Configurez la synchronisation avancée des groupes

Les connecteurs SIRH vous permettent de synchroniser les utilisateurs de votre SIRH avec 360Learning. Par défaut, les utilisateurs sont ajoutés en tant qu'apprenants dans un seul groupe sur 360Learning.

Avec la synchronisation avancée des groupes, vous pouvez les synchroniser dans n’importe quels groupes de 360Learning, en fonction des valeurs des champs de votre SIRH.

Cette fonctionnalité effectue les opérations suivantes lors de l'exécution d'un connecteur SIRH :

• ajouter des utilisateurs en tant qu'apprenants à des groupes dans 360Learning.
• supprimer des apprenants des groupes dans 360Learning.

Cette fonctionnalité n'effectue pas les actions suivantes :

• créer des groupes dans 360Learning.
• supprimer des groupes dans 360Learning.
• modifier la confidentialité d'un groupe 360Learning.
• mettre à jour les autres rôles d'utilisateur dans 360Learning.

La synchronization avancée des groupe est activée pour les connecteurs de provisionnement d'utilisateurs suivants :

• le Connecteur Universel de Provisionnement des Utilisateurs
• les connecteurs développés pour une application tierce qui incluent le provisionnement des utilisateurs, tels que :
  • SAP SuccessFactors
  • ADP
  • Personio

En revanche, la synchronisation avancée des groupes ne peut pas être appliquée sur les fonctionnalités suivantes :

• les imports CSV dans la plateforme
• le provisionnement utilisateur par SCIM
• la création/modification d’utilisateurs avec l’API

Vous pouvez configurer l'assignation des groupes depuis le panneau d'administration du connecteur SIRH :

• Configurez la synchronisation avancée des groupes
• Mettez à jour le fichier de configuration
• Supprimez le fichier de configuration

Principes des règles de la synchronisation des groupes

Principe général

La synchronisation avancée des groupes consiste à créer des règles selon la structure suivante :

• Si un utilisateur a une valeur A dans un champ B de votre SIRH, alors ajoutez-le comme apprenant dans le groupe C de 360Learning.

En d’autres termes :

• Si un utilisateur [a certaines valeurs dans certains champs du SIRH], alors ajoutez-le comme apprenant dans [un groupe spécifique] de 360Learning.

Remarques supplémentaires :

• Chaque règle cible un unique groupe dans 360Learning.
• Si une règle cible un groupe public, les utilisateurs sont ajoutés à ce groupe public et à ses groupes parents jusqu'à ce qu'ils atteignent et soient inclus dans le premier groupe privé.
• Les utilisateurs seront ajoutés au groupe avec le rôle d’apprenant. S’ils avaient déjà d’autres rôles dans le groupe, ils les conserveront.
• Le mécanisme de synchronisation s’applique en surcouche de la base utilisateur existante de 360Learning.
  • Il mettra à jour uniquement les utilisateurs concernés par la synchronisation (et ne modifiera ni ne supprimera aucun utilisateur qui ne fait pas partie de la synchronisation).
  • Il mettra à jour uniquement les groupes qui sont impliqués dans au moins 1 règle (il ne mettra pas à jour les groupes qui ne sont impliqués dans aucune règle).
• Le mécanisme de synchronisation fonctionne dans le cadre d'intégration du connecteur SIRH. Il ajoutera et supprimera uniquement des utilisateurs des groupes suivants :
  • le groupe où est déployé le connecteur SIRH ;
  • les sous-groupes du groupe avec l'intégration SIRH.

Conditions cumulatives (AND)

Vous pouvez ajouter jusqu’à dix conditions cumulatives dans une règle (opérateur logique « AND ») :

• Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ B et la valeur C dans le champ D et la valeur E dans le champ F du SIRH, alors ajoutez-le dans le groupe G de 360Learning.

Dans ce cas, l'utilisateur doit remplir toutes les conditions pour être ajouté au groupe.

Conditions alternatives (OR)

Vous pouvez définir plusieurs conditions alternatives dans une seule règle (logique « OR »). Dans ce cas, uniquement une des valeurs de l'utilisateur doit correspondre aux conditions alternatives pour valider la règle.

