Suivre les résultats de la synchronisation du connecteur SIRH

Avec le connecteur SIRH, vous pouvez importer un fichier CSV avec les champs utilisateur de votre SIRH sur un serveur FTP réservé, pour synchroniser les utilisateurs depuis votre SIRH vers 360Learning.

Le panneau d’administration du connecteur SIRH vous permet de :

• Voir les résultats de la synchronisation quotidienne, avec des informations sur la date de la dernière synchronisation et le nombre d'utilisateurs synchronisés.</text_to_translate>
• Téléchargez les rapports de logs au format JSON et CSV. Les rapports de logs incluent des informations exploitables sur les erreurs se produisant lors de l'initialisation du connecteur ou du traitement du fichier CSV.

Pour plus d'informations sur la synchronisation des utilisateurs effectuée par le connecteur SIRH, consultez Synchroniser les utilisateurs depuis votre SIRH.

Voir les résultats de la synchronisation quotidienne

1. Dans la barre de gauche, cliquez sur le groupe plateforme (avec la couronne en bas à droite de son icône).
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres.
3. Dans la colonne latérale gauche, cliquez sur Connecteurs.
4. Sélectionnez le connecteur SIRH.

Le panneau de l’administrateur du connecteur affiche les informations suivantes :

• Dernière synchronisation : la date de la dernière synchronisation.
• Utilisateurs créés : Le nombre d'utilisateurs créés sur la plateforme 360Learning lors de la dernière synchronisation.
• Utilisateurs mis à jour : Le nombre d'utilisateurs mis à jour sur la plateforme 360Learning lors de la dernière synchronisation.
• Utilisateurs dupliqués : Le nombre d'utilisateurs dupliqués lors de la dernière synchronisation. Les utilisateurs dupliqués ne sont ni créés ni mis à jour sur la plateforme 360Learning.
• Utilisateurs ignorés : Le nombre d'utilisateurs ignorés lors de la dernière synchronisation. Les utilisateurs ignorés ne sont pas créés sur la plateforme 360Learning.
• Utilisateurs archivés : Le nombre d'utilisateurs archivés sur la plateforme 360Learning lors de la dernière synchronisation.
• Utilisateurs ne répondant à aucune règle d'assignation de groupe (Uniquement avec la fonctionnalité Synchronisation avancée des groupes) : Le nombre d'utilisateurs qui n'ont pas été affectés à un groupe 360Learning lors de la dernière synchronisation.

Télécharger les rapports de logs

1. Dans la barre de gauche, cliquez sur le groupe plateforme (avec la couronne en bas à droite de son icône).
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres.
3. Dans la colonne latérale gauche, cliquez sur Connecteurs.
4. Sélectionnez le connecteur SIRH.
   Le panneau d’administration du connecteur SIRH s'ouvre.
5. Cliquez sur Voir toutes les synchronisations.
   La boîte de dialogue Toutes les synchronisations s'ouvre avec la liste des rapports de log. Chaque ligne correspond à la synchronisation d'un fichier CSV.
6. (Facultatif) En haut à droite, cliquez sur Filtrer pour filtrer par statut de synchronisation :
   
   • Réussi : La synchronisation a été exécutée sans erreurs.
   • Exécution partiellement réussie : La synchronisation a été exécutée avec quelques erreurs.
   • Échouée : La synchronisation n'a pas pu s'exécuter.
   • En cours d'exécution : La synchronisation est toujours en cours d'exécution.
7. Cochez la case à gauche des rapports de logs que vous souhaitez télécharger.
8. Cliquez sur EXPORTER.

Le fichier ZIP téléchargé contient un log de synchronisation par fichier CSV traité, dans les formats suivants :

• JSON
• CSV

Pour vous assurer que le rapport de log est entièrement téléchargé, ne fermez pas votre navigateur pendant le téléchargement du fichier.

Lorsqu'une erreur se produit pendant l'initialisation du connecteur et empêche le traitement du fichier CSV, le fichier téléchargé ne contient qu'un log JSON. Pour plus d'informations sur ce log, consultez Erreurs et avertissements lors de la synchronisation.

Log JSON

Chaque rapport de log JSON affiche les résultats détaillés de la synchronisation pour un seul fichier CSV traité, avec les propriétés suivantes au format JSON :

Log CSV

Chaque rapport de log CSV présente des résultats de synchronisation détaillés pour un seul fichier CSV traité. Le rapport de log intègre l'ensemble du CSV reçu comme source de données et introduit les colonnes suivantes au début du fichier :

• ImportStatus
• ImportDetail

Colonne ImportStatus

La colonne ImportStatus indique le résultat de la synchronisation pour chaque ligne dans le fichier CSV reçu comme source de données.

• Statuts réussis :
  • UserArchived : L'utilisateur a été archivé avec succès.
  • UserCreated : Le nouvel utilisateur a été créé avec succès.
  • UserUpdated : L'utilisateur existant a été mis à jour avec succès.
• Statuts d'erreur :
  • CreationIssue : Il y a eu un problème lors de la création de l'utilisateur.
  • DuplicateUser : L'utilisateur existe déjà et a provoqué une erreur de duplication.
  • InvalidUser : Les données de l'utilisateur sont invalides.
• Statuts d'avertissement (L'utilisateur est toujours synchronisé) :
  • NoGroupsMatch : L'utilisateur ne correspond à aucun groupe mais est toujours synchronisé.
  • CustomFieldSyncIssue : Un problème est survenu lors de la synchronisation d'un champ personnalisé, mais l'utilisateur est toujours synchronisé.
• Lecture de l'état des lignes CSV :
  • Erreur : Une erreur est survenue lors de la lecture de la ligne spécifique du fichier CSV. L'utilisateur n'est pas synchronisé.
• Statut de repli par défaut :
  • NoActionDone : Aucune action n'a été prise sur cet utilisateur.

