Synchronisez les utilisateurs depuis votre SIRH

  • Mise à jour

Cette fonctionnalité nécessite la Solution HCM Connect. Contactez votre Account Manager pour en savoir plus.

Vous pouvez synchroniser les utilisateurs depuis votre SIRH dans 360Learning, en important un fichier CSV contenant la valeur des champs utilisateur sur un serveur FTP dédié (que nous vous mettons à disposition).

Cette méthode offre plus de flexibilité qu’une intégration spécifique, et s’adapte à n’importe quel SIRH permettant l’export des champs utilisateur au format CSV (ou équivalent). Elle a notamment été validée pour Foederis, Hibob et Workday.

En particulier, vous pouvez :

  • synchroniser les champs du profil utilisateur 360Learning (email, prénom, nom, organisation, titre, langue, manager) ;
  • synchroniser n’importe quel champ du SIRH sous forme de champ personnalisé 360Learning ;
  • choisir l’endroit où les utilisateurs seront synchronisés (groupe plateforme, ou un groupe privé spécifique) ;
  • choisir l’administrateur du connecteur (les utilisateurs synchronisés seront considérés invités par cet utilisateur dans 360Learning) ;
  • synchronisec tous les utilisateurs du SIRH, ou uniquement un sous-ensemble ;
  • synchroniser les utilisateurs dans une structure hiérarchique de groupes (au lieu de synchroniser tous les utilisateurs dans un groupe unique).

Lors de son activation, le connecteur effectuera les actions suivantes :

  • ajouter ou modifier les utilisateurs dans 360Learning marqués comme Actifs dans le fichier CSV ;
  • supprimer dans 360Learning les utilisateurs marqués Inactifs dans le CSV.

Le connecteur ne supprimera pas, ni ne synchronisera, les utilisateurs qui existent uniquement dans 360Learning.

Une fois le connecteur configuré, il effectuera une synchronisation quotidienne, à 23h30 (CET) :

  • si un champ utilisateur possède une valeur différente dans 360Learning et le CSV, la valeur du CSV remplace celle de 360Learning ;
  • si un utilisateur est supprimé dans 360Learning (mais marqué comme actif dans le CSV), il sera recréé dans 360Learning.

La synchronisation est à sens unique. Le connecteur n’écrit aucune information dans votre SIRH.

Étape 1 : choisir le groupe synchronisé dans 360Learning

Vous pouvez synchroniser des utilisateurs dans 360Learning avec le groupe plateforme, ou un groupe privé spécifique. Les utilisateurs de votre SIRH seront ajoutés dans, et synchronisés avec, ce groupe uniquement.

Notez les éléments suivants :

Étape 2 : choisir l’administrateur du connecteur

L’administrateur du connecteur doit avoir des droits d'administrateur sur le groupe synchronisé.

Les utilisateurs synchronisés seront considérés invités par cet utilisateur dans 360Learning.

Notez les éléments suivants :

  • email de l'utilisateur avec les droits d'administrateur sur le groupe synchronisé.

Étape 3 : choisir si les nouveaux utilisateurs doivent recevoir une notification

Par défaut, les utilisateurs créés dans 360Learning suite à la synchronisation du fichier CSV recevront une notification mail, avec :

  • l'email qu'ils peuvent utiliser pour se connecteur ;
  • un mot de passe temporaire, qu'ils devront modifier lors de leur première connexion.

Vous pouvez choisir de désactiver cette notification mail, et gérer la communication à votre manière.

Notez les éléments suivants :

  • Création silencieuse d’utilisateurs :
    • false (valeur par défaut ; les utilisateurs recevront une notification mail lorsqu’ils sont créés dans 360Learning),
    • ou true (les utilisateurs ne recevront aucune notification lors de leur création).

