Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
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Vous pouvez synchroniser vos utilisateurs Personio vers votre plateforme 360Learning. Cette intégration permet d'effectuer les actions suivantes :
- Choisir le compte qui sera administrateur du connecteur.
- Choisir le groupe où les utilisateurs Personio seront synchronisés dans 360Learning.
- Synchroniser des champs Personio spécifiques dans 360Learning.
- (optionnel) Synchroniser des champs Personio sous forme de champs personnalisés dans 360Learning.
- (optionnel) Synchroniser les utilisateurs dans une structure de groupes 360Learning dont la hiérarchie représente votre organigramme Personio.
Lors de son activation, l'intégration effectuera les actions suivantes :
- Ajouter les utilisateurs Personio synchronisés dans 360Learning, s’ils n’existaient pas déjà.
- Modifier les valeurs des champs synchronisés des utilisateurs dans 360Learning avec les valeurs de Personio.
💡 Le connecteur ne supprimera pas, ni ne synchronisera, les utilisateurs qui existent uniquement dans 360Learning.
Configurer l’intégration
Avant de commencer à configurer l’intégration dans 360Learning, quelques étapes de préparation sont nécessaires.
Étape 1 : générez les clés API Personio
💡 Article du centre d'aide Personio : Générer et gérer les identifiants API
Vous devez, tout d'abord, générer les clés API Personio avec les permissions API suivantes :
- Employee data: Read only
- Absence data: No access
- Attendance data: No access
- Documents: No access
- Attendance data: No access
- Documents: No access
Étape 2 : contactez 360Learning
Après avoir généré les clés API Personio, envoyez un email à votre CSP ou SA, avec les informations suivantes :
- Nom de l'intégration : Personio.
- Domaine Personio : l'adresse URL de votre application Personio.
- Clés API personio : valeurs des champs client_id, client_Secret.
- Identifiant du groupe 360Learning : n'indiquez que les identifiants des groupes que vous synchroniserez avec Personio.
- Adresse email de l’administrateur 360Learning du connecteur : l’utilisateur qui sera l’administrateur du connecteur doit avoir des droits d’administrateur sur le groupe synchronisé.
- (OPTIONNEL) Champs personnalisés : si vous souhaitez synchroniser des champs Personio dans des champs personnalisés 360Learning, indiquez pour chaque champ son nom dans l'API Personio et le nom que vous souhaitez afficher dans 360Learning.
- (OPTIONNEL) Structure de synchronisation des groupes : si vous souhaitez synchroniser vos utilisateurs dans une structure de groupes dont la hiérarchie est basée sur des champs Personio, indiquez sur le nom des champs de l'API Personio. Votre Solution Architect organisera un atelier avec vous afin de déterminer la meilleure hiérarchie pour représenter votre structure organisationnelle.
Une fois ces informations transmises, votre Solution Architect vous contactera pour compléter la configuration et mettre en place un scénario de test avec vous. Une fois la phase de test terminée, ils activeront l’intégration sur votre plateforme en production.
Étape 3 : testez l'intégration
Lorsque votre Solution Architect active le connecteur sur votre plateforme, il ou elle vous fournira une URL de test.
L'instance de test ne synchronise pas automatiquement les données depuis Personio vers 360Learning. Lors de la réalisation de vos tests, contactez votre Solution Architect afin qu'il ou elle lance manuellement les scripts de synchronisation.
Exemple :
- L’URL de votre plateforme de production est :
myacademy.360learning.com - Votre URL de test sera quelque chose comme :
myacademy.360mocc.com:14532
Ce que vous devez également savoir sur l'instance de test :
- Aucune modification faite sur votre instance de production n’est reportée sur votre instance de test.
- Aucune modification faite sur votre instance de test n’est reportée sur votre instance de production.
- L’instance de test n’envoie aucun email.
- L’instance de test est temporaire. Si vous ne pouvez plus vous y connecter alors que vous souhaitez poursuivre les tests, contactez votre Solution Architect afin qu'il ou elle redémarre l'instance de test.
Suggestions de scénarios de test
💡 Lors de la réalisation de vos tests, n'oubliez pas de contacter votre Solution Architect afin qu'il ou elle lance manuellement les scripts de synchronisation.
- Tous les utilisateurs actifs de Personio doivent être visibles en tant qu’apprenants dans vos groupes synchronisés.
- Les données issues de Personio ont été correctement copiées vers les champs 360Learning correspondants pour chaque utilisateur synchronisé.
- Si vous modifiez un utilisateur dans Personio, ses champs doivent être modifiés dans 360Learning après l’action de synchronisation.
