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Synchroniser les utilisateurs depuis votre SIRH

  • Mise à jour

Cette fonctionnalité nécessite la Solution HCM Connect. Contactez votre Account Manager pour en savoir plus.

Vous pouvez synchroniser les utilisateurs depuis votre SIRH dans 360Learning, en important un fichier CSV contenant la valeur des champs utilisateur sur un serveur FTP dédié (que nous vous mettons à disposition).

Les fichiers CSV téléversés sur notre serveur SFTP sont supprimés après 30 jours.

Cette méthode offre plus de flexibilité qu’une intégration spécifique, et s’adapte à n’importe quel SIRH permettant l’export des champs utilisateur au format CSV. Elle a notamment été validée pour Foederis, Hibob, Skillup et Workday.

En particulier, vous pouvez :

synchroniser les champs du profil utilisateur 360Learning (email, prénom, nom, organisation, titre, langue, manager) ;

  • synchroniser n’importe quel champ du SIRH sous forme de champ du profil utilisateur 360Learning (email, prénom, nom, organisation, titre, langue, manager) ou de champ personnalisé 360Learning ;
  • choisir l’endroit où les utilisateurs seront synchronisés dans 360Learning (groupe plateforme, ou un groupe privé spécifique) ;
  • choisir l’administrateur du connecteur (les utilisateurs synchronisés seront considérés invités par cet utilisateur dans 360Learning) ;
  • synchroniser tous les utilisateurs du SIRH ou uniquement un sous-ensemble ;
  • synchroniser les utilisateurs dans une structure hiérarchique de groupes (au lieu de synchroniser tous les utilisateurs dans un groupe unique).

Lors de son activation, le connecteur effectuera les actions suivantes :

  • ajouter ou modifier les utilisateurs dans 360Learning marqués comme Actifs dans le fichier CSV ;
  • supprimer dans 360Learning les utilisateurs marqués Inactifs dans le CSV.

Le connecteur ne supprimera pas, ni ne synchronisera, les utilisateurs qui existent uniquement dans 360Learning.

Il s’agit d’une synchronisation à sens unique. Le connecteur n’écrit aucune information dans votre SIRH :

  • si un champ utilisateur possède une valeur différente dans 360Learning et le CSV, la valeur du CSV remplace celle de 360Learning ;
  • si un utilisateur est supprimé dans 360Learning (mais marqué comme actif dans le fichier CSV), il sera recréé dans 360Learning.

Une fois le connecteur configuré, il effectuera une synchronisation deux fois par jour :

  • 06 h 30, heure d'Europe centrale (UTC+1)
  • 23 h 30, heure d'Europe centrale (UTC+1)

L'heure de fin de la synchronisation dépend de la quantité de données synchronisées.

Étape 1 : choisissez le groupe synchronisé dans 360Learning

Vous pouvez ajouter/modifier des utilisateurs dans 360Learning avec le groupe plateforme, ou un groupe privé spécifique. Les utilisateurs de votre SIRH seront ajoutés dans, et synchronisés avec, ce groupe uniquement.

Notez les éléments suivants :

Étape 2 : choisissez l’administrateur du connecteur

L’administrateur du connecteur doit avoir des droits d'administrateur sur le groupe synchronisé.

Les utilisateurs synchronisés seront considérés invités par cet utilisateur dans 360Learning.

Notez les éléments suivants :

  • Email de l'utilisateur avec les droits d'administrateur sur le groupe synchronisé.

Étape 3 : choisissez si les nouveaux utilisateurs doivent recevoir une notification

Par défaut, les utilisateurs créés dans 360Learning suite à la synchronisation du fichier CSV recevront une notification mail, avec :

  • l'email qu'ils peuvent utiliser pour se connecter ;
  • un mot de passe temporaire qu’ils devront modifier lors de leur première connexion.

Vous pouvez choisir de désactiver cette notification mail et de gérer la communication à votre manière.

Notez les éléments suivants :

  • Création silencieuse d’utilisateurs :
    • false (valeur par défaut ; les utilisateurs recevront une notification mail lorsqu’ils sont créés dans 360Learning),
    • ou true (les utilisateurs ne recevront aucune notification lors de leur création).

