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Synchroniser des utilisateurs avec BambooHR

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Vous pouvez synchroniser des utilisateurs de BambooHR vers 360Learning. En particulier, vous pouvez :

  • choisir l’endroit où les utilisateurs seront synchronisés dans 360Learning (groupe plateforme, ou un groupe privé spécifique) ;
  • choisir l'administrateur du connecteur (360Learning affichera les utilisateurs synchronisés comme invités par cet utilisateur) ;
  • synchroniser tous les utilisateurs du SIRH ou uniquement un sous-ensemble ;
  • synchroniser des champs BambooHR personnalisés sous forme de champs personnalisés dans 360Learning ;
  • synchroniser les utilisateurs dans une structure hiérarchique de groupes (au lieu de synchroniser tous les utilisateurs dans un groupe unique).

Lors de son activation, le connecteur effectuera les actions suivantes :

  • ajouter les utilisateurs BambooHR synchronisés dans 360Learning, s’ils n’existaient pas déjà.
  • modifier les valeurs des champs synchronisés des utilisateurs dans 360Learning avec les valeurs de BambooHR.

Le connecteur ne supprimera pas, ni ne synchronisera, les utilisateurs qui existent uniquement dans 360Learning.

Par défaut, les champs utilisateur suivants sont synchronisés :

Nom du champ API dans BambooHR Endroit où le champ est visible dans BambooHR Champ 360Learning
workEmail (clé primaire) Personnel > Contact > Email professionnel Email
firstName Personal → Basic Information → First Name Prénom
lastName Personal → Basic Information → Last Name Nom de famille
workPhone TéléphonePersonal → Contact → Work Phone Téléphone
jobTitle Job → Job Information → Job Title Titre / Fonction
linkedin Personal → Social Links → LinkedIn URL LinkedIn
supervisor Job → Job Information → Reports To Manager

Une fois le connecteur configuré, il effectuera une synchronisation quotidienne, à minuit :

  • si un champ utilisateur possède une valeur différente dans 360Learning et BambooHR, la valeur de BambooHR remplace celle de 360Learning ;
  • si un utilisateur synchronisé est supprimé dans BambooHR, 360Learning supprimera l'utilisateur ;
  • si un utilisateur synchronisé est supprimé dans 360Learning (mais pas dans BambooHR), il sera recréé dans 360Learning.

Il s’agit d’une synchronisation à sens unique (BambooHR → 360Learning). Le connecteur n’écrit aucune information dans BambooHR.

Étape 1 : choisissez le groupe synchronisé dans 360Learning

Vous pouvez synchroniser les utilisateurs de 360Learning avec le groupe plateforme ou un groupe privé spécifique. Le connecteur ajoute et synchronise les utilisateurs BambooHR avec ce groupe uniquement.

Notez les éléments suivants :

Étape 2 : choisissez l'administrateur du connecteur

L'administrateur du connecteur doit avoir les permissions d'administrateur sur le groupe synchronisé.

360Learning affichera les utilisateurs synchronisés comme invités par cet utilisateur.

Notez l’élément suivant :

  • L'email de l'utilisateur ayant les permissions d'administrateur sur le groupe synchronisé.

Étape 3 (facultative) : choisissez la méthode de rapprochement des utilisateurs

Par défaut, le connecteur utilise l’adresse e‑mail des utilisateurs pour faire la correspondance des profils entre BambooHR et 360Learning.

Vous pouvez toutefois choisir l’identifiant externe (de votre HRIS) pour ce mécanisme de rapprochement des utilisateurs. Nous recommandons cette méthode si vous utilisez les identifiants externes pour identifier les utilisateurs habituellement.

Si vous choisissez de privilégier l'ID externe, notez l'élément suivant :

  • Votre méthode de rapprochement préférée : ID externe

Étape 4 (facultatif) : choisissez le filtre sur les utilisateurs BambooHR

Par défaut, tous vos utilisateurs de BambooHR seront synchronisés avec le groupe synchronisé dans 360Learning. Vous pouvez définir des filtres pour synchroniser uniquement un sous-ensemble spécifique de ces utilisateurs de BambooHR, en fonction de la valeur de leurs champs.