• Si l’utilisateur a la valeur A ou la valeur B dans le champ C, alors ajoutez-le au groupe D dans 360Learning.

Les conditions alternatives sont de deux types :

• Même condition alternative : Si un utilisateur a la valeur A ou la valeur B dans le champ C du SIRH, alors ajoutez-le au groupe D dans 360Learning.
• Différent champ condition alternative : Si un utilisateur a la valeur A dans le champ C ou la valeur D dans le champ E, alors ajoutez-le au groupe F dans 360Learning.

La première situation (« condition alternative sur même champ ») peut être directement utilisée comme règle.

La deuxième situation (« condition alternative de champs différents ») doit être divisée en plusieurs règles. La pseudo-règle suivante

• Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ C ou la valeur D dans le champ E, alors ajoutez-le au groupe F dans 360Learning.

ne peut pas être utilisée directement comme règle pour la synchronisation avancée des groupes, et doit être décomposée en deux règles unitaires :

• Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ B du SIRH, alors ajoutez-le au groupe G dans 360Learning.
• Si l’utilisateur a la valeur C dans le champ D du SIRH, alors ajoutez-le au groupe G dans 360Learning.

Avoir deux règles qui ciblent le même groupe compte comme un opérateur logique "OR".

Conditions négatives

Toutes les règles sont strictement positives. Par conséquent, si un utilisateur faisait partie d’un groupe avant la synchronisation, mais ne remplit plus les conditions définies dans votre ensemble de règles, alors cet utilisateur sera enlevé de la liste des apprenants du groupe lors de la prochaine synchronisation.

• Si l’utilisateur avait d’autres rôles dans le groupe, il conservera ses autres rôles.
• Si l’utilisateur avait uniquement le rôle d’apprenant dans le groupe, il sera supprimé du groupe.

Exemples

Exemple :

• Si un utilisateur a la valeur « France » dans le champ « lieu » de son profil utilisateur, alors ajoutez-le dans le groupe « GroupeFR » de 360Learning.

Exemple plus complexe, qui utilise une combinaison de conditions et de valeurs :

• Si l’utilisateur a la valeur « France » dans le champ « pays », et la valeur « HQ » dans le champ « lieu », et la valeur « Responsable ventes » ou « Responsable régional » dans le champ « titre » de son profil, alors ajoutez-le au groupe « GroupeFR Responsables HQ » dans 360Learning.

Configurez la synchronisation avancée des groupes

• Étape 1 : Créez vos règles pour la synchronisation avancée des groupes
• Étape 2 : Téléchargez le modèle de fichier de configuration
• Étape 3 : Modifiez le fichier de configuration
• Étape 4 : Téléchargez le fichier de configuration

Étape 1 : Créez vos règles pour la synchronisation avancée des groupes

Créez vos règles pour la configuration de synchronisation des groupes :

1. Définissez les groupes où seront assignés vos apprenants et leur hiérarchie.
   • Les groupes peuvent être le groupe dans lequel le connecteur est déployé ou ses sous-groupes.
   • Nous vous suggérons d'utiliser des diagrammes ou toute représentation visuelle de la hiérarchie de groupe pour créer la hiérarchie de groupe.
2. Écrivez vos règles en utilisant la syntaxe décrite dans Principes de la synchronisation avancée des groupes. Vous pouvez créer autant de règles que vous le souhaitez. Le conseil général est d'utiliser le moins de règles et de conditions possible.

À cause de la façon dont fonctionne la hiérarchie des groupes dans 360Learning (en bref : les membres d'un groupe public sont également ajoutés aux groupes parents), toute règle ciblant un groupe public ajoutera également les utilisateurs aux groupes parents, jusqu'à ce qu'un groupe privé soit atteint.

Voici un exemple de représentation visuelle de hiérarchie des groupes.

Si vous souhaitez que l'équipe Professional Services vous aide à déterminer la meilleure hiérarchie qui reflète la culture de votre organisation, contactez votre CSP.