Étape 4 : créez un fichier CSV avec les champs utilisateurs

Étape 4.1 : initialisez le fichier CSV

Créez un fichier CSV (en UTF-8) de la liste de vos utilisateurs, avec les colonnes suivantes :

  • uniqueId (clé primaire) : identifiant unique de l’utilisateur. Vous pouvez utiliser l’ID de votre SIRH (ou n’importe quelle autre valeur) tant qu’il s’agit d’une valeur unique et ne change pas au cours du temps. Cette valeur ne sera pas affichée dans 360Learning ; nous vous recommandons de garder un répertoire de ces valeurs pour chaque utilisateur afin d’éviter les éventuels conflits plus tard.
  • status : si l’utilisateur doit être créé/modifié ou supprimé. Il s’agit d’une indication pour le connecteur et ne correspond à aucun champ 360Learning. Les valeurs possibles sont les suivantes :
    • Active : l’utilisateur sera créé ou modifié avec les valeurs du fichier CSV.
    • N’importe quelle autre valeur : l’utilisateur sera supprimé de 360Learning.
  • email : adresse email de l’utilisateur.
    • Vous pouvez utiliser cette colonne pour modifier l’adresse email d’un utilisateur dans 360Learning (car la clé primaire est le uniqueId).

Assurez-vous que chaque utilisateur est listé une seule fois dans le fichier.

Étape 4.2 : ajoutez les champs

Vous pouvez synchroniser les champs utilisateurs 360Learning suivants :

Ces champs sont optionnels, en particulier dans les situations suivantes :

  • Si vous les ajoutez comme colonnes au fichier CSV, les valeurs 360Learning seront écrasées par celles du fichier CSV (si les valeurs sont vides dans le fichier CSV, les champs de 360Learning seront effacées).
  • Si vous ne les ajoutez pas comme colonnes au fichier CSV, les champs correspondants dans 360Learning ne seront pas modifiés.

Pour synchroniser un champ, ajoutez-le comme entête de colonne au fichier CSV, puis notez la correspondance entre le nom de l’entête et le titre du champ 360Learning. Nous recommandons les noms d’entête suivants pour la correspondance :

  • firstName (correspondant au champ 360Learning Prénom) ;
  • lastName (correspondant au champ 360Learning Nom) ;
  • organization (correspondant au champ 360Learning Organisation).
  • title (correspondant au champ 360Learning Titre / Fonction) ;
  • managerId (correspondant au champ 360Learning Manager).

Si vous utilisez un troisième champ pour le nom d’utilisateur (comme Preferred name ou Nickname) dans votre SIRH, contactez votre Solution Architect pour qu’il puisse adapter la correspondance.

Étape 4.3 : ajoutez les champs personnalisés

En plus des champs synchronisés, vous pouvez ajouter n'importe quel champ de votre SIRH sous la forme d’un champ personnalisé sur un utilisateur 360Learning.

Le champ personnalisé dans 360Learning sera affiché au format nom_du_champ: valeur_du_champ (par exemple, si un champ est intitulé Location et qu'un utilisateur a la valeur Paris, le titre du champ personnalisé dans 360Learning sera Location et la valeur du champ personnalisé sera Paris).

Il est possible d’ajouter une date en tant que champ personnalisé dans 360Learning. Gardez toutefois à l’esprit que les champs personnalisés sont du texte brut : cela implique qu’il n’est pas possible d’appliquer un format de date en particulier, ni ensuite filtrer par plage de date.

Pour synchroniser un champ sous la forme d’un champ personnalisé, ajoutez-le comme entête de colonne au fichier CSV, puis notez la correspondance entre le nom_du_champ que vous souhaitez afficher dans le champ personnalisé 360Learning. Par exemple :

  • location (correspondant au champ personnalisé 360Learning Location) ;
  • department (correspondant au champ personnalisé 360Learning Department).

