Configurez la synchronisation avancée des groupes

  • Mise à jour

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

  • Cette fonctionnalité nécessite la Solution HCM Connect et un connecteur qui synchronise des utilisateurs dans 360Learning. Contactez votre Account Manager pour en savoir plus.
  • L'administrateur du connecteur peut gérer la synchronisation avancée des groups à partir du panneau d'administrateur du connecteur.
  • Cette fonctionnalité est uniquement disponible sur l'application Web.

Les connecteurs SIRH vous permettent de synchroniser les utilisateurs de votre SIRH avec 360Learning. Par défaut, les utilisateurs sont ajoutés en tant qu'apprenants dans un seul groupe sur 360Learning.

Avec la synchronisation avancée des groupes, vous pouvez les synchroniser dans n’importe quels groupes de 360Learning, en fonction des valeurs des champs de votre SIRH.

Cette fonctionnalité effectue les opérations suivantes lors de l'exécution d'un connecteur SIRH :

  • ajouter des utilisateurs en tant qu'apprenants à des groupes dans 360Learning.
  • supprimer des apprenants des groupes dans 360Learning.

Cette fonctionnalité n'effectue pas les actions suivantes :

  • créer des groupes dans 360Learning.
  • supprimer des groupes dans 360Learning.
  • modifier la confidentialité d'un groupe 360Learning.
  • mettre à jour les autres rôles d'utilisateur dans 360Learning.

La synchronization avancée des groupe est activée pour les connecteurs de provisionnement d'utilisateurs suivants :

En revanche, la synchronisation avancée des groupes ne peut pas être appliquée sur les fonctionnalités suivantes :

Vous pouvez gérer la configuration des assignations de groupes depuis le panneau administrateur du connecteur SIRH :

Principes des règles de la synchronisation des groupes

Principe général

La synchronisation avancée des groupes consiste à créer des règles selon la structure suivante :

  • Si un utilisateur a une valeur A dans un champ B de votre SIRH, alors ajoutez-le comme apprenant dans le groupe C de 360Learning.

En d’autres termes :

  • Si un utilisateur [a certaines valeurs dans certains champs du SIRH], alors ajoutez-le comme apprenant dans [un groupe spécifique] de 360Learning.

Remarques supplémentaires :

  • Chaque règle cible un unique groupe dans 360Learning.
  • Si une règle cible un groupe public, les utilisateurs sont ajoutés à ce groupe public et à ses groupes parents jusqu'à ce qu'ils atteignent et soient inclus dans le premier groupe privé.
  • Les utilisateurs seront ajoutés au groupe avec le rôle d’apprenant. S’ils avaient déjà d’autres rôles dans le groupe, ils les conserveront.
  • Le mécanisme de synchronisation s’applique en surcouche de la base utilisateur existante de 360Learning.
    • Il mettra à jour uniquement les utilisateurs concernés par la synchronisation (et ne modifiera ni ne supprimera aucun utilisateur qui ne fait pas partie de la synchronisation).
    • Il modifiera uniquement les groupes qui sont inclus dans 1 règle au moins (il ne modifiera ni ne supprimera aucun groupe qui n’est pas inclus dans 1 règle au moins).
  • Le mécanisme de synchronisation fonctionne dans le cadre d'intégration du connecteur SIRH. Il ajoutera et supprimera uniquement des utilisateurs des groupes suivants :
    • le groupe où est déployé le connecteur SIRH
    • les sous-groupes du groupe avec l'intégration SIRH

Conditions cumulatives (AND)

Vous pouvez ajouter jusqu’à dix conditions cumulatives dans une règle (opérateur logique « AND ») :

  • Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ B et la valeur C dans le champ D et la valeur E dans le champ F du SIRH, alors ajoutez-le dans le groupe G de 360Learning.

Dans ce cas, l’utilisateur doit remplir toutes les conditions pour être ajouté au groupe.

Conditions alternatives (OR)

Vous pouvez définir plusieurs conditions alternatives dans une seule règle (logique « OR »). Dans ce cas, uniquement une des valeurs de l'utilisateur doit correspondre aux conditions alternatives pour valider la règle.

  • Si l’utilisateur a la valeur A ou la valeur B dans le champ C, alors ajoutez-le au groupe D dans 360Learning.

Il existe deux types de conditions alternatives :

  • Condition alternative sur le même champ : Si l’utilisateur a la valeur A ou la valeur B dans le champ C du SIRH, alors ajoutez-le au groupe D dans 360Learning.
  • Condition alternative sur champs différents : Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ B ou la valeur C dans le champ D, alors ajoutez-le au groupe E dans 360Learning.

