Synchroniser des utilisateurs avec Personio

Mise à jour 1 février 2023 15:19

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité nécessite l’intégration Personio. Contactez votre Account Manager pour en savoir plus.
Les administrateurs plateforme peuvent configurer l’intégration, une fois qu’elle a été activée par votre Solution Architect.
La configuration est accessible uniquement depuis l’interface Web.

Vous pouvez synchroniser vos utilisateurs depuis Personio vers 360Learning. En particulier, vous pouvez :

choisir le compte qui sera administrateur du connecteur (les utilisateurs synchronisés seront considérés invités par cet utilisateur dans 360Learning) ;
choisir où les utilisateurs seront synchronisés dans 360Learning (le groupe plateforme, ou un groupe privé spécifique) ;
synchroniser des champs Personio spécifiques dans 360Learning ;
(optionnel) synchroniser des champs Personio sous forme de champs personnalisés dans 360Learning ;
(optionnel) synchroniser les utilisateurs dans une structure hiérarchique de groupes (au lieu de synchroniser tous les utilisateurs dans un groupe unique).

Lors de son activation, le connecteur effectuera les actions suivantes :

ajouter les utilisateurs Personio synchronisés dans 360Learning, s’ils n’existaient pas déjà ;
modifier les valeurs des champs synchronisés des utilisateurs dans 360Learning avec les valeurs de Personio.

💡 Le connecteur ne supprimera pas, ni ne synchronisera, les utilisateurs qui existent uniquement dans 360Learning.

Configuration de l’intégration

Avant de commencer à configurer l’intégration dans 360Learning, quelques étapes de préparation sont nécessaires.

Étape 1 : Générez les clés API Personio

Article Personio : Comment générer et gérer les identifiants API pour les données du personnel →

Tout d’abord, générez les clés API Personio avec les permissions API suivantes :

Employee data: Read only
Absence data: No access
Attendance data: No access
Documents: No access
Attendance data: No access
Documents: No access

Étape 2 : Contactez 360Learning

Après avoir généré les clés API Personio, contactez votre Client Success Partner ou Solution Architect 360Learning en leur fournissant les informations suivantes :

Nom de l’intégration : Personio.
Domaine Personio : L’adresse URL de votre application Personio.
Clés API Personio : Valeurs des champs client_id et client_Secret, générés à l’étape 1.
Identifiant du groupe synchronisé dans 360Learning : Comment récupérer l’identifiant d’un groupe →
Adresse email de l’administrateur du connecteur : L’utilisateur qui sera l’administrateur du connecteur doit avoir des droits d’administrateur sur le groupe synchronisé. Les utilisateurs synchronisés seront considérés invités par cet utilisateur dans 360Learning.
(optionnel) Champs personnalisés : Si vous souhaitez synchroniser des champs Personio dans des champs personnalisés 360Learning, indiquez pour chaque champ son nom API dans Personio, et le nom que vous souhaitez afficher dans 360Learning (il peut être différent de celui de Personio).
(optionnel) Structure de synchronisation des groupes : Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, contactez votre Solution Architect, qui organisera un atelier avec vous, afin de déterminer la meilleure hiérarchie pour représenter votre structure organisationnelle (article Personio en anglais). Les informations à indiquer seront :
- le nom API dans Personio des champs correspondant à chaque niveau dans la hiérarchie ;
- pour chaque champ, le niveau dans la hiérarchie des groupes ;
- pour chaque champ, les valeurs possibles.

Une fois ces informations transmises, votre Solution Architect vous contactera pour compléter la configuration et mettre en place un scénario de test avec vous. Une fois la phase de test terminée, ils activeront l’intégration sur votre plateforme en production.

Étape 3 : Testez l’intégration

Lorsque votre Solution Architect active le connecteur sur votre plateforme, il ou elle vous fournira une URL de test.

Exemple :

L’URL de votre plateforme de production est : myacademy.360learning.com
Votre URL de test sera quelque chose comme : myacademy.360mooc.com:14532

Cette instance de test est une copie de votre instance de production au moment où elle a été créée. Elle vit séparément de votre instance de production.

Aucune modification faite sur votre instance de production n’est reportée sur votre instance de test.
Aucune modification faite sur votre instance de test n’est reportée sur votre instance de production.
L’instance de test n’envoie aucun email.

L’instance de test est une plateforme de test et développement, et sera supprimée sans avertissement au bout de quelques jours. Si vous avez besoin d’une nouvelle instance de test, contactez votre Solution Architect.

La synchronisation des utilisateurs sur l’instance de test doivent être faits manuellement par votre Solution Architect ; elle ne possède pas de synchronisation quotidienne automatique.