Régles supplémentaires pour la synchronisation des champs personnalisés

  • Si un champ personnalisé synchronisé est enlevé du profil d'un utilisateur dans 360Learning, il sera ajouté à nouveau à son profil lors de la prochaine synchronisation.
  • Si un champ personnalisé synchronisé est supprimé de la plateforme dans 360Learning, il sera recréé et ajouté à nouveau au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation.
  • Si le titre d’un champ personnalisé synchronisé est renommé dans 360Learning, un nouveau champ personnalisé est créé et ajouté au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation (le champ personnalisé renommé existe toujours dans 360Learning mais est enlevé de tous les utilisateurs synchronisés).
  • Si un champ personnalisé non synchronisé est ajouté à un utilisateur synchronisé dans 360Learning, le champ personnalisé sera conservé sur le profil de l'utilisateur à la prochaine synchronisation.

Étape 4.4 : remplissez le CSV avec les données utilisateur

Une fois que votre fichier CSV contient les colonnes nécessaires, vous pouvez le remplir avec les données utilisateur. Voici le détail du format requis pour chaque champ (vous pouvez télécharger un modèle ici).

  • uniqueId (clé primaire) : chaîne de caractères.
    • Rappel : cette valeur doit être unique et permanente pour chaque utilisateur.
  • status : « Active » (l’utilisateur sera créé ou modifié avec les valeurs du fichier CSV) ou n’importe quelle autre valeur (l’utilisateur sera supprimé dans 360Learning).
  • email : adresse email, en lettres minuscules.
  • firstName : chaîne de caractères.
  • lastName : chaîne de caractères.
  • organization : chaîne de caractères.
  • title : chaîne de caractères.
  • managerId : valeur du champ uniqueId d’un autre utilisateur.
  • language : chaîne de caractères.
    • Si votre SIRH le permet, utilisez les codes ISO 639-1. Sinon, utilisez des noms explicites pour chaque langue, et nous créerons la correspondance avec les valeurs autorisées dans 360Learning.
    • Vous pouvez consulter la liste des langues disponibles dans notre article Modifier la langue de la plateforme.
  • location (ou n’importe quel autre champ devant être synchronisé comme un champ personnalisé) : chaîne de caractères.

Étape 4.5 : définissez une nomenclature pour le fichier CSV

Pour autoriser la modification du fichier CSV après son envoi sur le serveur FTP, nous traitons uniquement les fichiers qui ont un préfixe et une extension en particulier.

Par défaut, le préfixe est hris, et l’extension est tsv (par exemple, hris-360learning.tsv).

Vous pouvez utiliser ces valeurs par défaut, ou définir d’autres valeurs.

Étape 5 (facultative) : choisissez le filtre sur les utilisateurs SIRH

Par défaut, tous les utilisateurs dans le fichier CSV seront synchronisés avec le groupe de destination dans 360Learning.

Vous pouvez choisir de synchroniser uniquement certains utilisateurs, en fonction de la valeur de leurs champs dans le CSV.

Par exemple, vous pouvez synchroniser uniquement les utilisateurs avec la valeur Paris dans le champ Location. Dans l'exemple ci-dessous, uniquement Ada Lovelace et Annie Easley seront synchronisées :

uniqueId,status,email,firstName,lastName,location
0001,Active,ada@computer.org,Ada,Lovelace,Paris
0002,Active,karen@computer.org,Karen,Jones,London
0003,Active,annie@computer.org,Annie,Easley,Paris

Vous pouvez filtrer les utilisateurs sur plusieurs champs. Dans ce cas, les utilisateurs devront correspondre aux valeurs dans tous les champs choisis (et non un seul).

Vous pouvez également filtrer les utilisateurs sur plusieurs valeurs d'un même champ. Dans ce cas, les utilisateurs devront correspondre à l'une valeur parmi celles choisies.

Si vous souhaitez filtrer les utilisateurs, notez les éléments suivants :

  • pour chaque champ, le nom de l’entête de sa colonne dans le CSV ;
  • les valeurs acceptées pour chaque champ.

Étape 6 (facultative) : choisissez la structure de synchronisation des groupes

Par défaut, les utilisateurs synchronisés avec votre SIRH seront ajoutés comme apprenants dans un groupe unique dans 360Learning. Avec la synchronisation avancée des groupes, vous pouvez les synchroniser dans n’importe quels groupes de 360Learning, en fonction des valeurs des champs de votre SIRH.