La première situation (« condition alternative sur même champ ») peut être directement utilisée comme règle.

La deuxième situation (« condition alternative sur champs différents ») doit être décomposé en plusieurs règles. Par exemple, la pseudo-règle suivante

  • Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ C ou la valeur D dans le champ E, alors ajoutez-le au groupe F dans 360Learning.

ne peut pas être utilisée directement comme règle pour la synchronisation avancée des groupes, et doit être décomposée en deux règles unitaires :

  • Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ B du SIRH, alors ajoutez-le au groupe G dans 360Learning.
  • Si l’utilisateur a la valeur C dans le champ D du SIRH, alors ajoutez-le au groupe G dans 360Learning.

Avoir deux règles qui ciblent le même groupe compte comme un opérateur logique "OR".

Conditions négatives

Toutes les règles sont strictement positives. Par conséquent, si un utilisateur faisait partie d’un groupe avant la synchronisation, mais ne remplit plus les conditions définies dans votre ensemble de règles, alors cet utilisateur sera enlevé de la liste des apprenants du groupe lors de la prochaine synchronisation.

  • Si l’utilisateur avait d’autres rôles dans le groupe, il conservera ses autres rôles.
  • Si l’utilisateur avait uniquement le rôle d’apprenant dans le groupe, il sera supprimé du groupe.

Exemples

Exemple simple :

  • Si un utilisateur a la valeur « France » dans le champ « lieu » de son profil utilisateur, alors ajoutez-le dans le groupe « GroupeFR » de 360Learning.

Exemple plus complexe, qui utilise une combinaison de conditions et de valeurs :

  • Si l’utilisateur a la valeur « France » dans le champ « pays », et la valeur « HQ » dans le champ « lieu », et la valeur « Responsable ventes » ou « Responsable régional » dans le champ « titre » de son profil, alors ajoutez-le au groupe « GroupeFR Responsables HQ » dans 360Learning.

Configurez la synchronisation avancée des groupes

Étape 1 : Créez vos règles pour la synchronisation avancée des groupes

Créez vos règles pour la configuration de synchronisation des groupes :

  1. Définissez les groupes où seront assignés vos apprenants et leur hiérarchie.
    • Les groupes peuvent être le groupe dans lequel le connecteur est déployé ou ses sous-groupes.
    • Nous vous suggérons d'utiliser des diagrammes ou toute représentation visuelle de la hiérarchie de groupe pour créer la hiérarchie de groupe.
  2. Rédigez vos règles en utilisant la syntaxe décrite dans Principes de la Synchronisation avancée des groupes. Vous pouvez créer autant de règles que vous le souhaitez. Nous recommandons toutefois de rester aussi simple que possible.

La manière dont fonctionne la hiérarchie des groupes dans 360Learning (en quelques mots : les membres d’un groupe public sont également ajoutés à ses groupes parents), impose que chaque règle qui cible un groupe public ajoutera également des utilisateurs à ses groupes parents, jusqu’à ce qu’un groupe privé soit atteint.

Voici un exemple de représentation visuelle de hiérarchie des groupes.

mceclip0.png

Si vous souhaitez que l'équipe Professional Services vous aide à déterminer la meilleure hiérarchie qui reflète la culture de votre organisation, contactez votre CSP.

Étape 2 : Téléchargez le modèle de fichier de configuration

Pour télécharger le fichier de configuration avec le modèle d'assignation de groupe :

  1. Dans la barre de gauche, cliquez sur le groupe sur lequel le connecteur est activé.
  2. En haut à droite de la section principale, cliquez sur gear.svg Paramètres.
  3. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs.
  4. Sélectionnez le connecteur SIRH.
  5. Dans la section Gestion avancée des groupes, cliquez sur TÉLÉCHARGEZ LE MODÈLE.

Étape 3 : Modifiez le fichier de configuration

Le fichier de configuration est un fichier CSV qui utilise :

  • des séparateurs CSV pour séparer chaque champ de données. Le séparateur CSV par défaut dans le fichier modèle est une virgule ,
  • des séparateurs OR pour différencier les valeurs à l’intérieur d’un champ de données avec des conditions alternatives (logique « OR »). Le séparateur OR par défaut dans le fichier modèle est un point-virgule ;

Vous pouvez modifier les séparateurs CSV et OR de votre fichier de configuration pour vous assurer que l'opération d'importation ou d'exportation fonctionne comme vous le souhaitez. Par exemple, si vous disposez d'une valeur pouvant contenir une virgule, telle qu'une adresse, vous pouvez remplacer le séparateur CSV par un autre caractère.

