Synchroniser des utilisateurs Workday avec 360Learning

Cette fonctionnalité nécessite la Solution HCM Connect. Contactez votre Account Manager pour en savoir plus.

Cette intégration vous permet d'effectuer les actions suivantes :

• Choisir le compte qui sera administrateur du connecteur.
• Choisir le groupe où les Workers (utilisateurs Workday) seront synchronisés dans 360Learning.
• Synchroniser des champs Workday spécifiques dans 360Learning.
• (optionnel) Synchroniser des champs Workday sous forme de champs personnalisés dans 360Learning.

Lors de son activation, l'intégration effectuera les actions suivantes :

• Ajouter les utilisateurs Workday synchronisés dans 360Learning, s’ils n’existaient pas déjà.
• Modifier les valeurs des champs synchronisés des utilisateurs dans 360Learning avec les valeurs de Workday.

L'intégration ne supprimera pas, ni ne synchronisera, les utilisateurs qui existent uniquement dans 360Learning.

Configurer l'intégration Workday

Étape 1 : configurez Workday

Pour que l'application puisse avoir un accès sécurisé aux Web Services Workday pour un tenant spécifique, la sécurité OAuth doit être configurée :

• Créer un utilisateur du système d’intégration
• Créer un groupe de sécurité pour le système d'intégration
• Inscrire le client API pour les integrations

Créer un utilisateur du système d’intégration

Un administrateur sécurité du tenant Workday cible doit suivre ces instructions afin de créer un utilisateur du système d'intégration destiné à sécuriser l'application.

1. Exécutez la tâche Create Integration System User et configurez un compte Workday pour l'intégration.
2. Entrez 360Learning_ISU en tant que nom d'utilisateur de l'utilisateur du système d’intégration 360 Learning.
3. Entrez un mot de passe. Vous n'avez pas besoin de l'enregistrer, vous pouvez le réinitialiser si besoin.
4. Sélectionnez la case à cocher Do Not Allow UI Sessions. Cette option empêche l'utilisateur du système d’intégration de se connecter via l'interface utilisateur.
5. Laissez les valeurs par défaut dans les fenêtres suivantes, puis cliquez sur OK.

Créer un groupe de sécurité pour le système d'intégration

Un administrateur sécurité du tenant Workday cible doit suivre ces instructions afin de créer un groupe de sécurité pour le système d'intégration destiné à sécuriser l'application.

1. Exécutez la tâche Create Security Group.
2. Dans la fenêtre Type of Tenanted Security Group, sélectionnez le type de groupe Integration System Security Group (Unconstrained).
3. Entrez 360Learning_ISSG en tant que nom du groupe de sécurité pour le système d'intégration 360Learning, puis cliquez sur OK.
4. Dans la fenêtre Integration System Users, sélectionnez 360Learning_ISU, puis cliquez sur OK.
5. Allez dans les Related Actions du groupe 360Learning_ISSG, puis sélectionnez Security Group → Maintain Domain Permissions for Security Group.
6. Dans la fenêtre Domain Security Policies permitting Get access, sélectionnez les domaines suivants : Job Information, Person Data: Personal Information, Worker Data: Public Worker Reports, Workday Usage Metrics.
7. Exécutez la tâche Activate Pending Security Policy Changes.
8. Décrivez vos modifications dans le champ Comment.
9. Cliquez sur Confirm, puis cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

Inscrire le client API pour les integrations

Un administrateur sécurité du tenant Workday cible doit suivre ces instructions afin d'inscrire le client API pour les integrations.

1. Exécutez la tâche Register API Client for Integrations.
2. Entrez le nom du client dans le champ Client Name.
3. Laisser le délai d'expiration du jeton d'actualisation, Refresh Token Timeout (in days), sur 0. Afin d'éviter l'expiration du jeton d'actualisation, la case Non-Expiring Refresh Tokens est sélectionnée par défaut dans Workday.
4. Dans la fenêtre Scope (Functional Areas), sélectionnez les zones fonctionnelles suivantes : Staffing, System, et Worker Profile and Skills.
5. Sélectionnez la case à cocher Include Workday Owned Scope.
6. Laissez le champ Restricted to IP Ranges vide.
7. Cliquez sur OK.
8. Copiez la clé secrète de client (Client Secret) avant de quitter la page, puis stockez-le en sécurité.

Workday génère les éléments suivants :

• Un client API pour les intégration avec un octroi du client de type "Octroi de code d’autorisation" et un jeton d’accès de type "porteur".
• Un Client ID unique
• Une clé secrète client (Client Secret)

Si vous perdez la clé secrète client, vous pouvez en générer une autre à l'aide de la tâche "Generate New API Client Secret."

Gérer les jetons d'actualisation du client API pour les intégrations

Gérez les jetons d'actualisation du client API pour les intégrations de comptes Workday.

1. Dans les actions liées du client API pour les intégrations, cliquez sur API Client → Manage Refresh Tokens for Integrations.
2. Dans la fenêtre, sélectionnez le compte Workday 360Learning_ISU.
3. Cliquez sur Generate New Refresh Token pour générer un nouveau jeton d'actualisation.
4. Cliquez sur OK.
5. Copiez le jeton d'actualisation avant de quitter la page, puis stockez-le en sécurité.

Si vous perdez le jeton d'actualisation, vous pouvez en générer un autre en suivant de nouveau les instructions ci-avant.