Étape 4 : créer un fichier CSV avec les champs utilisateurs

Étape 4.1 : initialiser le fichier CSV

Créez un fichier CSV (en UTF-8) avec les colonnes suivantes :

  • uniqueId (clé primaire) : identifiant unique de l’utilisateur. Vous pouvez utiliser l’ID de votre SIRH — ou n’importe quelle autre valeur — tant qu’il s’agit d’une valeur unique et ne change pas au cours du temps. Cette valeur ne sera pas affichée dans 360Learning ; nous vous recommandons de garder un répertoire de ces valeurs pour chaque utilisateur, afin d’éviter les éventuels conflits plus tard.
  • status : si l’utilisateur doit être créé/modifié, ou supprimé. Il s’agit d’une indication pour le connecteur, et ne correspond à aucun champ 360Learning. Les valeurs possibles sont :
    • Active : l’utilisateur sera créé ou modifié avec les valeurs du fichier CSV.
    • N’importe quelle autre valeur : l’utilisateur sera supprimé de 360Learning.
  • email : adresse email de l’utilisateur.
    • Vous pouvez utiliser cette colonne pour modifier l’adresse email d’un utilisateur dans 360Learning (car la clé primaire est le uniqueId).

Étape 4.2 : ajouter les champs

Vous pouvez synchroniser les champs utilisateurs 360Learning suivants :

Ces champs sont optionnels. En particulier :

  • si vous les ajoutez comme colonnes au fichier CSV, les valeurs 360Learning seront écrasées par celles du fichier CSV (si les valeurs sont vides dans le CSV, les champs de 360Learning seront effacées) ;
  • si vous ne les ajoutez pas comme colonnes au fichier CSV, les champs correspondants dans 360Learning ne seront pas modifiés.

Pour synchroniser un champ, ajoutez-le comme entête de colonne au fichier CSV, et notez la correspondance entre le nom de l’entête et le titre du champ 360Learning. Nous recommandons les noms d’entête suivants pour la correspondance :

  • firstName (correspondant au champ 360Learning Prénom) ;
  • lastName (correspondant au champ 360Learning Nom) ;
  • organization (correspondant au champ 360Learning Organisation) ;
  • title (correspondant au champ 360Learning Titre / Fonction) ;
  • managerId (correspondant au champ 360Learning Manager).

Si vous utilisez un troisième champ pour le nom d’utilisateur (tel que Preferred name ou Nickname) dans votre SIRH, contactez votre Solution Architect pour qu’ils puissent adapter la correspondance.

Étape 4.3 : ajouter les champs personnalisés

En plus des champs synchronisés, vous pouvez ajouter n'importe quel champ de votre SIRH sous la forme d’un champ personnalisé sur un utilisateur 360Learning.

Le champ personnalisé dans 360Learning sera affiché au format nom_du_champ: valeur_du_champ (par exemple, si un champ est intitulé Location et qu'un utilisateur a la valeur Paris, le titre du champ personnalisé dans 360Learning sera Location, et la valeur du champ personnalisé sera Paris).

Pour synchroniser un champ sous la forme d’un champ personnalisé, ajoutez-le comme entête de colonne au fichier CSV, et notez la correspondance entre le nom_du_champ que vous souhaitez afficher dans le champ personnalisé 360Learning. Par exemple :

  • location (correspondant au champ personnalisé 360Learning Location) ;
  • department (correspondant au champ personnalisé 360Learning Department).

Régles supplémentaires pour la synchronisation des champs personnalisés

  • Si un champ personnalisé synchronisé est enlevé du profil d'un utilisateur dans 360Learning, il sera ajouté à nouveau à son profil lors de la prochaine synchronisation.
  • Si un champ personnalisé synchronisé est supprimé de la plateforme dans 360Learning, il sera recréé et ajouté à nouveau au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation.
  • Si le titre d’un champ personnalisé synchronisé est renommé dans 360Learning, un nouveau champ personnalisé est créé et ajouté au profil des utiliasteurs lors de la prochaine synchronisation (le champ personnalisé renommé existe toujours dans 360Learning, mais est enlevé de tous les utilisateurs synchronisés).
  • Si un champ personnalisé non synchronisé est ajouté à un utilisateur synchronisé dans 360Learning, le champ personnalisé sera conservé sur le profil de l'utilisateur à la prochaine synchronisation.

Étape 4.4 : remplir le CSV avec les données utilisateur

Une fois que votre fichier CSV posséde les colonnes nécessaires, vous pouvez le remplir avec les données utilisateur. Voici le détail du format requis pour chaque champ (vous pouvez télécharger un modèle ici).