Si vous utilisez une application de feuille de calcul pour modifier votre fichier de configuration, les séparateurs CSV de votre application dépendent des paramètres régionaux de votre ordinateur.

Le modèle de fichier de configuration contient les colonnes suivantes :

Colonne Obligatoire Description
groupId Oui L’ID du groupe cible dans 360Learning.
groupName Non Le nom du groupe cible dans 360Learning. Cette colonne n'est pas utilisée par le système, mais sert à identifier le groupe lorsque vous lisez le fichier.
key1 Oui Le nom du premier champ SIRH utilisé dans les conditions de la règle.
value1 Oui Les valeurs auxquelles le champ « key1 » doit correspondre pour que l'utilisateur soit assigné au groupe.
key2 Non Le nom du second champ SIRH utilisé dans les conditions de la règle.
value2 Non Les valeurs auxquelles le champ « key2 » doit correspondre pour que l'utilisateur soit assigné au groupe.
key3 Non Le nom du troisième champ SIRH utilisé dans les conditions de la règle.
value3 Non Les valeurs auxquelles le champ « key3 » doit correspondre pour que l'utilisateur soit assigné au groupe.

Pour modifier le fichier de configuration :

  1. Ouvrez le fichier de configuration de l'une des manières suivantes :
    • dans une application de feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets.
    • dans un éditeur de texte. Assurez-vous que votre éditeur crée des fichiers de texte brut. Le format de texte enrichi présente un formatage de texte susceptible de provoquer des erreurs d'importation.
  2. Dans la colonne « groupId », indiquez l’ID du groupe cible dans 360Learning (voir Trouver l’ID d’un groupe).
  3. Dans la colonne « groupName », entrez le nom du groupe dans 360Learning.
  4. Dans la colonne « key1 », entrez le nom du premier champ SIRH utilisé dans les conditions de la règle.
    • Cette colonne est sensible à la casse. Vérifiez que la valeur correspond exactement à la valeur indiquée dans votre connecteur SIRH. Par exemple, les applications de feuille de calcul comme Excel peuvent réduire les valeurs numériques précédées de 0.
  5. Dans la colonne « value1 », entrez le nom de la valeur pour le premier champ SIRH utilisé dans les conditions de la règle.
    • Vous pouvez ajouter plusieurs valeurs, séparées par votre séparateur OR. Assurez-vous de ne pas ajouter d'espacement supplémentaire entre les valeurs.
    • Cette colonne est sensible à la casse. Vérifiez que la valeur correspond exactement à la valeur indiquée dans votre connecteur SIRH. Par exemple, les applications de feuille de calcul comme Excel peuvent réduire les valeurs numériques précédées de 0.
  6. Si plusieurs conditions doivent être remplies pour que l'utilisateur soit affecté à un groupe (logique « AND » ), ajoutez autant de colonnes de paires key/value que nécessaire. Vous pouvez inclure jusqu'à 10 paires key/value dans votre fichier de configuration.
  7. Insérez une ligne par règle qui cible un groupe 360Learning.
  8. Répétez les pas 2 à 6 pour chaque ligne.

Exemples

Exemple simple

La règle suivante affecte tous les utilisateurs dont le champ titre est égal à RH au groupe Entreprise avec l'ID 624c5526204fc7207e603ea6.

groupId
groupName
key1
value1
624c5526204fc7207e603ea6
Entreprise
titre
RH

Exemple avec conditions cumulatives (AND)

La règle suivante comporte des conditions cumulatives (logique AND). Pour être affecté au groupe Bureau de New York, un utilisateur doit avoir un titre égal à RH et être situé à New York.

groupId groupName key1 value1 key2 value2
624c5526204fc7207e603ea5 Bureau de New York titre RH lieu New York

Exemple avec conditions alternatives (OR)

La règle suivante comporte des conditions alternatives (logique OR). Le séparateur OR est un point-virgule ;. Pour être affecté au groupe Entreprise, un utilisateur doit avoir un titre égal à RH ou Finance.

groupId
groupName
key1
value1
624c5526204fc7207e603ea6
Entreprise
titre
RH;Finance

Exemple avec conditions cumulatives (AND) et alternatives (OR)

