Configurer l’intégration avec BambooHR

  • Mise à jour

Vous pouvez synchroniser des utilisateurs de BambooHR vers 360Learning. En particulier, vous pouvez :

  • choisir où les utilisateurs seront synchronisés dans 360Learning (le groupe plateforme, ou un groupe privé spécifique) ;
  • choisir le compte qui sera administrateur du connecteur (les utilisateurs synchronisés seront considérés invités par cet utilisateur dans 360Learning) ;
  • synchroniser tous les utilisateurs BambooHR, ou uniquement un sous-ensemble ;
  • synchroniser des champs BambooHR personnalisés sous forme de labels dans 360Learning ;
  • synchroniser les utilisateurs dans une structure hiérarchique de groupes (au lieu de synchroniser tous les utilisateurs dans un groupe unique).

Lors de son activation, le connecteur effectuera les actions suivantes :

  • ajouter les utilisateurs BambooHR synchronisés dans 360Learning, s’ils n’existaient pas déjà ;
  • modifier les valeurs des champs synchronisés des utilisateurs dans 360Learning avec les valeurs de BambooHR.

Le connecteur ne supprimera pas, ni ne synchronisera, les utilisateurs qui existent uniquement dans 360Learning.

Par défaut, les champs utilisateur suivants sont synchronisés :

Nom du champ API dans BambooHR Endroit où le champ est visible dans BambooHR Nom du champ dans 360Learning
workEmail (clé primaire) Personal > Contact > Work Email Email
firstName Personal > Basic Information > First Name Prénom
lastName Personal > Basic Information > Last Name Nom
workPhone Personal > Contact > Work Phone Téléphone
jobTitle Job > Job Information > Job Title Titre / Fonction
linkedin Personal > Social Links > LinkedIn URL LinkedIn
supervisor Job > Job Information > Reports To Manager

Une fois le connecteur configuré, il effectuera une synchronisation quotidienne, à minuit :

  • si un utilisateur synchronisé possède un champ avec une valeur différente dans 360Learning et BambooHR, la valeur de BambooHR remplacera celle de 360Learning ;
  • si un utilisateur synchronisé est supprimé dans BambooHR, il sera supprimé dans 360Learning ;
  • si un utilisateur synchronisé est supprimé dans 360Learning (mais pas dans BambooHR), il sera recréé dans 360Learning. 

Il s’agit d’une synchronisation à sens unique (BambooHR → 360Learning). Le connecteur n’écrit aucune information dans BambooHR.

Étap 1 : choisir le groupe synchronisé dans 360Learning

Vous pouvez synchroniser des utilisateurs dans 360Learning avec le groupe plateforme, ou un groupe privé spécifique. Les utilisateurs BambooHR seront ajoutés dans, et synchronisés avec, ce groupe uniquement.

Notez les éléments suivants :

Étape 2 : choisir l’administrateur du connecteur

L’utilisateur qui sera l’administrateur du connecteur doit avoir des droits d’administrateur sur le groupe synchronisé.

Les utilisateurs synchronisés seront considérés invités par cet utilisateur dans 360Learning.

Notez les éléments suivants :

  • email de l’utilisateur avec les droits d’administrateur sur le groupe synchronisé.

Étape 3 (facultative) : choisir le filtre sur les utilisateurs BambooHR

Par défaut, tous les utilisateurs du directory de BambooHR seront synchronisés avec le groupe choisi à l’étape 1 dans 360Learning.

Vous pouvez choisir de synchroniser uniquement certains utilisateurs de BambooHR, en fonction de la valeur de leurs champs.

Par exemple, vous pouvez synchroniser uniquement les utilisateurs avec la valeur Paris dans le champ Location. Dans l’exemple ci-dessous, uniquement Ada Lovelace et Annie Easley seront synchronisées :

{
	"name": "Ada Lovelace",
	"location": "Paris"
}
{
	"name": "Karen Jones",
	"location": "London"
}
{
	"name": "Annie Easley",
	"location": "Paris"
}

Vous pouvez filtrer les utilisateurs sur plusieurs champs ; dans ce cas, les utilisateurs devront correspondre aux valeurs dans tous les champs choisis (règle logique AND).

Vous pouvez également filtrer les utilisateurs sur plusieurs valeurs d’un même champ ; dans ce cas, les utilisateurs devront correspondre à une valeur parmi celles choisies (règle logique OR).

Si vous souhaitez filtrer les utilisateurs, notez les éléments suivants :

Étape 4 (facultative) : choisir des labels

En plus des champs synchronisés par défaut, vous pouvez ajouter n’importe quel champ BambooHR (standard ou personnalisé) sous forme de label 360Learning, tant que ce champ est accessible par son ID via l’API BambooHR. Vous pouvez voir la liste complète des éléments accessibles pour votre plateforme avec la route API suivante :

  • https://api.bamboohr.com/api/gateway.php/mycompany/v1/meta/fields

Remplacez mycompany par le vrai nom de votre plateforme dans l’URL https://mycompany.bamboohr.com/.