  • uniqueId (clé primaire) : chaîne de caractères.
    • Rappel : cette valeur doit être unique et permanente pour chaque utilisateur.
  • status : « Active » (l’utilisateur sera créé ou modifié avec les valeurs du fichier CSV), ou n’importe quelle autre valeur (l’utilisateur sera supprimé dans 360Learning).
  • email : adresse email, en lettres minuscules.
  • firstName : chaîne de caractères.
  • lastName : chaîne de caractères.
  • organization : chaîne de caractères.
  • title : chaîne de caractères.
  • managerId : valeur du champ uniqueId d’un autre utilisateur.
  • language : chaîne de caractères.
    • Si votre SIRH le permet, utilisez les codes ISO 639-1. Sinon, utilisez des noms explicites pour chaque langue, et nous créerons la correspondance avec les valeurs autorisées dans 360Learning.
  • location (ou n’importe quel autre champ devant être synchronisé comme un champ personnalisé) : chaîne de caractères.

Étape 4.5 : définir une nomenclature pour le fichier CSV

Pour autoriser la modification du fichier CSV après son envoi sur le serveur FTP, nous traitons uniquement les fichiers qui ont un préfixe et une extension particulière.

Par défaut, le préfixe est hris, et l’extension est tsv (par exemple : hris-360learning.tsv).

Vous pouvez utiliser ces valeurs par défaut, ou définir d’autres valeurs.

Étape 5 (facultative) : choisir le filtre sur les utilisateurs SIRH

Par défaut, tous les utilisateurs dans le fichier CSV seront synchronisés avec le groupe de destination dans 360Learning.

Vous pouvez choisir de synchroniser uniquement certains utilisateurs, en fonction de la valeur de leurs champs dans le CSV.

Par exemple, vous pouvez synchroniser uniquement les utilisateurs avec la valeur Paris dans le champ Location. Dans l'exemple ci-dessous, uniquement Ada Lovelace et Annie Easley seront synchronisées :

uniqueId,status,email,firstName,lastName,location
0001,Active,ada@computer.org,Ada,Lovelace,Paris
0002,Active,karen@computer.org,Karen,Jones,London
0003,Active,annie@computer.org,Annie,Easley,Paris

Vous pouvez filtrer les utilisateurs sur plusieurs champs ; dans ce cas, les utilisateurs devront correspondre aux valeurs dans tous les champs choisis (règle logique AND).

Vous pouvez également filtrer les utilisateurs sur plusieurs valeurs d'un même champ ; dans ce cas, les utilisateurs devront correspondre à une valeur parmi celles choisies (règle logique OR).

Si vous souhaitez filtrer les utilisateurs, notez les éléments suivants :

  • pour chaque champ, le nom de l’entête de sa colonne dans le CSV ;
  • les valeurs acceptées pour chaque champ.

Étape 6 (facultative) : choisir la structure de synchronisation des groupes

Par défaut, les utilisateurs synchronisés seront ajoutés dans un groupe unique de 360Learning. Vous pouvez choisir de les synchroniser dans une structure hiérarchique de groupes, en fonction de la valeur de leurs champs.

Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, contactez votre Solution Architect, qui organisera un atelier avec vous, afin de déterminer la meilleure hiérarchie pour représenter votre structure organisationnelle.

Dans l'exemple ci-dessus, la structure de groupes est :

  • (Top level : groupe synchronisé.)
  • Niveau 1 : location.
  • Niveau 2 : division.

Le connecteur ne crée aucun groupe. Si les valeurs d'un utilisateur synchronisé ne correspondent à aucun groupe dans 360Learning, ou correspondent à plusieurs groupes, l'utilisateur est ajouté au groupe synchronisé (top level).