La règle suivante combine à la fois des conditions cumulatives (logique AND) et des conditions alternatives (logique OR). Le séparateur OR est un point-virgule ;. Pour être affecté au groupe GroupeFR Managers, un utilisateur doit avoir être situé en France et avoir un titre égal soit à Responsable du Pays, soit à Responsable des Ventes.

groupId groupName key1 value1 key2 value2
624c5526204fc7207e603ea5 GroupeFR Managers lieu France titre Responsable du Pays;Responsable des Ventes

Conditions du fichier de configuration

Le fichier de configuration doit remplir les conditions suivantes :

  • Le fichier est un fichier CSV.
  • Le fichier est codé en UTF-8.
  • La taille du fichier est inférieure à 10 mégaoctets.
  • Le fichier comporte les en-têtes obligatoires.
  • Chaque règle cible un unique groupe dans 360Learning.
  • Les cellules du fichier de configuration ne contiennent pas de caractères, de tabulations ou d'espaces autres que les séparateurs OR. La plateforme peut les lire comme une nouvelle colonne et déplacer les informations que vous avez renseignées.
  • Les séparateurs CSV et OR de votre fichier de configuration correspondent aux séparateurs configurés dans le panneau d'administration du connecteur SIRH lors de l'Étape 4 : télécharger le fichier de configuration.

Étape 4 : Téléchargez le fichier de configuration

Une fois votre fichier de configuration prêt, téléchargez le fichier CSV pour attribuer des groupes aux utilisateurs synchronisés lors des exécutions suivantes du connecteur SIRH :

  1. Dans la barre de gauche, cliquez sur le groupe sur lequel le connecteur est activé.
  2. En haut à droite de la section principale, cliquez sur gear.svg Paramètres.
  3. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs.
  4. Sélectionnez le connecteur SIRH.
  5. Dans Gestion avancée des groupes, sélectionnez le séparateur CSV. Il s'agit du séparateur utilisé pour différencier les champs dans le fichier de configuration. Le séparateur CSV dans le panneau d'administrateur doit correspondre au séparateur CSV dans le fichier de configuration. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
    • virgule , (sélectionnée par défault)
    • point-virgule ;
    • tabulation
    • espace
  6. Sélectionnez le Séparateur OR logique. Il s'agit du séparateur utilisé pour différencier les valeurs à l'intérieur d'un champ qui doivent être liées par une logique « OR ». Le séparateur OR dans le panneau d'administrateur doit correspondre au séparateur OR dans le fichier de configuration. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
    • virgule ,
    • point-virgule ;(sélectionné par défault)
    • barre verticale |
    • trait d'union -
    • tiret bas _
  7. Facultatif : Activez ou désactivez le Provisionnement automatique du groupe d'intégration.
    • Lorsque le Provisionnement automatique du groupe d'intégration est actif, tous les utilisateurs qui correspondent à une règle dans le fichier de configuration sont également ajoutés au groupe dans lequel l'intégration est configurée. Si le groupe d'intégration n'est pas le groupe plateforme ou un groupe privé, le Provisionnement automatique du groupe d'intégration est actif par défaut et l'administrateur du connecteur ne peut pas le désactiver.
    • Lorsque le Provisionnement automatique du groupe d'intégration est inactif, les utilisateurs ne faisant pas partie d'un sous-groupe du groupe d'intégration sont supprimés du groupe d'intégration. Le paramètre Provisionnement automatique du groupe d'intégration ne peut être désactivé que si le groupe d’intégration est un groupe privé (le groupe plateforme est un groupe privé).
  8. Facultatif : Dans Groupe de replis, cliquez sur plus.svgAjouter un groupe (optionnel) pour sélectionner le groupe dans lequel les utilisateurs ne correspondant à aucune règle sont provisionnés. Si vous ne sélectionnez pas de groupe de replis, les utilisateurs ne correspondant à aucune règle ne sont pas ajoutés à la plateforme. Les éléments suivants peuvent être sélectionnés comme groupes de replis :
    • le groupe avec l'intégration SIRH
    • les sous-groupes du groupe avec l'intégration SIRH
  9. Cliquez sur upload.svgIMPORTER UN FICHIER DE CONFIGURATION.
  10. Glissez-déposez le fichier CSV dans la fenêtre, ou cliquez sur OU SÉLECTIONNEZ UN FICHIER et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.
  11. En bas à droite, cliquez sur IMPORTER.

