Ajouter un créneau de Classe dans une session de parcours

Les Classes sont des événements synchrones des parcours. Elles peuvent être virtuelles ou présentielles, et déclinées en plusieurs créneaux.

Inviter des apprenants à une Classe nécessite trois étapes :

• Ajouter un bloc Classe dans un parcours, qui aborde :
  • l’ajout d’un bloc Classe à un modèle de parcours ;
  • l’ajout de messages et pièces jointes par défaut au bloc Classe pour toutes les sessions.
• Ajouter un créneau Classe dans une session (article actuel), qui aborde :
  • la création et configuration d’un créneau Classe virtuel ou présentiel ;
  • la création de créneaux supplémentaires ;
  • la gestion des dates pour chaque créneau ;
  • l’ajout de formateurs ;
  • l’ajout de messages et pièces jointes spécifiques au créneau.
• Inscrire les apprenants à des créneaux de Classe, qui aborde :
  • l’inscription des apprenants aux créneaux ;
  • la désinscription des apprenants des créneaux ;
  • le changement de créneaux pour les apprenants ;
  • l’autorisation pour les apprenants de s’inscrire eux-mêmes aux créneaux.

Nous utiliserons le terme « bloc Classe » pour indiquer l’événement Classe dans un modèle de parcours, et le terme « créneau de Classe » pour indiquer l’événement Classe dans une session de parcours.

Une fois le modèle de parcours créé avec un bloc Classe, les sessions sont créées avec un créneau de Classe par défaut.

Ajouter un créneau de Classe virtuel

Nous n'hébergeons pas de réunion en ligne sur la plateforme. Pour utiliser ce créneau de Classe, il est nécessaire d'avoir préalablement créé une réunion dans un outil dédié (par exemple : GoToWebinar, AnyMeeting, Webex, Zoom, etc.). Si vous avez la Solution Live Training, vous pouvez vous intégrer avec Zoom.

Lors de la création d’une session de parcours avec un créneau de Classe :

1. Dans le créneau de Classe, sélectionnez une Date de début et Date de fin.
   • Pour modifier la zone horaire, cliquez sur la valeur à droite de Fuseau horaire et sélectionnez la nouvelle zone horaire (uniquement pour l’édition ; les utilisateurs verront la date et heure dans leur propre zone horaire). Si vous prévoyez d’inviter des apprenants dans des zones horaires différentes, en savoir plus sur la gestion des fuseaux horaires.
   • Le champ Durée rapportée est automatiquement calculé comme la différence entre la date de début et de fin si elle est inférieure à 4 heures, ou le nombre de jours multiplié par 7 heures si elle est supérieure (les weekends sont compris dans le calcul). Vous pouvez cliquer sur le champ pour le modifier manuellement.
2. Dans Emplacement, sélectionnez Virtuelle.
3. Dans URL, entrez le lien de la réunion.
   • Le lien sera visible uniquement des utilisateurs inscrits, dans la page d’accueil de la session. Les référents de session et administrateurs peuvent accéder au lien dans la page de paramètres de la session.

Une fois la session de parcours créée, les utilisateurs inscrits reçoivent deux notifications :

• une heure avant le début de la Classe virtuelle ;
• quelques minutes avant le début de la Classe virtuelle.

La durée affichée du créneau de Classe est la différence entre la date de début et la date de fin. Si la durée est inférieure à 24 heures, nous affichons le nombre d'heures (arrondi à l'unité supérieure). Si la durée est supérieure à 24 heures, nous affichons le nombre de jours (arrondi à l'unité supérieure).

Ajouter un créneau de Classe présentiel

Lors de la création d’une session de parcours avec un créneau de Classe :

1. Dans le créneau de Classe, sélectionnez une Date de début et Date de fin.
   • Si vous prévoyez d’inviter des apprenants dans des zones horaires différentes, voir En savoir plus sur la gestion des fuseaux horaires.
   • Le champ Durée rapportée est automatiquement calculé comme la différence entre la date de début et de fin si elle est inférieure à 4 heures, ou le nombre de jours multiplié par 7 heures si elle est supérieure (les weekends sont compris dans le calcul). Vous pouvez cliquer sur le champ pour le modifier manuellement.
2. Dans Emplacement, sélectionnez Présentiel.
3. Dans Adresse, entrez l’adresse physique du lieu de la réunion.