Suggestions de scenarii de test

Tous les utilisateurs actifs de Personio doivent être visibles en tant qu’apprenants dans votre groupe synchronisé.
Vérifiez que tous les utilisateurs sont correctement ajoutés.
Si vous modifiez un utilisateur dans Personio, ses champs doivent être modifiés dans 360Learning après l’action de synchronisation.
Si vous ajoutez un utilisateur dans Personio, il doit être créé dans 360Learning après l’action de synchronisation.
Si vous supprimez un utilisateur dans Personio, il doit être supprimé de 360Learning après l’action de synchronisation.

Étape 4 : Activez l’intégration en production

Lorsque vous avez terminé tous vos tests, et êtes satisfait·e·s avec les réultats, vous pouvez demander à votre Solution Architect de déployer le connecteur sur votre plateforme de production.

Les utilisateurs synchronisés recevront une notification mail, avec :

l’email qu’ils peuvent utiliser pour se connecteur ;
un mot de passe temporaire, qu’ils devront modifier lors de leur première connexion.

Une fois l’intégration en production, les administrateurs plateforme peuvent l’activer sur des groupes spécifiques.

Dans la barre de gauche, cliquez sur un groupe
En haut à droite, cliquez sur Paramètres.
Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs → Gérer les connecteurs.
Cliquez sur Personio.
Vérifiez les informations d’API et cliquez sur METTRE EN PLACE LE CONNECTEUR.

Informations complémentaires

Champs synchronisés par défaut

Par défaut, les champs utilisateur suivants de Personio sont synchronisés :

💡 L’intégration synchronise uniquement les employés marqués en active, onboarding, ou leave dans Personio. Elle ne synchronisera pas les utilisateurs Personio marqués en inactive.

Nom du champ API Personio	Endroit où le champ est visible dans Personio	Nom du champ 360Learning correspondant
employee_id	Employee Information → Public Profile	External id
first_name	Employee Information → Public Profile	Prénom
last_name	Employee Information → Public Profile	Nom
email	Employee Information → Public Profile	Email
position	Employee Information → Public Profile	Titre / Fonction
supervisor	Employee Information → HR Information	Manager

Synchronisation des champs personnalisés (optionnel)

En plus des champs synchronisés par défaut, vous pouvez ajouter n’importe quel champ Personio sous forme de champs personnalisés 360Learning.

Identifiez le champ API Personio : Documentation API Personio → (en anglais)
Indiquez le nom que vous souhaitez afficher dans 360Learning (il peut être différent de celui de Personio).

Règles supplémentaires pour la synchronisation des champs personnalisés

Si un champ personnalisé synchronisé est enlevé du profil d’un utilisateur dans 360Learning, il sera ajouté à nouveau à son profil lors de la prochaine synchronisation.
Si un champ personnalisé synchronisé est supprimé de la plateforme dans 360Learning, il sera recréé et ajouté à nouveau au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation.
Si le titre d’un champ personnalisé synchronisé est renommé dans 360Learning, un nouveau champ personnalisé est créé et ajouté au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation (le champ personnalisé renommé existe toujours dans 360Learning, mais est enlevé de tous les utilisateurs synchronisés).
Si un champ personnalisé non synchronisé est ajouté à un utilisateur synchronisé dans 360Learning, le champ personnalisé sera conservé sur le profil de l’utilisateur à la prochaine synchronisation.

Structure de synchronisation des groupes (optionnel)

Par défaut, les utilisateurs Personio seront synchronisés dans un groupe unique de 360Learning. Vous pouvez choisir de les synchroniser dans une structure hiérarchique de groupes, en fonction de la valeur de leurs champs.

Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, contactez votre Solution Architect, qui organisera un atelier avec vous, afin de déterminer la meilleure hiérarchie pour représenter votre structure organisationnelle.

Dans l’exemple ci-dessus, la structure de groupes est :

(Top level : groupe synchronisé.)
Niveau 1 : location.
Niveau 2 : division.

Le connecteur ne crée aucun groupe. ; si les valeurs d’un utilisateur synchronisé ne correspondent à aucun groupe dans 360Learning, l’utilisateur est ajouté au groupe synchronisé (top level).

Si vous souhaitez activer la synchronisation par structure hiérarchique de groupes, notez les éléments suivants :

Le nom API dans Personio des champs correspondant à chaque niveau dans la hiérarchie.
- Dans l’exemple ci-dessus : location et division.
- Dans Personio, office et department sont deux exemples de noms de champs API.
Pour chaque champ, le niveau dans la hiérarchie des groupes.
- Dans l’exemple ci-dessus, location est niveau 1, et division est niveau 2.
- Dans Personio, office est niveau 1, et department est niveau 2.
Pour chaque champ, les valeurs possibles.
- Dans l’exemple ci-dessus, les valeurs possibles pour location sont New York et Paris, et les valeurs possibles pour division sont Marketing, Sales, et HR.
- Dans Personio, "Paris" et "New York" sont deux valeurs possibles du champ office, et "Support" et "HR" sont deux valeurs possibles du champ department.

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