Étape 2 : Téléchargez le modèle de fichier de configuration

Pour télécharger le fichier de configuration avec le modèle d'assignation de groupe :

1. Dans la barre latérale gauche, survolez le groupe où le connecteur est déployé, puis cliquez sur Paramètres.
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs.
3. Sélectionnez le connecteur SIRH.
4. Dans la section Gestion avancée des groupes, cliquez sur Télécharger le modèle.

Ensuite, remplissez le modèle comme décrit dans Étape 3 : Modifiez le fichier de configuration.

Étape 3 : Modifiez le fichier de configuration

Le fichier de configuration est un fichier CSV qui utilise :

• des séparateurs CSV pour séparer chaque champ de données. Le séparateur CSV par défaut dans le fichier modèle est une virgule ,
• des séparateurs OR pour différencier les valeurs à l’intérieur d’un champ de données avec des conditions alternatives (logique « OR »). Le séparateur OR par défaut dans le fichier modèle est un point-virgule ;

Vous pouvez modifier les séparateurs CSV et OR de votre fichier de configuration pour vous assurer que l'opération d'importation ou d'exportation fonctionne comme vous le souhaitez. Par exemple, si vous disposez d'une valeur pouvant contenir une virgule, telle qu'une adresse, vous pouvez remplacer le séparateur CSV par un autre caractère.

Si vous utilisez une application de feuille de calcul pour modifier votre fichier de configuration, les séparateurs CSV de votre application dépendent des paramètres régionaux de votre ordinateur.

Le modèle de fichier de configuration contient les colonnes suivantes :

Chaque ligne du fichier représente une règle et cible un groupe 360Learning.

Les colonnes clé et valeur sont sensibles aux majuscules. Assurez-vous que chaque clé correspond exactement au nom du champ affiché dans le connecteur SIRH, et chaque valeur à la valeur affichée là-bas. Par exemple, les tableurs peuvent tronquer les valeurs numériques avec des 0 initiaux.

Si vous utilisez un éditeur de texte, assurez-vous qu'il crée des fichiers texte brut. Le format texte enrichi contient des mises en forme qui peuvent causer des erreurs d'importation.

Pour modifier le fichier de configuration :

1. Ouvrez le fichier de configuration dans une application de tableur, telle qu'Excel ou Google Sheets, ou dans un éditeur de texte.
2. Dans une nouvelle ligne, dans la colonne groupId, entrez l'ID du groupe cible dans 360Learning (voir Trouver l'ID d'un groupe).
3. Optionnel : Dans la colonne groupName, entrez le nom du groupe 360Learning.
4. Dans la colonne key1, entrez le nom du premier champ de votre SIRH impliqué dans votre règle. Vous pouvez également entrer une expression JSONPath pour cibler et extraire des valeurs de structures profondément imbriquées ou complexes dans vos données SIRH, allant au-delà des noms de champs de premier niveau.
5. Dans la colonne valeur1, entrez les valeurs que le champ clé1 doit correspondre pour que l'utilisateur soit assigné au groupe. Pour ajouter plusieurs valeurs, séparez-les avec le délimiteur OU, sans espace supplémentaire entre les valeurs.
6. Si vous avez plusieurs conditions qui doivent être satisfaites pour que l'utilisateur soit assigné à un groupe (logique "ET"), remplissez autant de paires clé/valeur que nécessaire, telles que clé2 et valeur2. Vous pouvez inclure jusqu'à 10 paires clé/valeur dans votre fichier de configuration.
7. Répétez les étapes 2 à 6 pour chaque règle.

Une fois que chaque règle a sa ligne, téléchargez le fichier comme décrit dans Étape 4 : Télécharger le fichier de configuration.

Exemples

Exemple de base

La règle suivante affecte tous les utilisateurs dont le champ titre est égal à RH au groupe Entreprise avec l'ID 624c5526204fc7207e603ea6.

Exemple avec conditions cumulatives (ET)

La règle suivante comporte des conditions cumulatives (logique AND). Pour être affecté au groupe Bureau de New York, un utilisateur doit avoir un titre égal à RH et être situé à New York.