Si le fichier téléchargé a le format correct et des valeurs valides :

  • Une notification affiche que le fichier a été téléchargé avec succès.
  • La configuration de la synchronisation avancée des groupes est mise à jour pour le connecteur SIRH.
  • Le panneau d'administrateur du connecteur SIRH affiche la date à laquelle le fichier de configuration a été mis à jour avec succès.
  • Le connecteur SIRH assigne les utilisateurs aux groupes selon le fichier de configuration lors de la synchronisation suivante.

Si le fichier de configuration contient des erreurs telles que des valeurs incorrectes ou un format de fichier incorrect, le panneau d'administrateur du connecteur SIRH affiche les erreurs et les avertissements. Pour plus d’informations sur les erreurs de configuration, consultez Erreurs et avertissements.

Mettre à jour le fichier de configuration

Mettez à jour la configuration liée au connecteur SIRH en téléchargeant le fichier de configuration CSV existant, en le modifiant et en téléchargeant la nouvelle configuration.

  1. Dans la barre de gauche, cliquez sur le groupe sur lequel le connecteur est activé.
  2. En haut à droite de la section principale, cliquez sur gear.svg Paramètres.
  3. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs.
  4. Sélectionnez le connecteur SIRH.
  5. Dans Gestion avancée des groupes cliquez sur download.svgTélécharger.
  6. Modifiez le fichier de configuration téléchargé. Pour plus d’informations, consultez Modifier le fichier de configuration.
  7. Cliquez sur upload.svgImporter.
  8. Glissez-déposez le fichier CSV dans la fenêtre, ou cliquez sur OU SÉLECTIONNEZ UN FICHIER et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.
  9. En bas à droite, cliquez sur IMPORTER.

Si le fichier de configuration est mis à jour avec succès, le panneau du connecteur SIRH affiche la dernière date à laquelle le fichier de configuration a été téléchargé.

Si le fichier de configuration contient des erreurs telles que des valeurs incorrectes ou un format de fichier incorrect, le panneau d'administrateur du connecteur SIRH affiche les erreurs et les avertissements. Pour plus d’informations sur les erreurs de configuration, consultez Erreurs et avertissements.

Supprimer le fichier de configuration

Supprimez le fichier CSV pour désactiver la configuration actuelle d'assignation de groupe.

  1. Dans la barre de gauche, cliquez sur le groupe sur lequel le connecteur est activé.
  2. En haut à droite de la section principale, cliquez sur gear.svg Paramètres.
  3. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs.
  4. Sélectionnez le connecteur SIRH.
  5. Dans Gestion avancée des groupes, cliquez sur bin.svgSupprimer.
  6. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur SUPPRIMER.

Lorsque vous supprimez le fichier de configuration, les règles de synchronisation de groupe avancée sont supprimées de la synchronisation de connecteur suivante.

Erreurs et avertissements

Le panneau administrateur du connecteur SIRH affiche les erreurs et les avertissements du fichier de configuration dans la section Gestion avancée des groupes, avec une ligne par erreur et avertissement.

Vous trouverez ci-dessous une liste des erreurs possibles dans le fichier de configuration et leur description.

Exemple de messages d'erreur

Description

Type de fichier incorrect

Le fichier ne peut pas être téléchargé. Le fichier doit être :

  • un fichier CSV
  • encodé en UTF-8

La ligne de règle 123 contient des valeurs non valides. Veuillez les corriger avant de télécharger à nouveau ce fichier.

Le fichier ne peut pas être téléchargé, car les champs obligatoires ont des valeurs vides ou incorrectes.

L'ID de groupe "001" n'est pas un ObjectId valide

Le « groupId » ne correspond pas à un groupe cible existant dans 360Learning. La synchronisation avancée des groupes ne crée pas de groupes dans 360Learning.

Le fichier de configuration est téléchargé avec quelques erreurs et les règles associées seront ignorées lors de la synchronisation du connecteur SIRH.

Aucune valeur pour le champ « key1 »

La valeur pour "value1" est manquante.

Le fichier de configuration est téléchargé avec quelques erreurs et les règles associées seront ignorées lors de la synchronisation du connecteur SIRH.

L'ID de groupe "001" n'est pas dans la portée d'intégration

Le groupe cible dans 360Learning n'est pas le groupe où le connecteur SIRH est déployé ni un sous-groupe.

Le fichier de configuration est téléchargé avec quelques erreurs et les règles associées seront ignorées lors de la synchronisation du connecteur SIRH.

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