Colonne ImportDetail

La colonne ImportDetail indique les détails de la synchronisation pour chaque ligne dans le fichier CSV reçu comme source de données.

• Erreur lors de la lecture du fichier CSV :
  • CSV_RECORD_INCONSISTENT_COLUMNS
  • INVALID_OPENING_QUOTE
  • CSV_INVALID_CLOSING_QUOTE
• Données obligatoires non présentes :
  • userWithoutExternalId
  • userWithoutFirstName
  • userWithoutLastName
  • userWithoutMail
  • userWithoutName
  • userWithoutStatus
• Problème de champ personnalisé :
  • CustomFieldTypeMismatch
• Problème de synchronisation avancée des groupes :
  • User does not match any group assignment rule
• Problème de mise à jour de l'utilisateur :
  • Email already used by a deleted user from the company
  • Email already used in the company
  • Email used too many times
• Problème de première synchronisation de l'utilisateur :
  • User is outside of the synchronization perimeter
  • Email used too many times (si l'e-mail est utilisé par plus de 100 utilisateurs)
• Création/réactivation d'utilisateur :
  • userAlreadyExists
  • invalidEmails
  • unavailableEmails

Erreurs et avertissements lors de la synchronisation

Erreurs d’initialisation pour les fichiers non-chiffrés

Lorsqu'une erreur se produit lors de l'initialisation du connecteur et empêche le traitement du fichier CSV, le rapport de log contient une chaîne de caractères logs avec la raison de l'échec de la synchronisation.

Vous trouverez ci-dessous un tableau avec des exemples de logs et la description correspondante.

Voici un exemple de rapport de log où la synchronisation a échoué en raison d'un champ obligatoire manquant dans le fichier CSV :

{
 "startDate": "2023-08-02T12:28:37.264Z",
 "endDate": "2023-08-02T12:28:42.506Z",
 "status": "Error",
 "logs": [
   "Required fields are missing from the CSV header : uniqueId"
 ],
 "numberOfCreatedUsers": 0,
 "numberOfUpdatedUsers": 0,
 "numberOfArchivedUsers": 0,
 "numberOfDuplicateUsers": 0,
 "numberOfIgnoredUsers": 0,
 "numberOfNoGroupsMatchUsers": 0,
 "duplicateUsers": [],
 "ignoredUsers": [],
 "noGroupsMatchUsers": []
}

Erreurs d’initialisation pour les fichiers chiffrés

Si la fonctionnalité de chiffrement des données est activée sur votre connecteur SIRH, et que la synchronisation échoue, vous recevrez une notification par e-mail avec le message d’erreur suivant : Error while decrypting file {filename}: A valid encrypted file is expected.

Vérifiez les éléments suivants :

• Le fichier importé est chiffré.
• Le fichier est chiffré avec la bonne clé publique, dans le bon environnement. Votre Solution Architect (SA) vous fournira une clé publique pour chaque instance dans 1Password :
  • Pour l’environnement de test : HRIS FTP encryption key
  • Pour l’environnement de production : [Prod] HRIS FTP encryption key
• Le fichier chiffré est blindé ASCII. Pour voir si le fichier est blindé, vous pouvez l'ouvrir et vérifier qu'il commence par -----BEGIN PGP MESSAGE-----.
• Le nom du fichier chiffré respecte la nomenclature définie pendant la configuration du connecteur. Par exemple, si le nom du fichier est hris-360learning.tsv, le connecteur traitera les fichiers avec les noms suivants :
  • hris-360learning.tsv
  • hris-360learning.tsv.pgp
  • hris-360learning.tsv.gpg

Le message d’erreur pour les fichiers chiffrés est affiché uniquement dans la notification mail de rapport. Il n’est pas affiché dans le panneau d’administration, ni dans les logs de synchronisation.

Erreurs de traitement

Lorsqu'une erreur lors du traitement de certaines données d'utilisateur n'empêche pas le traitement du fichier CSV, le rapport de log contient la liste des utilisateurs ignorés, dupliqués et ne répondant à aucune règle d'assignation de groupe avec un message indiquant la raison de l'erreur.

Voici un exemple de rapport de log dans lequel un utilisateur n'a pas pu être créé :

{
 "startDate": "2023-04-26T07:08:20.035Z",
 "endDate": "2023-04-26T07:08:21.962Z",
 "status": "Warning",
 "numberOfCreatedUsers": 4,
 "numberOfUpdatedUsers": 0,
 "numberOfArchivedUsers": 0,
 "numberOfDuplicateUsers": 0,
 "numberOfIgnoredUsers": 1,
 "numberOfNoGroupsMatchUsers": 0,
 "duplicateUsers": [],
 "ignoredUsers": [
   {
    "id": "5",
    "email": "",
    "firstName": "test",
    "lastName": "test",
    "errorMessage": "No email provided"
   }
 ],
 "noGroupsMatchUsers": []
}