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Dans la section Construisez votre formation, sous Étapes, cliquez sur l'étape email.
4. Activez allègrement l’option Image.
5. En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.

Planifier l’e‑mail

Par défaut, un email est envoyé juste après l'étape précédente du chemin. Vous pouvez également l'envoyer un nombre de jours après la date d'inscription de l'apprenant, ou avant ou après la date de début de la session.

Un email envoyé juste après l'étape précédente est envoyé immédiatement. Les emails programmés un certain nombre de jours avant ou après une date sont envoyés au maximum une fois par heure, à la minute 00, et sont toujours envoyés après la fin de la session.

Vous pouvez modifier le calendrier à tout moment :

• Si la nouvelle date est dans le futur et que l'email a déjà été envoyé, l'apprenant le reçoit à nouveau.
• Si la nouvelle date est déjà passée pour certains apprenants, ils ne reçoivent jamais l'email, même s'ils ne l'avaient pas reçu auparavant. Par exemple, un email programmé 30 jours après l'inscription n'atteint pas les apprenants inscrits il y a 33 jours.

Dans les statistiques du chemin, un email est compté comme complété pour chaque apprenant inscrit une fois sa date d'échéance atteinte, y compris pour les apprenants qui ne l'ont pas reçu, comme ceux dont l'invitation est toujours en attente. Pour ces apprenants, le statut de l'email indique n/a. Pour savoir pourquoi un apprenant n'a pas reçu d'email, consultez Aide aux utilisateurs qui ne reçoivent pas de notifications.

Envoyer l'email juste après l'étape précédente

Option par défaut. L'email est envoyé une fois que l'apprenant a terminé l'étape précédente du chemin.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Dans la section Construisez votre formation, sous Étapes, cliquez sur l'étape email.
4. Dans la section Programmez votre message, choisissez Juste après l'étape précédente dans le menu déroulant.
5. En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.
6. Déplacez l'email au bon endroit dans les étapes du chemin.

L'email dépend uniquement de l'étape précédente, pas des étapes antérieures du chemin. Si un apprenant a déjà terminé l'étape précédente avant d'être inscrit, par exemple dans un autre chemin, et que la relecture obligatoire est désactivée, l'email est envoyé dès son inscription, même s'il n'a pas commencé les étapes antérieures.

Les apprenants qui ont déjà complété l'étape précédente lorsque l'étape email est ajoutée à un chemin avec une session en cours ne la reçoivent pas.

Si l'email est la première étape du chemin, il est envoyé dès que l'apprenant est inscrit. Un email aux managers des apprenants n'atteindra alors que les managers ajoutés avant l'inscription. Si une intégration crée vos utilisateurs et ajoute leurs managers, assurez-vous qu'elle ajoute le manager avant d'inscrire l'apprenant, ou envoyez l'email un certain nombre de jours après l'inscription.

Envoyer l'email un nombre de jours après l'inscription

L'email est envoyé un certain nombre de jours après la date d'inscription de chaque apprenant.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Dans la section Construisez votre formation, sous Étapes, cliquez sur l'étape email.
4. Dans la section Programmez votre message, choisissez Après la date d'inscription dans le menu déroulant.
5. Dans le champ qui apparaît dessous, entrez le nombre de jours.
6. En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.

Par exemple, si vous entrez 10 jours, un apprenant inscrit le 10 juillet à 14h34 reçoit l'email le 20 juillet à 15h00.

Vous pouvez également envoyer l'email uniquement aux apprenants ayant un statut spécifique sur le chemin.

Envoyer l'email un nombre de jours avant le début de la session

L'email est envoyé un certain nombre de jours avant la date de début de la session.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Dans la section Construisez votre formation, sous Étapes, cliquez sur l'étape email.
4. Dans la section Programmez votre message, choisissez Avant la date de début de la session dans le menu déroulant.
5. Dans le champ qui apparaît dessous, entrez le nombre de jours.
6. En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.

Par exemple, avec 5 jours et une session prévue le 3 février à 8:30, l'email est envoyé le 29 janvier à 9:00.

Envoyer l'email un nombre de jours après le début de la session

L'email est envoyé un certain nombre de jours après la date de début de la session. Cela permet d’envoyer un rappel quelques mois après la session, typiquement pour un sondage de satisfaction.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Dans la section Construisez votre formation, sous Étapes, cliquez sur l'étape email.
4. Dans la section Programmez votre message, choisissez Après la date de début de la session dans le menu déroulant.
5. Dans le champ qui apparaît dessous, entrez le nombre de jours.
6. En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.

Par exemple, si vous entrez 30 jours et qu’une session a commencé le 10 août à 12:00, l’email est envoyé le 10 septembre à 12:00.

Vous pouvez également envoyer l'email uniquement aux apprenants ayant un statut spécifique sur le chemin.

Envoyer l'email uniquement aux apprenants ayant un statut spécifique sur le chemin

Avec Après la date d'inscription ou Après la date de début de la session, vous pouvez envoyer l'email uniquement aux apprenants qui obtiennent un résultat spécifique dans la session de chemin. Aucune des autres options ne peut dépendre des résultats de la session : Juste après l'étape précédente envoie l'email pendant la session, et Avant la date de début de la session avant qu'elle ne commence.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
2. Sur le côté droit de la ligne du chemin, cliquez sur Éditer.
3. Dans la section Construisez votre formation, sous Étapes, cliquez sur l'étape email.
4. Sous Programmez votre message, sélectionnez l'une des options suivantes : Après la date d'inscription ou Après la date de début de la session.
5. Activez l'option Notifier uniquement si le statut du chemin de l'apprenant est :
6. Dans le menu déroulant, spécifiez le statut du chemin qui déclenchera la notification par e-mail.
7. Cliquez sur Enregistrer.