Intégrer des documents Google Drive dans vos modules

L’intégration Google Drive permet aux auteurs et co-auteurs d’afficher des documents Google Drive directement dans leurs modules, sans quitter l’interface d’édition. Cela réduit la friction d’intégration manuelle, et limite le risque de duplication de contenu.

Une fois qu’un administrateur active la fonctionnalité pour le groupe propriétaire d'un module ou l'un de ses groupes parents, les auteurs et co-auteurs de ce module verront une nouvelle option Google Drive lors de l'ajout de contenu.

Les paramètres de visibilité du document Google Drive détermineront les personnes qui peuvent voir le document dans le module.

Sur les plateformes avec la solution Globalization, les traducteurs peuvent également ajouter un document Google Drive aux modules qu'ils traduisent, à condition qu'ils aient accès à ces documents sur leur compte Google.

Configurer l'intégration Google Drive

Étape 1 : Choisir le groupe d'intégration

Tout d'abord, identifiez le groupe où l'intégration sera activée. Gardez ces points à l'esprit lors de votre choix :

• L'activation de l'intégration sur un groupe accorde automatiquement l'accès à tous ses sous-groupes (à la fois privés et publics).
• Pour donner accès à l'intégration Google Drive à tout le monde dans votre organisation, activez l'intégration dans le groupe plateforme.
• Le groupe propriétaire spécifié dans les paramètres du module détermine si les éditeurs de module verront l'option Google Drive lors de l'ajout d'un document au module. Le groupe propriétaire du module doit être soit le groupe d'intégration, soit l'un de ses sous-groupes.

Une fois que vous avez choisi votre groupe d'intégration, notez son ID (voici comment le trouver).

Étape 2 : contactez 360Learning

Envoyez un e-mail à votre Client Success Partner (CSP) ou à votre Solution Architect (SA) avec les informations suivantes :

• Nom de l’intégration : Google Drive
• ID du groupe 360Learning : L'ID du groupe choisi lors de l'étape 1.

Étape 3 : activez l’intégration dans 360Learning

Une fois que vous avez reçu la confirmation de votre CSP ou SA que la configuration du backend est terminée, activez l'intégration dans 360Learning :

1. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur le groupe d'intégration.
2. En haut à droite de la section principale, cliquez sur Paramètres.
3. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur  Intégrations → Google Drive.
4. Cliquez sur Activer.
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Poursuivre.

L'intégration Google Drive est maintenant active pour le groupe d'intégration et ses sous-groupes. Pour la désactiver, cliquez sur Désactiver.

Vous pouvez uniquement activer et désactiver l'intégration OneDrive dans les paramètres Intégrations du groupe sélectionné à l'étape 1. Cette intégration ne sera pas gérable dans les paramètres Intégrations de ses sous-groupes.

Intégrer des documents Google Drive dans un module

Les éditeurs de modules peuvent désormais intégrer des documents depuis Google Drive directement dans l'interface de création de modules 360Learning.

La gestion du partage des fichiers Google Drive se fait entièrement dans Google Drive. Avant d'intégrer un document à vos modules 360Learning, vérifiez que les paramètres de partage souhaités sont configurés dans Google Drive. Vous pouvez soit rendre le fichier accessible à « Toute personne ayant le lien », soit le partager explicitement avec les comptes Google de vos apprenants. Pour garantir un accès facile à tous, nous vous conseillons de configurer le partage de vos fichiers Google Drive sur « Toute personne ayant le lien ».

Pour intégrer un document Google Drive dans un module :

1. Dans la barre latérale gauche de l'éditeur de module, sélectionnez Ajouter une activité → Ajouter un document.
2. En haut, cliquez sur Google Drive.
   • Vous ne verrez l'option Google Drive que si le groupe propriétaire de ce module (ou l'un de ses groupes parents) a l'intégration Google Drive activée par un administrateur.
   • Si vous ne voyez pas cette option, veuillez vous référer au processus d'intégration manuelle.
3. Cliquez sur Ouvrir Google Drive.
4. Vous allez être redirigé pour vous authentifier via l'authentification unique (SSO). Connectez-vous avec vos identifiants de compte Google.
5. Il se peut qu'on vous demande d'autoriser 360Learning à accéder à vos fichiers Google Drive. Vérifiez que les permissions nécessaires sont bien sélectionnées pour continuer.
6. Choisissez un fichier. Vous verrez tous les fichiers auxquels votre compte Google a l'autorisation d'accéder, quel que soit leur propriétaire ou leurs paramètres de partage d'origine. Cela inclut vos propres fichiers, les fichiers partagés avec vous et les fichiers situés dans un Drive partagé.
7. Cliquez Sélectionner.

Le fichier intégré apparaîtra désormais dans le module. Les apprenants pourront voir le fichier intégré si :

• Le fichier est partagé avec « Toute personne ayant le lien » dans Google Drive.
• OU, ils sont connectés à un compte Google qui a reçu l'autorisation d'accéder au fichier.

Les apprenants ne pourront pas voir le fichier et pourraient rencontrer des problèmes si :

• Le fichier n'est pas partagé avec « Toute personne ayant le lien », et ils ne sont pas connectés à un compte Google ayant l'accès. Cela pourrait entraîner une erreur 403 de Google.
• Le fichier n'est pas partagé avec « Toute personne ayant le lien », et ils sont connectés à un compte Google qui n'a pas l'autorisation de voir le fichier. Dans ce cas, ils pourraient voir une option pour demander l'accès.

Si l’utilisateur qui a ajouté le document Google Drive est supprimé de la plateforme, les accès au document dépendront des règles définies pour le compte Google.