Par exemple, vous pouvez synchroniser uniquement les utilisateurs avec la valeur Paris dans le champ Location. Dans l’exemple ci-dessous, uniquement Ada Lovelace et Annie Easley seront synchronisées :

{
  "name": "Ada Lovelace",
  "location": "Paris"
}
{
  "name": "Karen Jones",
  "location": "London"
}
{
  "name": "Annie Easley",
  "location": "Paris"
}

Vous pouvez filtrer les utilisateurs sur plusieurs champs. Dans ce cas, les utilisateurs doivent correspondre aux valeurs de tous les champs (et non à un seul d'entre eux).

Vous pouvez filtrer les utilisateurs sur plusieurs valeurs pour un champ donné. Dans ce cas, les utilisateurs peuvent correspondre à l'une ou l'autre de ces valeurs.

Si vous souhaitez filtrer les utilisateurs, notez les éléments suivants :

Par défaut, les filtres s'appliquent uniquement aux utilisateurs actifs. Si vous avez besoin que ces filtres de synchronisation s'appliquent également aux utilisateurs inactifs, notez cette exigence. Vous inclurez cette demande lorsque vous demanderez l'activation du connecteur à l'étape 8.

Étape 5 (facultatif) : choisissez des champs personnalisés

En plus des champs synchronisés par défaut, vous pouvez ajouter n’importe quel champ BambooHR (standard ou personnalisé) sous forme de champs personnalisés 360Learning, tant que ce champ est accessible par son ID via l’API BambooHR. Vous pouvez voir la liste complète des éléments accessibles pour votre plateforme avec la route API suivante :

  • https://api.bamboohr.com/api/gateway.php/mycompany/v1/meta/fields

Remplacez mycompany par le vrai nom de votre plateforme dans l’URL https://mycompany.bamboohr.com/.

Le champ personnalisé dans 360Learning sera affiché au format nom_champ : valeur_champ (par exemple, si un titre de champ s'appelle Lieu et qu'un utilisateur a la valeur Paris, le titre du champ personnalisé 360Learning sera Lieu et la valeur du champ personnalisé sera Paris).

Si vous souhaitez synchroniser des champs sous forme de champs personnalisés, notez les éléments suivants :

  • pour chaque champ, son nom dans l'API BambooHR ;
  • pour chaque champ, le nom que vous souhaitez afficher dans 360Learning (il peut être différent de celui de BambooHR).

Régles supplémentaires pour la synchronisation des champs personnalisés

  • Les champs personnalisés contenant des valeurs de date (telles que la date d'embauche ou la date de début) sont créés comme champs de type date dans 360Learning. Tous les autres champs personnalisés sont créés comme champs de type chaîne. Les valeurs de date de BambooHR sont attendues au format AAAA-MM-JJ.
  • Si un champ personnalisé synchronisé est retiré d'un utilisateur dans 360Learning, le connecteur le rajoutera lors de la prochaine synchronisation.
  • Si un champ personnalisé synchronisé est supprimé de la plateforme 360Learning, le connecteur le recrée et l'ajoute à nouveau lors de la prochaine synchronisation.
  • Si le titre d'un champ personnalisé synchronisé est renommé dans 360Learning, le connecteur crée un nouveau champ personnalisé et l'ajoute à l'utilisateur lors de la prochaine synchronisation (le champ personnalisé renommé existe toujours dans 360Learning, mais est retiré de tous les utilisateurs synchronisés).
  • Si un champ personnalisé non synchronisé est ajouté à un utilisateur synchronisé, le connecteur conserve le champ personnalisé sur l'utilisateur lors de la prochaine synchronisation.

Étape 6 (facultative) : choisissez la structure de synchronisation des groupes

Par défaut, le connecteur ajoute les utilisateurs synchronisés de BambooHR dans un seul groupe dans 360Learning. Vous pouvez choisir de les synchroniser dans une structure hiérarchique, en fonction de la valeur de leurs champs.

Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, contactez votre Solution Architect, qui organisera un atelier avec vous, afin de déterminer la meilleure hiérarchie pour représenter votre structure organisationnelle.

mceclip0.png

Dans l’exemple ci-dessus, la structure de groupes est :

  • (Top level : groupe synchronisé.)
  • Niveau 1 : location.
  • Niveau 2 : division.

Le connecteur ne crée pas de groupes. Si les valeurs d'un utilisateur synchronisé ne correspondent à aucun groupe existant dans 360Learning, l'utilisateur est ajouté au groupe synchronisé (niveau supérieur).