Pour plus d'information, voir notre article sur la synchronisation avancée des groupes.

Étape 7 : demandez l'activation du connecteur

Envoyez un email à votre CSP ou Solution Architect pour demander l'activation du connecteur SIRH, avec les éléments suivants :

Étape 8 : testez le connecteur

Lorsque votre Solution Architect active le connecteur sur votre plateforme, il ou elle vous fournira les éléments suivants :

  • l’URL d’une instance de test 360Learning.
    • Par exemple, si votre plateforme de production est myacademy.360learning.com, l’URL de votre instance de test sera quelque chose comme myacademy.360mooc.com:14532.
  • des identifiants de connexion SFTP :
    • une adresse hôte (host) ;
    • un login ;
    • un mot de passe.

Si vous préférez importer le CSV sur un serveur FTP que vous contrôlez, partagez-vous à la place des identifiants de votre choix.

Détails sur l’instance de test

Cette instance de test est une copie de votre instance de production au moment où elle a été créée. Elle vit séparément de votre instance de production.

  • Aucune modification faite sur votre instance de production n'est reportée sur votre instance de test.
  • Aucune modification faite sur votre instance de test n'est reportée sur votre instance de production.
  • Nous ne déployons aucune mise à jour produit sur les instances de test.
  • L'instance de test n'envoit aucun email.

L'instance de test est une plateforme de test et développement, et sera supprimée sans avertissement au bout de quelques jours. Si vous avez besoin d'une nouvelle instance de test, contactez votre Solution Architect.

La synchronisation des utilisateurs sur l'instance de test doivent être faits manuellement par votre Solution Architect ; elle ne possède pas de synchronisation quotidienne automatique.

Suggestions de scénarios de test

Les étapes recommandées pour tester la synchronisation sont :

  1. Créer le fichier CSV.
  2. Se connecter au serveur FTP (avec un client tel que FileZilla) en utilisant les identifiants que nous vous avons communiqués.
  3. Envoyer le fichier CSV sur le serveur.
  4. Demander à votre Solution Architect de lancer le script de synchronisation.
  5. Évaluer les modifications sur votre instance de test.

Voici une suggestion d’éléments à vérifier, pour l’évaluation de la synchronisation :

  • Tous les utilisateurs marqués comme actifs dans le fichier CSV doivent être visibles en tant qu'apprenants dans votre groupe synchronisé.
  • Vérifiez que tous les utilisateurs sont correctement ajoutés.
  • Si vous modifiez un utilisateur dans le CSV, ses champs doivent être modifiés dans 360Learning après l'action de synchronisation.
  • Si vous ajoutez un utilisateur dans le CSV, il doit être créé dans 360Learning après l'action de synchronisation.
  • Si vous marquez un utilisateur comme Inactive (ou toute autre valeur que Active) dans le fichier CSV, il doit être supprimé de 360Learning après l'action de synchronisation.

Rappel : sur l’instance de test, les synchronisations s’effectuent manuellement. Contactez votre Solution Architect à chaque fois que vous importez un nouveau fichier CSV sur le serveur FTP.

Étape 9 : déployez le connecteur en production

Lorsque vous avez terminé tous vos tests, et êtes satisfait des résultats, vous pouvez demander à votre Solution Architect de déployer le connecteur sur votre plateforme de production.

Vous pouvez importer plusieurs fichiers CSV sur le serveur FTP ; le connecteur les traitera l’un après l’autre, dans l’ordre chronologique de leur ajout au serveur.

Une fois activé, les paramètres du connecteur apparaîtront dans la section Connecteurs des paramètres du groupe synchronisé.

Pour voir les résultats de la synchronisation quotidienne du connecteur SIRH et télécharger les rapports de logs, voir Suivre les résultats de la synchronisation du connecteur SIRH.

Vous pouvez également recevoir une notification récapitulative après chaque synchronisation. Contactez votre Solution Architect pour définir la liste des destinataires de cet email.

Visitez notre blog pour plus de ressources sur le Collaborative Learning.

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