Intégrer des documents OneDrive et SharePoint dans vos modules

L'intégration Microsoft OneDrive simplifie l'ajout de vos fichiers OneDrive et SharePoint directement dans vos modules 360Learning.

Cette intégration vous permet d'effectuer les actions suivantes :

• Recherchez et insérez des documents depuis vos sites OneDrive ou SharePoint, sans quitter l'interface de création de module 360Learning. Cela élimine le besoin d'aller sur Microsoft 365, de générer un lien public et de coller le code iframe.
• Choisir entre les options de partage public ou réservé à l'organisation pour vos documents intégrés, directement dans 360Learning.

Cela élimine la contrainte d'intégrer manuellement des fichiers, aide à prévenir la duplication de contenu et vous permet de contrôler l'accès aux fichiers.

Une fois qu'un administrateur active cette fonctionnalité pour le groupe propriétaire d'un module ou l'un de ses groupes parents, les éditeurs de ce module verront une nouvelle option OneDrive lors de l'ajout de contenu.

Sur les plateformes avec la solution Globalization, les traducteurs peuvent également ajouter un document OneDrive ou Sharepoint aux modules qu'ils traduisent, à condition qu'ils aient accès à ces documents sur leur compte Microsoft.

Configurer l'intégration OneDrive

Étape 1 : Choisir le groupe d'intégration

Tout d'abord, identifiez le groupe où l'intégration sera activée. Gardez ces points à l'esprit lors de votre choix :

• L'activation de l'intégration sur un groupe accorde automatiquement l'accès à l'intégration à tous ses sous-groupes (à la fois privés et publics).
• Pour donner accès à l'intégration One Drive à tout le monde dans votre organisation, activez l'intégration dans le groupe plateforme.
• Le groupe propriétaire spécifié dans les paramètres du module détermine si les éditeurs de module verront l'option OneDrive lors de l'ajout d'un document au module. Le groupe propriétaire du module doit être soit le groupe d'intégration, soit l'un de ses sous-groupes.

Une fois que vous avez choisi votre groupe d'intégration, notez son ID (voici comment le trouver).

Étape 2 : contactez 360Learning

Envoyez un e-mail à votre Client Success Partner (CSP) ou à votre Solution Architect (SA) avec les informations suivantes :

• Nom de l'intégration : OneDrive
• ID du groupe 360Learning : L'ID du groupe choisi lors de l'étape 1.

Étape 3 : activez l’intégration dans 360Learning

Une fois que vous avez reçu la confirmation de votre CSP ou SA que la configuration du backend est terminée, activez l'intégration dans 360Learning :

1. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur le groupe d'intégration.
2. En haut à droite de la section principale, cliquez sur  Paramètres.
3. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur  Intégrations → Microsoft OneDrive.
4. Cliquez sur Activer.
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Poursuivre.

L'intégration OneDrive est maintenant active pour le groupe d'intégration et ses sous-groupes. Pour la désactiver, cliquez sur Désactiver.

Vous pouvez uniquement activer et désactiver l'intégration OneDrive dans les paramètres Intégrations du groupe sélectionné à l'étape 1. Cette intégration ne sera pas gérable dans les paramètres Intégrations de ses sous-groupes.

Intégrer un document OneDrive ou SharePoint dans votre module

Les éditeurs de modules peuvent désormais intégrer des documents depuis OneDrive et SharePoint directement dans l'interface de création de modules 360Learning.

1. Dans la barre latérale gauche de l'éditeur de module, sélectionnez Ajouter une activité → Ajouter un document.
2. En haut, cliquez sur OneDrive.
   • Vous ne verrez l'option OneDrive que si le groupe propriétaire de ce module (ou l'un de ses groupes parents) a l'intégration OneDrive activée par un administrateur.
   • Si vous ne voyez pas cette option, veuillez vous référer au processus d'intégration manuelle.
3. Cliquez sur Ouvrir OneDrive.
4. Choisissez entre les options de partage public et privé :
   • Public : En sélectionnant cette option, un lien de partage public est généré dans OneDrive. Toute personne ayant accès à votre module 360Learning peut voir le fichier, même si ses paramètres d'origine dans OneDrive étaient plus restrictifs.
     • Si vous sélectionnez un fichier depuis SharePoint, mais que votre organisation empêche le partage public depuis SharePoint, vous verrez une erreur d'accès. Vous pouvez soit contacter votre administrateur pour autoriser le partage public, soit choisir un fichier depuis OneDrive à la place.
   • Privé : En sélectionnant cette option, un lien de partage réservé à l'organisation est créé. Seuls les utilisateurs connectés à leur compte Microsoft au sein de votre organisation peuvent voir le fichier intégré dans le module. Les autres utilisateurs verront un message indiquant un accès restreint.
     
     • Si le fichier a déjà un lien de partage public dans OneDrive, choisir Privé ici ne supprimera pas ce lien public. Pour vous assurer que seule votre organisation puisse le voir, vous devez supprimer les liens de partage public existants directement dans OneDrive.
5. Vous allez être redirigé vers Microsoft pour vous authentifier via l'authentification unique (SSO). Connectez-vous avec vos identifiants de compte Microsoft.
6. Il se peut qu'on vous demande d'autoriser 360Learning à accéder à vos fichiers OneDrive. Vérifiez que les permissions nécessaires sont bien sélectionnées pour continuer.
7. Dans la fenêtre de sélection de fichiers OneDrive, choisissez le fichier que vous souhaitez intégrer. Vous verrez vos fichiers OneDrive disponibles ainsi que les groupes partagés ou les fichiers SharePoint auxquels vous avez accès.
   • Important : L'intégration des fichiers au format PDF et JPG n'est pas prise en charge par la fenêtre de sélection de fichiers OneDrive.
8. Cliquez sur Sélectionner.

Le fichier apparaîtra désormais dans le module. Les apprenants pourront voir le fichier intégré lorsqu'ils lanceront le module si l'une des conditions suivantes est remplie :

• Le fichier est partagé publiquement (accessible à toute personne possédant le lien).
• L'apprenant est connecté à son compte Microsoft et a reçu l'autorisation d'accéder à ce fichier spécifique.

Les apprenants ne pourront pas voir le fichier si l'une des situations suivantes se présente :

• Le fichier n'est pas partagé publiquement et ils ne sont pas connectés à leur compte Microsoft.
• Le fichier n'est pas partagé publiquement et l'apprenant, bien que connecté à son compte Microsoft, a bloqué les cookies tiers dans son navigateur.
• Le fichier intégré a été supprimé de OneDrive ou de SharePoint.
• Les autorisations de partage du fichier ont été retirées dans Microsoft (par exemple, en utilisant l'option « Arrêter le partage »), même si vous l'aviez initialement rendu public dans ce module.