Créer ou mettre à jour plusieurs comptes avec un import CSV

Les administrateurs et administrateurs d’utilisateurs peuvent créer ou mettre à jour plusieurs comptes utilisateur d’un seul coup en important un fichier CSV contenant toutes les informations.

Assurez-vous que les cellules du fichier CSV ne contiennent pas de ponctuation (par exemple , or ;), tabulations, sauts de ligne, ou double espaces. Nous les interpréterions comme des changements de colonnes, ce qui entraînerait un décalage de toutes les valeurs suivantes pour l’utilisateur.

La méthode pour créer ou modifier les comptes est identique. Si l’adresse email du compte n’existe pas, le compte sera créé ; si elle existe déjà, le compte sera modifié. Notez toutefois que seuls certains champs peuvent être modifiés. Vous trouverez le détail pour chaque champ dans la section Remplir le fichier CSV ci-dessous.

Voici les étapes du processus :

1. télécharger le modèle de fichier CSV depuis la plateforme ;
2. remplir le fichier ;
3. copier-coller le contenu du fichier dans l’interface de la plateforme.

Nous vous conseillons vivement de faire des tests avec un seul compte utilisateur avant d’importer plusieurs lignes d’un coup.

Télécharger le modèle de fichier CSV

Utiliser ce modèle vous permet de remplir les informations dans un format compréhensible par la plateforme.

1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur CRÉER → Utilisateur.
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Créer plusieurs comptes.
3. En haut à droite, cliquez sur TÉLÉCHARGER LE MODÈLE.

Vous pouvez ensuite ouvrir le fichier téléchargé.

Remplir le fichier CSV

1. Ouvrez le fichier CSV.
2. En bas à gauche, cliquez sur la feuille Template - Modele.
3. Supprimez les lignes 11 et 12 (ou gardez-les comme exemples pour le moment).

Créez ensuite une nouvelle ligne par utilisateur, sans supprimer de colonne.

N’utilisez pas de ponctuation, retraits, retours à la ligne ou double espaces. Nous l’interpréterions comme un changement de colonne, ce qui décalera les cellules suivantes.

Laissez également vides les colonnes que vous ne remplissez pas, sans les supprimer.

Colonnes obligatoires

• Email / Email (colonne A) : e‑mail de l’utilisateur.
• Role / Rôle * (colonne B) : 0 (Administrateur), 1 (Animateur), 2 (Auteur), 3 (Apprenant) ou 4 (Administrateur d'utilisateur).

Il n’est pas possible de modifier l’email par import CSV (car c’est notre moyen d’identifier l’utilisateur). Pour le modifier, voir Modifier le profil d’un utilisateur.

Si vous souhaitez modifier les managers par import CSV, consultez notre article Ajouter un manager.

Colonnes facultatives

Group ID / Identifiant groupe (colonne C)

Identifiant (chaîne de caractères) du groupe sur lequel l’utilisateur aura le rôle défini en colonne B. Si aucune valeur n’est renseignée, le rôle sera appliqué sur le groupe plateforme.

Si vous souhaitez ajouter ou modifier le rôle d’un utilisateur sur plusieurs groupes (ou plusieurs rôles sur un groupe), ajoutez une ligne par association rôle-groupe dans le fichier.

Dans le cas de modification d’utilisateurs, si vous souhaitez que les rôles renseignés dans votre fichier remplacent les rôles actuels, cliquez sur Les anciens rôles sont supprimés et les nouveaux rôles définis dans le champ ci-dessus sont ajoutés dans les groupes correspondants. Dans le cas contraire, les rôles s’ajouteront aux rôles existants.

Si vous souhaitez modifier d’autres informations que le groupe ou le rôle de l’utilisateur, indiquez un rôle qu’il possède déjà, sur groupe auquel il appartient actuellement.

Pour récupérer l’identifiant d’un groupe :

1. En dessous du champ principal du menu Créer plusieurs comptes, cliquez sur Obtenir l’ID de mes groupes.
2. À droite du nom du groupe, cliquez sur Copier (icône à droite de l’identifiant du groupe).

(Voir aussi : Trouver l’ID d’un groupe.)

Last Name / Nom (colonne D)

Nom de famille de l'utilisateur.

Ce champ ne peut pas être modifié par import CSV.

Si aucune valeur n’est renseignée dans cette colonne ni dans la colonne E (Prénom) lors de la création de l’utilisateur, et que la colonne H (Password / Mot de passe) n’a aucune valeur, l’utilisateur devra remplir son nom lors de sa première connexion.

Si aucune valeur n’est renseignée lors de la création de l’utilisateur, et que la colonne H (Password / Mot de passe) a une valeur, l’utilisateur devra ajouter son prénom depuis son menu Paramètres personnels. Voir l’article Modifier son propre profil.

First Name / Prénom (colonne E)

Prénom de l'utilisateur.

Ce champ ne peut pas être modifié par import CSV.

Si aucune valeur n’est renseignée dans cette colonne ni dans la colonne D (Nom) lors de la création de l’utilisateur, et que la colonne H (Password / Mot de passe) n’a aucune valeur, l’utilisateur devra remplir son prénom lors de sa première connexion.