Étape 2 : demandez l'activation du connecteur Workday

Une fois que vous avez configuré Workday envoyez un email à votre Client Success Partner ou Solution Architect avec les informations suivantes :

• Nom de l'intégration : Workday
• Client ID : l'identifiant client généré à l'aide de la procédure "Inscrire le client API pour les integrations"
• Client secret : la clé secrète de client générée à l'aide de la procédure "Inscrire le client API pour les integrations"
• Jeton d'actualisation : le jeton d'actualisation généré à l'aide de la procédure "Gérer les jetons d'actualisation du client API pour les intégrations"
• Point de terminaison du jeton d'authentification : par exemple, https://{endpoint}/ccx/oauth2/{tenant}/token
• URL du Web Service SOAP Human Resources : par exemple, https://{endpoint}/ccx/service/{tenant}/Human_Resources/{version}
• Groupe 360Learning : identifiant du groupe synchronisé avec Workday
• Adresse email de l’administrateur 360Learning du connecteur : l’utilisateur qui sera l’administrateur du connecteur doit avoir des droits d’administrateur sur le groupe synchronisé.
• (Optional) Champs personnalisés : Si vous souhaitez synchroniser des champs Workday, indiquez le chemin XPath exact vers les champs retournés par l'API SOAP Workday Human Resources et le nom que vous souhaitez afficher dans 360Learning.

Une fois ces informations transmises, votre Solution Architect vous contactera pour compléter la configuration et mettre en place un scénario de test avec vous. Une fois la phase de test terminée, ils activeront l’intégration sur votre plateforme en production.

Étape 3 : testez l'intégration

Lorsque votre Solution Architect active le connecteur sur votre plateforme, il ou elle vous fournira une URL de test.

L'instance de test ne synchronise pas automatiquement les données depuis Workday vers 360Learning. Lors de la réalisation de vos tests, contactez votre Solution Architect afin qu'il ou elle lance manuellement les scripts de synchronisation.

Exemple :

• L’URL de votre plateforme de production est : myacademy.360learning.com
• Votre URL de test sera quelque chose comme : myacademy.360mocc.com:14532

Ce que vous devez également savoir sur l'instance de test :

• Aucune modification faite sur votre instance de production n’est reportée sur votre instance de test.
• Aucune modification faite sur votre instance de test n’est reportée sur votre instance de production.
• L’instance de test n’envoie aucun email.
• L’instance de test est temporaire. Si vous ne pouvez plus vous y connecter alors que vous souhaitez poursuivre les tests, contactez votre Solution Architect afin qu'il ou elle redémarre l'instance de test.

Suggestions de scénarios de test

Lors de la réalisation de vos tests, n'oubliez pas de contacter votre Solution Architect afin qu'il ou elle lance manuellement les scripts de synchronisation.

• Tous les Workers doivent être visibles en tant qu’apprenants dans votre groupe synchronisé.
• Les données issues de Workday ont été correctement copiées vers les champs 360Learning correspondants pour chaque utilisateur synchronisé.
• Si vous modifiez un utilisateur dans Workday, ses champs doivent être modifiés dans 360Learning après l’action de synchronisation.
• Si vous ajoutez un utilisateur dans Workday, il doit être créé dans 360Learning après l’action de synchronisation.
• Si vous supprimez un utilisateur dans Workday, il doit être supprimé de 360Learning après l’action de synchronisation.

Étape 4 : activez l’intégration Workday en production

Lorsque vous avez terminé tous vos tests, et êtes satisfait des résultats, vous pouvez demander à votre Solution Architect de déployer le connecteur sur votre plateforme de production.

Les utilisateurs synchronisés recevront une notification mail avec l’email qu’ils peuvent utiliser pour se connecter et un mot de passe temporaire qu’ils devront modifier lors de leur première connexion.

Plus d'informations sur l'intégration Workday

Données synchronisées par défaut

Par défaut, les champs utilisateur suivants de Workday sont synchronisés :

L’intégration synchronise uniquement les utilisateurs Workday "actifs", en se basant sur la valeur du champ Worker_Status_Data.

Si l'élément Preferred_Name_Data existe, nous utiliseront l'attribut Formatted Name et les éléments First_Name et Last_Name. Si l'élément Preferred_Name_Data n'existe pas, l'élément Legal_Name_Data sera utilisé.

Synchronisation des champs personnalisés (optionnel)

Champs Workday pris en charge

En plus des champs synchronisés par défaut, vous pouvez ajouter n’importe quel champ Workday retourné par l'API SOAP Workday Human Resources sous forme de champ personnalisé 360Learning :

• Reference
• Personal Data
• Employment Data
• Organization Data
• Role Data
• User Account Data

Ils s'afficheront en tant que champs personnalisés sur la plateforme 360Learning.

Informations supplémentaires concernant la synchronisation des champs personnalisés

• Il n'est pas nécessaire que les champs personnalisés existent dans la plateforme 360Learning avant la synchronisation. Les champs personnalisés seront créés lors de la synchronisation.
• Si un champ personnalisé synchronisé est enlevé du profil d’un utilisateur dans 360Learning mais pas dans Workday, il sera ajouté à nouveau à son profil lors de la prochaine synchronisation.
• Si un champ personnalisé synchronisé est supprimé de la plateforme dans 360Learning mais pas dans Workday, il sera recréé et ajouté à nouveau au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation.
• Si le titre d’un champ personnalisé synchronisé est renommé dans 360Learning, un nouveau champ personnalisé est créé et ajouté au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation. Le champ personnalisé renommé existe toujours dans 360Learning mais est enlevé de tous les utilisateurs synchronisés.
• Si un champ personnalisé non synchronisé est ajouté à un utilisateur synchronisé dans 360Learning, le champ personnalisé sera conservé sur le profil de l’utilisateur à la prochaine synchronisation.