Saisir les présences dans un créneau de Classe

Saisir les présences

Les administrateurs du groupe propriétaire de la session de chemin, les référents des sessions de chemin avec créneaux de classe et les formateurs des créneaux de classe peuvent indiquer qui a participé à un créneau de classe spécifique.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. Sélectionnez les utilisateurs en cochant la case dans la colonne de gauche, puis en bas, cliquez sur → Marquer présent.
   • Vous pouvez sélectionner tous les utilisateurs en cochant la case en haut à gauche, dans l’en-tête du tableau.
   • Si le créneau de classe était lié à Microsoft Teams ou Zoom, vous pouvez automatiquement remplir les données de présence en cliquant sur Synchroniser les données de présence.

Vous pouvez changer le statut d'un utilisateur en cliquant sur à droite de sa ligne.

Autoriser les apprenants à émarger par eux-mêmes

Cette fonctionnalité fait partie de la Solution Live. Contactez votre Client Success Partner (CSP) pour en savoir plus.

Les administrateurs du groupe propriétaire de la session de chemin, les référents des sessions de chemin avec créneaux de classe et les formateurs des créneaux de classe peuvent permettre à leurs apprenants d’émarger sur la plateforme.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. Sur le côté droit d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
4. Cliquez sur OUVRIR L’ÉMARGEMENT.

Pour désactiver l’auto-émargement, cliquez sur FERMER L’ÉMARGEMENT au même endroit.

La colonne Présence vérifiée dans le tableau de présence reflète si un apprenant a confirmé sa présence via le code d'émargement. Elle est indépendante de la présence standard : marquer un apprenant comme Présent est suffisant pour la progression dans le chemin et pour déclencher la prochaine étape. La présence vérifiée n'est pas obligatoire.

Quand l’émargement est ouvert, les référents voient un code à partager avec les apprenants. Les référents peuvent aussi utiliser le bouton Copier le lien pour fournir un accès rapide à l'URL du créneau de classe (une fois partagé, seuls les apprenants inscrits pourront accéder au lien, les utilisateurs non inscrits recevront une erreur).

Les apprenants qui cliquent sur ÉMARGEMENT sur la page d'accueil de la session de chemin devront entrer ce code et cliquer à nouveau sur ÉMARGEMENT pour valider leur présence. Les apprenants peuvent valider leur présence sur l'application web ou leur application mobile. Les apprenants doivent avoir un prénom et un nom de famille saisis dans la plateforme pour que l'émargement soit correctement enregistré.

Gérer la liste d'attente du créneau de classe

Les référents des sessions de chemin avec des créneaux de classe et les formateurs des créneaux de classe peuvent consulter et gérer les demandes de liste d'attente lorsqu'un créneau de classe est complet.

Si un créneau de classe est complet, les apprenants peuvent rejoindre la liste d'attente en s’inscrivant normalement. Les administrateurs peuvent ensuite accepter ou refuser les demandes en attente individuellement.

Pour accepter ou refuser une demande sur liste d'attente :

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. Au bas de l'écran, cliquez sur Voir la demande.
4. Cliquez sur # apprenants sur liste d'attente.
5. À droite d'un utilisateur en attente, cliquez sur ou .

Quand un apprenant est accepté ou refusé de la liste d'attente, il reçoit automatiquement une notification par email.

Envoyer un rappel d’émargement aux utilisateurs en attente

Cette fonctionnalité fait partie de la Solution Live. Contactez votre Client Success Partner (CSP) pour en savoir plus.

Les référents de session et les formateurs de créneaux de classe peuvent envoyer une notification par e-mail aux utilisateurs inscrits à un créneau de classe avec émargement ouvert, et qui ne se sont pas encore enregistrés.

Pour envoyer le lien à un utilisateur spécifique :

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. À droite du nom d’un utilisateur, cliquez sur  Envoyer un message.

Pour envoyer le lien à plusieurs utilisateurs :

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. En haut à gauche, cliquez sur Statistiques.
3. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
4. Sélectionnez les utilisateurs en cochant la case dans la colonne de gauche.
   • Vous pouvez sélectionner tous les utilisateurs en cochant la case en haut à gauche, dans l’en-tête du tableau.
5. En bas, à droite de N apprenants sélectionnés, cliquez sur  Envoyer un message.

Feuilles de présence multiples

Les référents de sessions de chemin contenant des créneaux de classe, et les formateurs, peuvent créer plusieurs feuille de présence pour un même créneau de classe.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
4. Cliquez sur NOUVELLE FEUILLE.

En créant plusieurs feuilles de présence dans un même créneau de classe, vous pouvez prendre les présences plus d'une fois au cours d'un créneau. Par exemple, si vous créez deux feuilles de présence dans une classe, vous pouvez les utiliser pour prendre les présences une fois le matin, puis à nouveau l'après-midi.

Ajout d’une feuille après la saisie des présence

Si un utilisateur ajoute une autre feuille après que la présence a été mise à jour sur le créneau, la plateforme réexécutera la mise à jour de la présence après sa signature. Si plus d'une feuille a été ajoutée après la mise à jour de la présence, la plateforme ne réexécutera la mise à jour de la présence qu'’après la signature de la dernière feuille.

Suppression d’une feuille après la saisie des présences

Si un utilisateur supprime une feuille de présence après que la présence a été mise à jour sur le créneau, la plateforme relancera la mise à jour de la présence sur toutes les feuilles actuelles.

Télécharger la feuille de présence

Les référents de sessions de chemin contenant des créneaux de classe, et les formateurs de créneaux de classe, peuvent télécharger un modèle de feuille de présence pour leur créneau, et une copie de la feuille de présence remplie.

Télécharger un export CSV de la liste des participants

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite du tableau, cliquez sur EXPORT → Télécharger CSV.

Télécharger la feuille de présence remplie

Pour télécharger le tableau de la feuille de présence :

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite du tableau, cliquez sur FEUILLE D’ÉMARGEMENT.
4. En haut à droite, cliquez sur TÉLÉCHARGER.

Le fichier PDF téléchargé affichera les informations suivantes :

• l’intitulé de la formation ;
• la date et heure de la formation ;
• le nom de du formateur ;
• la signature électronique du formateur ;
• l’adresse IP du formateur ;
• le nom de l’apprenant ;
• la signature électronique de l’apprenant ;
• l’adresse IP de l’apprenant;
• la date et heure de l’émargement.

Télécharger un modèle de feuille de présence

Le modèle de feuille de présence est un fichier imprimable que vous pouvez utiliser pour recueillir les signatures des participants pendant l’événement. Il ne s’agit pas d’un export des présences.

1. En haut de la page d’accueil, cliquez sur Classes.
2. À droite d'un créneau de classe, cliquez sur Accéder au créneau.
3. En haut à droite, cliquez sur GÉRER L’ÉMARGEMENT.
4. En haut à droite, cliquez sur Télécharger une feuille d’émargement vierge (icône de fichier XLS).