Si aucune valeur n’est renseignée lors de la création de l’utilisateur, et que la colonne H (Password / Mot de passe) a une valeur, l’utilisateur devra ajouter son prénom depuis son menu Paramètres personnels. Voir l’article Modifier son propre profil.

Organization / Organisation (colonne F)

Valeur du champ Organisation dans les paramètres personnels de l’utilisateur.

Ce champ peut être vu par les utilisateurs du même groupe, et les administrateurs plateforme.

Title or Employment / Titre ou Fonction (colonne G)

Valeur du champ Titre / Fonction dans les paramètres personnels de l’utilisateur. N’utilisez pas de ponctuation, retraits, retours à la ligne ou doubles espaces. La plateforme pensera qu'il s'agit d'un signe de changement de colonne et décalera les cellules que vous avez renseignées.

Vous pouvez modifier cette valeur par import CSV uniquement si le champ est actuellement vide.

Ce champ apparaît sous le nom de l’utilisateur, dans ses messages et sur sa page de profil.

Password / Mot de passe (colonne H)

Mot de passe pour l’utilisateur. Il doit contenir au moins 8 caractères.

Si un administrateur plateforme a activé l’option Activer les restrictions sur le mot de passe dans les paramètres avancés du groupe plateforme, le mot de passe de l’utilisateur doit remplir 3 contraintes supplémentaires :

• contenir au moins 14 caractères ;
• contenir au moins 4 types de caractères (minuscule, majuscule, chiffre et symbole non alphanumérique) ;
• être différent des 5 précédents mot de passe.

Si aucune valeur n’est renseignée, cochez la case Envoyer chaque nouvel identifiant par email (login et mot de passe) dans la plateforme.

Ce champ n’est pris en compte que pour la création d’utilisateurs, et ne peut pas être modifié par import CSV.

Pour le modifier, consultez nos deux articles :

• Rénitialiser le mot de passe d’un utilisateur ;
• Modifier et réinitialiser son mot de passe.

Language / Langue * (colonne I)

Langue du profil de l’utilisateur.

Ce champ doit être exprimé sous forme de bigramme (deux lettres correspondant à la langue). La liste des langues disponibles est affichée dans la feuille Help - Aide.

Ce champ ne peut pas être modifié par import CSV. Si aucune langue n'est définie, le profil est en anglais.

Voir Changer la langue de la plateforme.

Automatic deletion / Suppression automatique * (colonne J)

Date à laquelle le compte sera automatiquement supprimé.

Vous pouvez modifier cette valeur par import CSV uniquement si le champ est actuellement vide.

Voir Ajouter une date de suppression automatique sur un utilisateur.

Additional information / Informations complémentaires (colonne K)

Valeur du champ Informations complémentaires du profil d’un utilisateur.

Si vous souhaitez remplacer la valeur des champs Informations complémentaires et Champs personnalisés du profil de l’utilisateur par les valeurs de votre fichier, cliquez sur Les informations complémentaires seront définies si le champ était précédemment vide et les labels manquants seront ajoutés.. Dans le cas contraire, uniquement les champs Informations complémentaires vides et les champs personnalisés manquants des profils des utilisateurs seront modifiés.

Custom Field / Champs Personnalisé (colonnes L et suivantes)

Valeurs des champs personnalisés de l’utilisateur.

Un champ personnalisé est l’association d’un titre et d’une valeur. Ajoutez le titre du champ personnalisé dans l’entête du tableau (ligne 9), et la valeur dans la ligne de l’utilisateur.

Vous pouvez assigner plusieurs champs personnalisés aux utilisateurs en ajoutant des colonnes à droite de la colonne L. Il est uniquement possible d’assigner des champs personnalisés existants ; vous ne pouvez pas créer des nouveaux titres de champs personnalisés avec l’import CSV.

Si vous souhaitez remplacer la liste des champs personnalisés du profil utilisateur par ceux de l’import CSV, cliquez sur Les valeurs de champs personnalisés seront remplacées par les nouvelles valeurs de l'import. Si certains utilisateurs n'ont pas de valeur entrée dans l'import, le champ personnalisé sera retiré de leurs profils. dans la plateforme. Sinon, les champs personnalisés de l’import CSV seront ajoutées à la liste des champs personnalisés du profil de l’utilisateur, et les valeurs des champs personnalisés existants seront remplacées par celles de l’import CSV.

Si vous souhaitez remplacer la valeur des champs Informations complémentaires et Champs personnalisés du profil de l’utilisateur par les valeurs de votre fichier, cliquez sur Les informations complémentaires seront définies si le champ était précédemment vide et les labels manquants seront ajoutés.. Dans le cas contraire, uniquement les champs Informations complémentaires vides et les champs personnalisés manquants des profils des utilisateurs seront modifiés.

Copier-coller le contenu du fichier dans l’interface de la plateforme

Une fois votre fichier finalisé :

1. Dans le fichier, copiez toutes les lignes correspondant aux comptes à créer ou modifier, y compris l’en-tête à la ligne 10.
2. Dans la plateforme (toujours dans le menu Ajouter des utilisateurs → Créer plusieurs comptes), collez ces lignes dans le champ principal.
3. En bas de la page, cliquez sur CRÉER COMPTES.