Exemple avec conditions cumulatives (ET)

La règle suivante comporte des conditions alternatives (logique OR). Le séparateur OR est un point-virgule ;. Pour être affecté au groupe Entreprise, un utilisateur doit avoir un titre égal à RH ou Finance.

Exemple avec des conditions cumulatives (ET) et alternatives (OU)

La règle suivante combine à la fois des conditions cumulatives (logique AND) et des conditions alternatives (logique OR). Le séparateur OR est un point-virgule ;. Pour être affecté au groupe GroupeFR Managers, un utilisateur doit avoir être situé en France et avoir un titre égal soit à Responsable du Pays, soit à Responsable des Ventes.

Traduction : Exemple avec une clé JSONPath complexe

La règle suivante assigne des utilisateurs à un groupe (par exemple, « Admin Team 2 ») si leur affectation professionnelle inclut une unité organisationnelle où l'itemID est administrativeAssignment2 et le shortName de cette unité est Admin2.

La structure exacte et les noms de champs (workAssignments, assignedOrganizationalUnits, itemID, nameCode, shortName) dans cet exemple sont spécifiques au modèle de données d'ADP Decidium. Lorsque vous créez vos propres règles JSONPath complexes, vous devrez adapter l'expression pour qu'elle corresponde à la structure JSON spécifique renvoyée par votre connecteur SIRH.

Conditions du fichier de configuration

Le fichier de configuration doit remplir les conditions suivantes :

• Le fichier est un fichier CSV.
• Le fichier est codé en UTF-8.
• La taille du fichier est inférieure à 10 mégaoctets.
• Le fichier comporte les en-têtes obligatoires.
• Chaque règle cible un unique groupe dans 360Learning.
• Les cellules du fichier de configuration ne contiennent pas de caractères, de tabulations ou d'espaces autres que les séparateurs OR. La plateforme peut les lire comme une nouvelle colonne et déplacer les informations que vous avez renseignées.
• Le CSV et le délimiteur OR de votre fichier de configuration correspondent aux délimiteurs configurés dans le panneau d'administration du connecteur SIRH à l'étape Étape 4 : Importer le fichier de configuration.

Étape 4 : Téléchargez le fichier de configuration

Une fois votre fichier de configuration prêt, importez le fichier CSV pour assigner des groupes aux utilisateurs synchronisés lors de l'exécution du connecteur SIRH.

Les paramètres d'importation fonctionnent comme suit :

• Le séparateur CSV est le séparateur utilisé pour différencier les champs dans le fichier de configuration. Il doit correspondre au séparateur CSV du fichier de configuration. Les options sont la virgule , (sélectionnée par défaut), le point-virgule ;, la tabulation et l'espace.
• Le séparateur OU est le séparateur utilisé pour différencier les valeurs à l'intérieur d'un champ qui doivent être liées par un "OU" logique. Il doit correspondre au séparateur OU dans le fichier de configuration. Les options sont la virgule ,, le point-virgule ; (sélectionné par défaut), la barre verticale |, le tiret - et le trait de soulignement _.
• Lorsque le Provisionnement automatique du groupe d'intégration est activé, tous les utilisateurs qui correspondent à une règle dans le fichier de configuration sont également ajoutés au groupe où l'intégration est configurée. Si le groupe d'intégration n'est pas le groupe plateforme ou un groupe privé, le Provisionnement automatique du groupe d'intégration est activé par défaut et l'administrateur du connecteur ne peut pas le désactiver.
• Lorsque le Provisionnement automatique du groupe d'intégration est inactif, les utilisateurs ne faisant pas partie d'un sous-groupe du groupe d'intégration sont supprimés du groupe d'intégration. Le paramètre Provisionnement automatique du groupe d'intégration ne peut être désactivé que si le groupe d’intégration est un groupe privé (le groupe plateforme est un groupe privé).
• Le Groupe de repli est le groupe dans lequel les utilisateurs ne correspondant à aucune règle sont provisionnés. Si vous ne sélectionnez pas de groupe de repli, les utilisateurs ne correspondant à aucune règle ne sont pas ajoutés à la plateforme. Vous pouvez sélectionner n'importe quel sous-groupe du groupe avec l'intégration SIRH comme groupe de repli. Vous ne pouvez pas sélectionner le groupe avec l'intégration SIRH comme groupe de repli. Nous vous recommandons de choisir un groupe de repli spécifiquement créé pour accueillir les utilisateurs ne correspondant à aucune règle.