Après la création de la session de parcours, les utilisateurs inscrits reçoivent une notification un jour avant le début du créneau de Classe présentiel.

La durée affichée du créneau de Classe est la différence entre la date de début et la date de fin. Si la durée est inférieure à 24 heures, nous affichons le nombre d'heures (arrondi à l'unité supérieure). Si la durée est supérieure à 24 heures, nous affichons le nombre de jours (arrondi à l'unité supérieure).

Définir une capacité maximum de sièges dans un créneau de Classe

Les référents de session peuvent limiter le nombre de personnes inscrites à un créneau de Classe. Si tous les créneaux de Classe pour la session sont complets, les apprenants peuvent toujours s’inscrire (ou être inscrits) à la session de parcours, mais ne pourront pas participer au créneau de Classe.

Ce champ est optionnel. Laissez le champ vide (ou à 0) si vous ne souhaitez pas définir de nombre maximum de participants.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Sessions de parcours.
2. À droite du nom d’une session, cliquez sur  Éditer.
3. En haut à droite du créneau de Classe, cliquez sur … → Éditer.
4. Dans le champ Capacité, entrez un nombre.
5. Cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter des créneaux de Classe supplémentaires

Une fois la session publiée, les référents de session peuvent ajouter d’autres créneaux pour la Classe.

Les plateformes avec la Solution Live Training peuvent ajouter un nombre illimité de créneaux. Les autres plateformes peuvent ajouter jusqu’à deux créneaux.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Sessions de parcours.
2. À droite du nom d’une session, cliquez sur  Éditer.
3. En bas à droite du créneau de Classe, cliquez sur AJOUTER UN CRÉNEAU.
4. Entrez une date de début et de fin, et une URL (si la Classe est virtuelle) ou une adresse (si la Classe est présentielle).
5. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Modifier un créneau de Classe

Les référents de session peuvent modifier le titre, la date de début, la date de fin, la liste des formateurs, l’emplacement et l’URL ou l’adresse d’un créneau de Classe, à tout moment.

Lorsque vous enregistrez une modification sur le créneau de Classe, la plateforme vous demandera si vous souhaitez envoyer un email de mise à jour, qui sera envoyé aux apprenants et formateurs inscrits à ce créneau de Classe. Vous pouvez entrer un message dans le champ Ajouter un message optionnel et cliquer sur ENVOYER ou sur NE PAS ENVOYER.

Modifier le titre, les dates ou l’emplacement/URL d’un créneau de Classe

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Sessions de parcours.
2. À droite du nom d’une session, cliquez sur  Éditer.
3. En haut à droite du créneau de Classe, cliquez sur … → Éditer.
4. Modifiez la valeur du champ.
5. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter un message ou des pièces jointes à un créneau de Classe

Si le bloc Classe already possède déjà un message ou des pièces jointes, ils seront affichés par défaut dans le créneau de Classe. Vous pouvez les enlever, les modifier, ou en rajouter.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Sessions de parcours.
2. À droite du nom d’une session, cliquez sur  Éditer.
3. En haut à droite du bloc de Classe, cliquez sur … → Éditer.
4. En dessous de Message, modifiez le message, ou décochez la case pour enlever le message.
5. Cliquez sur Pièces jointes pour ajouter des pièces jointes, ou cliquez sur X pour enlever les pièces jointes existantes.

Ajouter des formateurs à un créneau de Classe

Les formateurs sont les personnes qui seront responsables d’animer la Classe. Leur nom est affiché dans la description du créneau de Classe, dans la page d’accueil de la session, mais ne reçoivent aucune permission supplémentaire sur la plateforme.

N’importe quel utilisateur peut être ajouté comme formateur.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Sessions de parcours.
2. À droite du nom d’une session, cliquez sur  Éditer.
3. En haut à droite du créneau de Classe, cliquez sur … → Éditer.
4. En dessous de Formateurs, cliquez sur +.
5. Sélectionnez un utilisateur.
6. En bas à droite, cliquez sur ENREGISTRER.

Vous pouvez enlever des formateurs en les déselectionnant à l’étape 6.

Les formateurs reçoivent une notification mail pour le créneau de Classe lorsqu’ils sont ajoutés, et lorsque le créneau de Classe est modifié (si l’utilisateur à l’origine de la modification du créneau choisit d’envoyer un mail de mise à jour).