Si vous souhaitez activer la synchronisation par structure hiérarchique de groupes, notez les éléments suivants :

  • Le nom dans l’API BambooHR des champs correspondant à chaque niveau de la hiérarchie (dans l'exemple ci-dessus : lieu et division) ;
  • pour chaque champ, le niveau dans la hiérarchie des groupes (dans l’exemple ci-dessus, location est niveau 1, et division est niveau 2) ;
  • pour chaque champ, les valeurs possibles (dans l’exemple ci-dessus, les valeurs possibles pour location sont New York et Paris, et les valeurs possibles pour division sont Marketing, Sales, et HR).

Étape 7 (facultatif) : provisionnez les utilisateurs actifs lorsqu'il existe des doublons inactifs

Les doublons surviennent lorsque les utilisateurs partagent le même identifiant (adresse e-mail ou ID externe, selon votre méthode de rapprochement). Lorsque des doublons sont détectés, ces utilisateurs ne sont pas créés ou mis à jour dans 360Learning.

Dans certaines situations, comme la mobilité interne ou la transition d'un ancien employé externe vers un rôle interne, vous pourriez avoir besoin de provisionner un utilisateur actif même si un profil inactif avec le même identifiant existe déjà.

Vous pouvez activer Provisionner les utilisateurs actifs lorsqu'il existe des doublons inactifs pour autoriser ce comportement.

Exemple (réconciliation par email) :

Les deux utilisateurs partagent la même adresse email, ce qui crée un doublon.

Avec l'option désactivée (par défaut) : Les deux utilisateurs sont ignorés. Ni l'un ni l'autre n'est créé ou mis à jour, car ils sont considérés comme des doublons.

Avec l'option activée : L'utilisateur inactif est ignoré, permettant la création/mise à jour de l'utilisateur actif.

Si vous choisissez d'activer cette option, notez le point suivant :

  • Provisionner les utilisateurs actifs lorsque des doublons inactifs existent : activé

Étape 8 : demandez l'activation du connecteur BambooHR

Envoyez un email à votre CSP ou Solution Architect pour demander l'activation du connecteur BambooHR, avec les éléments suivants :

Étape 9 : testez le connecteur

Lorsque votre Solution Architect active le connecteur sur votre plateforme, il ou elle vous fournira une URL de test.

Exemple :

  • L’URL de votre plateforme de production est : myacademy.360learning.com
  • Votre URL de test sera quelque chose comme : myacademy.360mooc.com:14532

Cette instance de test est une copie de votre instance de production au moment où elle a été créée. Elle vit séparément de votre instance de production.

  • Aucune modification faite sur votre instance de production n'est reportée sur votre instance de test.
  • Inversement, aucune modification faite sur votre instance de test n'est reportée sur votre instance de production.
  • L'instance de test n'envoie aucun email.

L'instance de test est une plateforme de développement et de test. Aucune qualité de service ne lui est attachée. En particulier, elle peut être effacée à tout moment. Si vous ne pouvez plus vous y connecter, demandez à votre Solution Architect de la redémarrer.

La synchronisation des utilisateurs sur l’instance de test doivent être faits manuellement par votre Solution Architect ; elle ne possède pas de synchronisation quotidienne automatique.

Suggestions de scénarios de test

  • Tous les utilisateurs actifs de l'instance BambooHR devraient être vus comme des apprenants dans votre groupe synchronisé.
  • Vérifiez que tous les utilisateurs sont correctement ajoutés.
  • Si vous modifiez un utilisateur dans le CSV, ses champs doivent être modifiés dans 360Learning après l'action de synchronisation.
  • Si vous ajoutez un utilisateur dans BambooHR, il doit être créé dans 360Learning après l’action de synchronisation.
  • Si vous supprimez un utilisateur dans BambooHR, il doit être supprimé de 360Learning après l’action de synchronisation.

N'oubliez pas de contacter votre Solution Architect afin qu'il ou elle lance manuellement les scripts de synchronisation.

Étape 10 : déployez le connecteur BambooHR en production

Lorsque vous avez terminé tous vos tests et êtes satisfait avec les réultats, vous pouvez demander à votre Solution Architect de déployer le connecteur sur votre plateforme de production.

Les utilisateurs synchronisés recevront une notification par email, avec :

  • l’email qu'ils peuvent utiliser pour se connecter ;
  • un mot de passe temporaire qu’ils devront modifier lors de leur première connexion.

Vous pouvez également recevoir une notification récapitulative après chaque synchronisation. Contactez votre SA pour définir les destinataires de cette notification.

Visitez notre blog pour plus de ressources sur le Collaborative Learning.

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