- Si vous ajoutez un utilisateur dans Personio, il doit être créé dans 360Learning après l’action de synchronisation.
- Si vous supprimez un utilisateur dans Personio, il doit être supprimé de 360Learning après l’action de synchronisation.
Étape 4 : activez l’intégration en production
Lorsque vous avez terminé tous vos tests, et êtes satisfait des les résultats, vous pouvez demander à votre Solution Architect de déployer le connecteur sur votre plateforme de production.
Une fois l’intégration en production, les administrateurs plateforme peuvent l’activer sur des groupes spécifiques :
- Sur la page d'accueil, cliquez sur le groupe avec lequel vous synchronisez les données.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur ... → Paramètres.
- Dans la colonne de gauche, cliquez sur Connecteurs → Gérer les connecteurs.
- Cliquez sur Personio.
- Vérifiez les informations d’API et cliquez sur METTRE EN PLACE LE CONNECTEUR.
Les utilisateurs synchronisés recevront une notification mail avec l’email qu’ils peuvent utiliser pour se connecter et un mot de passe temporaire qu’ils devront modifier lors de leur première connexion.
Plus d'informations sur l'intégration Personio
Données synchronisées par défaut
Par défaut, les champs utilisateur suivants de Personio sont synchronisés :
💡 L’intégration synchronise uniquement les employés dont le statut est active, onboarding ou leave dans Personio. Elle ne synchronisera pas les utilisateurs Personio dont le statut est inactive.
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Endroit où le champ est visible dans Personio |
Nom du champ 360Learning |
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| employee_id | Employee Information → Public Profile | External id |
| first_name | Employee Information → Public Profile | Prénom |
| last_name | Employee Information → Public Profile | Nom |
| Employee Information → Public Profile | ||
| position | Employee Information → Public Profile | Titre / Fonction |
| supervisor | Employee Information → HR Information | Manager |
Synchronisation des champs personnalisés (optionnel)
En plus des champs synchronisés par défaut, vous pouvez ajouter n’importe quel champ de l'API Personio sous forme de champs personnalisés 360Learning.
Pour ajouter des champs supplémentaires, procédez comme suit :
- Identifiez le champ API Personio : documentation de l'API Personio (en anglais).
- Indiquez le nom que vous souhaitez afficher dans 360Learning.
Informations supplémentaires concernant la synchronisation des champs personnalisés :
- Si un champ personnalisé synchronisé est enlevé du profil d’un utilisateur dans 360Learning mais pas dans Personio, il sera ajouté à nouveau à son profil lors de la prochaine synchronisation.
- Si un champ personnalisé synchronisé est supprimé de la plateforme dans 360Learning mais pas dans Personio, il sera recréé et ajouté à nouveau au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation.
- Si le titre d’un champ personnalisé synchronisé est renommé dans 360Learning, un nouveau champ personnalisé est créé et ajouté au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation. Le champ personnalisé renommé existe toujours dans 360Learning mais est enlevé de tous les utilisateurs synchronisés.
- Si un champ personnalisé non synchronisé est ajouté à un utilisateur synchronisé dans 360Learning, le champ personnalisé sera conservé sur le profil de l’utilisateur à la prochaine synchronisation.
Structure de synchronisation des groupes (optionnel)
Par défaut, les utilisateurs Personio seront synchronisés dans un groupe unique de 360Learning. Vous pouvez choisir de les synchroniser dans une structure hiérarchique de groupes, en fonction de la valeur de leurs champs.
Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, contactez votre Solution Architect, qui organisera un atelier avec vous, afin de déterminer la meilleure hiérarchie pour représenter votre structure organisationnelle.
💡 Le connecteur ne crée aucun groupe. Si les valeurs des champs d’un utilisateur synchronisé ne correspondent à aucun groupe existant dans 360Learning, l’utilisateur est ajouté au groupe synchronisé du niveau le plus haut dans la hiérarchie des groupes.
Si vous souhaitez activer la synchronisation par structure hiérarchique de groupes, notez les éléments suivants :
- Le nom des champs de l'API Personio correspondant à chaque niveau dans la hiérarchie. (Dans l'exemple, office et department sont des noms de champs de l'API Personio.)
- Pour chaque champ, le niveau dans la hiérarchie des groupes. (Dans l'exemple, office est de niveau 1 et department est de niveau 2.)
- Pour chaque champ, les valeurs possibles. (Dans l’exemple, les valeurs possibles pour office sont New York et Paris. Les valeurs possibles pour department sont Support et HR.)
Dans l'exemple, quelle serait la structure de groupes dans 360Learning ?
- Top level : le groupe synchronisé
- Niveau 1 : office
- Niveau 2 : department