Le label dans 360Learning sera affiché au format nom_du_champ: valeur_du_champ (par exemple, si un champ est intitulé Location et qu’un utilisateur a la valeur Paris, le label 360Learning s’appellera Location: Paris).

Si vous souhaitez synchroniser des champs sous forme de label, notez les éléments suivants :

  • pour chaque champ, son nom API dans BambooHR ;
  • pour chaque champ, le nom que vous souhaitez afficher dans 360Learning (il peut être différent de celui de BambooHR).

Régles supplémentaires pour la synchronisation des labels

  • Si un label synchronisé est enlevé du profil d’un utilisateur dans 360Learning, il sera ajouté à nouveau à son profil lors de la prochaine synchronisation.
  • Si un label synchronisé est supprimé de la plateforme dans 360Learning, il sera recréé et ajouté à nouveau au profil des utilisateurs lors de la prochaine synchronisation.
  • Si un label synchronisé est renommé dans 360Learning, un nouveau label est créé et ajouté au profil des utiliasteurs lors de la prochaine synchronisation (le label renommé existe toujours dans 360Learning, mais est enlevé de tous les utilisateurs synchronisés).
  • Si un label non synchronisé est ajouté à un utilisateur synchronisé dans 360Learning, le label sera conservé sur le profil de l’utilisateur à la prochaine synchronisation.

Étape 5 (facultative) : choisir la structure de synchronisation des groupes

Par défaut, les utilisateurs BambooHR seront synchronisés dans un groupe unique de 360Learning. Vous pouvez choisir de les synchroniser dans une structure hiérarchique de groupes, en fonction de la valeur de leurs champs.

Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, contactez votre Solution Architect, qui organisera un atelier avec vous, afin de déterminer la meilleure hiérarchie pour représenter votre structure organisationnelle.

mceclip0.png

Dans l’exemple ci-dessus, la structure de groupes est :

  • (Top level : groupe synchronisé.)
  • Niveau 1 : location.
  • Niveau 2 : division.

Le connecteur ne crée aucun groupe. ; si les valeurs d’un utilisateur synchronisé ne correspondent à aucun groupe dans 360Learning, l’utilisateur est ajouté au groupe synchronisé (top level).

Si vous souhaitez activer la synchronisation par structure hiérarchique de groupes, notez les éléments suivants :

  • le nom API dans BambooHR des champs correspondant à chaque niveau dans la hiérarchie (dans l’exemple ci-dessus : location et division) ;
  • pour chaque champ, le niveau dans la hiérarchie des groupes (dans l’exemple ci-dessus, location est niveau 1, et division est niveau 2) ;
  • pour chaque champ, les valeurs possibles (dans l’exemple ci-dessus, les valeurs possibles pour location sont New York et Paris, et les valeurs possibles pour division sont Marketing, Sales, et HR).

Étape 6 : demander l’activation du connecteur BambooHR

Envoyez un email à votre CSP ou Solution Architect pour demander l’activation du connecteur BambooHR, avec les éléments suivants :

Étape 7 : tester le connecteur

Lorsque votre Solution Architect active le connecteur sur votre plateforme, il ou elle vous fournira une URL de test.

Exemple :

  • L’URL de votre plateforme de production est : myacademy.360learning.com
  • Votre URL de test sera quelque chose comme : myacademy.360mooc.com:14532

Cette instance de test est une copie de votre instance de production au moment où elle a été créée. Elle vit séparément de votre instance de production.

  • Aucune modification faite sur votre instance de production n’est reportée sur votre instance de test.
  • Aucune modification faite sur votre instance de test n’est reportée sur votre instance de production.
  • L’instance de test n’envoit aucun email.

L’instance de test est une plateforme de test et développement, et sera supprimée sans avertissement au bout de quelques jours. Si vous avez besoin d’une nouvelle instance de test, contactez votre Solution Architect.

La synchronisation des utilisateurs sur l’instance de test doivent être faits manuellement par votre Solution Architect ; elle ne possède pas de synchronisation quotidienne automatique.

Suggestions de scenarii de test

  • Tous les utilisateurs actifs de BambooHR doivent être visibles en tant qu’apprenants dans votre groupe synchronisé.
  • Vérifiez que tous les utilisateurs sont correctement ajoutés.
  • Si vous modifiez un utilisateur dans BambooHR, ses champs doivent être modifiés dans 360Learning après l’action de synchronisation.
  • Si vous ajoutez un utilisateur dans BambooHR, il doit être créé dans 360Learning après l’action de synchronisation.
  • Si vous supprimez un utilisateur dans BambooHR, il doit être supprimé de 360Learning après l’action de synchronisation.

Étape 8 : déployer le connecteur BambooHR en production

Lorsque vous avez terminé tous vos tests, et êtes satisfait·e·s avec les réultats, vous pouvez demander à votre Solution Architect de déployer le connecteur sur votre plateforme de production.

Les utilisateurs synchronisés recevront une notification mail, avec :

  • l’email qu’ils peuvent utiliser pour se connecteur ;
  • un mot de passe temporaire, qu’ils devront modifier lors de leur première connexion.
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