Si l’utilisateur est ajouté dans un groupe public avec le rôle d’apprenant, il sera également ajouté à tous les groupes de niveau supérieur avec le rôle d’apprenant, jusqu’au premier groupe privé rencontré (inclus). En savoir plus sur la hiérarchie des groupes →

Si vous souhaitez activer la synchronisation par structure hiérarchique de groupes, notez les éléments suivants :

  • pour chaque champ correspondant à un niveau dans la hiérarchie, le nom de l’entête de sa colonne dans le fichier CSV (dans l’exemple au-dessus : location et division) ;
  • pour chaque champ, son niveau dans la hiérarchie (dans l'exemple ci-dessus, location est niveau 1, et division est niveau 2) ;
  • pour chaque champ, les valeurs possibles (dans l'exemple ci-dessus, les valeurs possibles pour location sont New York et Paris, et les valeurs possibles pour division sont Marketing, Sales, et HR).

Étape 7 : demander l’activation du connecteur

Envoyez un email à votre CSP ou Solution Architect pour demander l'activation du connecteur SIRH, avec les éléments suivants :

Étape 8 : tester le connecteur

Lorsque votre Solution Architect active le connecteur sur votre plateforme, il ou elle vous fournira les éléments suivants :

  • l’URL d’une instance de test 360Learning.
    • Par exemple, si votre plateforme de production est myacademy.360learning.com, l’URL de votre instance de test sera quelque chose comme myacademy.360mooc.com:14532.
  • des identifiants de connexion SFTP :
    • une adresse hôte (host) ;
    • un login ;
    • un mot de passe.

Si vous préférez importer le CSV sur un serveur FTP que vous contrôlez, partagez-vous à la place des identifiants de votre choix.

Détails sur l’instance de test

Cette instance de test est une copie de votre instance de production au moment où elle a été créée. Elle vit séparément de votre instance de production.

  • Aucune modification faite sur votre instance de production n'est reportée sur votre instance de test.
  • Aucune modification faite sur votre instance de test n'est reportée sur votre instance de production.
  • Nous ne déployons aucune mise à jour produit sur les instances de test.
  • L'instance de test n'envoit aucun email.

L'instance de test est une plateforme de test et développement, et sera supprimée sans avertissement au bout de quelques jours. Si vous avez besoin d'une nouvelle instance de test, contactez votre Solution Architect.

La synchronisation des utilisateurs sur l'instance de test doivent être faits manuellement par votre Solution Architect ; elle ne possède pas de synchronisation quotidienne automatique.

Suggestions de scenarii de test

Les étapes recommandées pour tester la synchronisation sont :

  1. Créer le fichier CSV.
  2. Se connecter au serveur FTP (avec un client tel que FileZilla) en utilisant les identifiants que nous vous avons communiqués.
  3. Envoyer le fichier CSV sur le serveur.
  4. Demander à votre Solution Architect de lancer le script de synchronisation.
  5. Évaluer les modifications sur votre instance de test.

Voici une suggestion d’éléments à vérifier, pour l’évaluation de la synchronisation :

  • Tous les utilisateurs marqués comme actifs dans le CSV doivent être visibles en tant qu'apprenants dans votre groupe synchronisé.
  • Vérifiez que tous les utilisateurs sont correctement ajoutés.
  • Si vous modifiez un utilisateur dans le CSV, ses champs doivent être modifiés dans 360Learning après l'action de synchronisation.
  • Si vous ajoutez un utilisateur dans le CSV, il doit être créé dans 360Learning après l'action de synchronisation.
  • Si vous marquez un utilisateur comme Inactive dans le CSV, il doit être supprimé de 360Learning après l'action de synchronisation.

Rappel : sur l’instance de test, les synchronisations s’effectuent manuellement. Contactez votre Solution Architect à chaque fois que vous importez un nouveau fichier CSV sur le serveur FTP.

Étape 9 : déployer le connecteur en production

Lorsque vous avez terminé tous vos tests, et êtes satisfait·e·s des résultats, vous pouvez demander à votre Solution Architect de déployer le connecteur sur votre plateforme de production.

Vous pouvez importer plusieurs fichiers CSV sur le serveur FTP ; le connecteur les traitera l’un après l’autre, dans l’ordre chronologique de leur ajout au serveur.

Vous pouvez également recevoir une notification récapitulative après chaque synchronisation. Contactez votre Solution Architect pour définir la liste des destinataires de cet email.

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