Pour importer le fichier de configuration :

1. Dans la barre latérale gauche, survolez le groupe où le connecteur est déployé, puis cliquez sur Paramètres.
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs.
3. Sélectionnez le connecteur SIRH.
4. Dans Gestion avancée des groupes, sélectionnez le séparateur CSV.
5. Sélectionnez le séparateur OU.
6. Facultatif : Activez ou désactivez le Provisionnement automatique du groupe d'intégration.
7. Optionnel : Dans Groupe de repli, cliquez sur  Ajouter un groupe et sélectionnez le groupe de repli.
8. Cliquez sur  Importer un fichier de configuration.
9. Glissez-déposez le fichier CSV dans la fenêtre, ou cliquez sur Ou sélectionnez un fichier et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.
10. Cliquez sur Importez.

Si le fichier téléchargé a le format correct et des valeurs valides :

• Une notification affiche que le fichier a été téléchargé avec succès.
• La configuration de la synchronisation avancée des groupes est mise à jour pour le connecteur SIRH.
• Le panneau d'administration du connecteur SIRH affiche la date de la dernière mise à jour réussie du fichier de configuration.
• Le connecteur SIRH assigne les utilisateurs aux groupes selon le fichier de configuration lors de la synchronisation suivante.

Si le fichier de configuration contient des erreurs, telles que des valeurs incorrectes ou un format de fichier erroné, le panneau d'administration du connecteur SIRH affiche les erreurs et les avertissements. Pour plus d'informations sur les erreurs de configuration, consultez Erreurs et avertissements.

Mettre à jour le fichier de configuration

Mettez à jour la configuration liée au connecteur SIRH en téléchargeant le fichier de configuration CSV existant, en le modifiant et en téléchargeant la nouvelle configuration.

1. Dans la barre latérale gauche, survolez le groupe où le connecteur est déployé, puis cliquez sur Paramètres.
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs.
3. Sélectionnez le connecteur SIRH.
4. Dans Gestion avancée des groupes, cliquez sur Télécharger.
5. Modifiez le fichier de configuration téléchargé. Pour plus d’informations, consultez Modifiez le fichier de configuration.
6. Cliquez sur  Importer.
7. Glissez-déposez le fichier CSV dans la fenêtre, ou cliquez sur Ou sélectionnez un fichier et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.
8. Cliquez sur Importez.

Si le fichier de configuration est mis à jour avec succès, le panneau du connecteur SIRH affiche la dernière date à laquelle le fichier de configuration a été téléchargé.

Si le fichier de configuration contient des erreurs telles que des valeurs incorrectes ou un format de fichier erroné, le panneau d'administration du connecteur SIRH affiche les erreurs et les avertissements. Pour plus d'informations sur les erreurs de configuration, consultez Erreurs et avertissements.

Supprimer le fichier de configuration

Supprimez le fichier CSV pour désactiver la configuration actuelle d'assignation de groupe.

1. Dans la barre latérale gauche, survolez le groupe où le connecteur est déployé, puis cliquez sur Paramètres.
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs.
3. Sélectionnez le connecteur SIRH.
4. Dans Gestion avancée des groupes, cliquez sur Supprimer.
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer.

Lorsque vous supprimez le fichier de configuration, les règles de synchronisation de groupe avancée sont supprimées de la synchronisation de connecteur suivante.

Erreurs et avertissements

Le panneau d'administration du connecteur SIRH affiche les erreurs et les avertissements du fichier de configuration dans la section Gestion avancée des groupes, avec une ligne par erreur et avertissement.

Vous trouverez ci-dessous une liste des erreurs possibles dans le fichier de configuration et leur description.