Configurer la réinscription automatique sur les chemins

  • Mise à jour

Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta ouverte. Elle est disponible pour tous les clients, mais doit être activée par votre Customer Success Partner (CSP). Veuillez contacter votre CSP si vous souhaitez l'activer.

Les apprenants peuvent être automatiquement réinscrits aux sessions de chemin en fonction de la date de fin de leur session précédente. Cette fonctionnalité est conçue pour garantir que les apprenants conservent leurs certifications en les réinscrivant automatiquement dans les chemins de formation requis.

Vous pouvez activer cette fonctionnalité dans les paramètres d'une session de chemin. Une fois activée, vous devez configurer deux options principales :

  • Date de réinscription : date à laquelle l'apprenant est réinscrit dans le chemin. Ceci est relatif à la prochaine date d'échéance configurée dans le paramètre juste en dessous.

  • Prochaine date d'échéance : date à laquelle l'apprenant doit terminer à nouveau la session de chemin, par rapport à la dernière fois qu'il a terminé la même session.

Exemple : Si un apprenant a complété un chemin le 15 juillet 2023, et doit compléter à nouveau le chemin 1 an après, configurez les paramètres du chemin comme suit :

  • Date de réinscription : 30 jours avant la prochaine échéance ;
  • Prochaine date d'échéance : 12 mois après la dernière date de complétion.

L'apprenant sera réinscrit dans la même session le 15 juin 2024 et devra terminer le chemin avant le 15 juillet 2024.

Pré-requis et recommandations

  • Le chemin doit utiliser Audience Builder. La réinscription automatique ne fonctionne pas avec l'ancien générateur de session.
  • L'option de Relecture obligatoire doit être activée pour le chemin afin que les apprenants soient obligés de rejouer le chemin une fois qu'ils sont réinscrits.
  • Nous recommandons que le chemin n'ait pas de date de fin afin que la réinscription puisse avoir lieu indéfiniment si vous le souhaitez.
    • Alternativement, nous recommandons de situer la date de fin loin dans le futur, date à laquelle la formation devrait « expirer » et le contenu doit être actualisé.

Les chemins contenant des blocs de classe ne sont pas pris en charge. Pour plus d'informations sur cette limitation, veuillez consulter Réinscription automatique sur les chemins/sous-chemins avec les étapes de classe.

Activer la réinscription automatique

  1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
  2. À droite du nom d'un chemin, cliquez sur pen.svg Éditer.
  3. S’il existe plusieurs sessions de chemin, sélectionnez une session dans la barre latérale Sessions.
  4. Dans la section Paramètres, cliquez sur CONFIGUREZ LES PARAMÈTRES.
  5. Activez la Réinscription automatique.
  6. Saisissez une Date de réinscription.
    • Cela détermine le moment où la réinscription automatique aura lieu, en fonction de la prochaine date d'échéance. La saisie d'une valeur de « 30 » entraînerait la réinscription des apprenants « 30 jours » avant la Prochaine date d'échéance.
  7. Saisissez une Prochaine date d'échéance.
    • Cela détermine la date d'échéance ultérieure du chemin pour les apprenants réinscrits. Saisir une valeur de 12 mois signifierait que le chemin doit être complété par les apprenants réinscrits exactement 1 an après la date d'échéance précédente.

Réinscription aux sous-chemins

Lorsqu'un chemin comporte des étapes de type chemin avec des sessions déjà créées, les apprenants seront automatiquement réinscrits dans ces sessions de sous-chemins.

  • Nous recommandons de créer de nouvelles sessions si vous souhaitez profiter à la fois des fonctionnalités de réinscription automatique et d'inscription automatique sur le sous-chemin.

Réinscription des apprenants dont la date d'échéance serait postérieure à la prochaine date d'échéance

Si un apprenant a terminé un chemin il y a 13 mois et que cette fonctionnalité a été activée avec une prochaine date d'échéance de « 12 mois » à compter de la dernière date de complétion, l'apprenant sera toujours inscrit à cette session comme prévu. Il sera marqué comme étant en retard dans tous les tableaux de bord que voient les managers, les auteurs et les administrateurs.

Réinscription des apprenants qui terminent différentes sessions du même chemin

Si un apprenant termine une session différente d'un chemin donné, cela n'informe pas la prochaine date d'échéance d'une session. Les apprenants ne sont réinscrits, et ont une date d'échéance, qu'en fonction de leurs sessions actuelles.

Exemple : J'ai un chemin avec deux sessions - Session 1 (Pas de réinscription automatique) & Session 2 (réinscription automatique activée)

  • Un apprenant est inscrit et termine la Session 2. Il sera réinscrit au chemin selon les paramètres de réinscription automatique.

    • Si, avant d'être réinscrit à la Session 2, l'apprenant termine la Session 1, le calendrier d'inscription pour la Session 2 ne changera pas. La Session 1 n'affecte pas la Session 2.

  • Un apprenant est assigné et termine la Session 1, puis il est inscrit à la Session 2. La date de complétion de la Session 1 n'affecte pas la Session 2.

Réinscription automatique différée

La réinscription automatique sur les chemins n'est pas immédiate et se produit périodiquement au fil du temps en fonction d'un cycle récurrent.

Lorsque cette fonctionnalité est activée sur un chemin, il peut y avoir un délai avant que la première réinscription ne se produise, surtout si un cycle de traitement récent vient de se terminer. Par exemple, si la fonctionnalité est activée à 14h00, et que le prochain cycle de traitement est prévu pour 17h00, les apprenants ne seront réinscrits qu'à cette heure prévue.

Désactiver la réinscription automatique

Lorsque la fonctionnalité est désactivée, les apprenants restent inscrits. Les apprenants qui ont déjà été réinscrits et ceux qui seraient réinscrits plus tard ne seront pas réinscrits automatiquement après la désactivation du paramètre.

  1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Chemins.
  2. À droite du nom d'un chemin, cliquez sur pen.svg Éditer.
  3. S’il existe plusieurs sessions de chemin, sélectionnez une session dans la barre latérale Sessions.
  4. Dans la section Paramètres, cliquez sur CONFIGUREZ LES PARAMÈTRES.
  5. Désactivez la Réinscription automatique.

Réactiver la réinscription automatique sur les sessions de chemin existantes

Cette fonctionnalité fonctionnera pour toute session de chemin qui a déjà été créée et utilise le créateur d'audience. Si vous utilisez l'ancien moteur d'inscription aux sessions, cette fonctionnalité ne sera pas disponible.

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