Récap : Comment inviter un membre ?

Cet article récapitule les 3 principales manières d’inviter un membre sur votre espace et vous aide à choisir la plus adaptée.

1. Inviter des membres via la page “Ajouter des membres”

C’est la méthode classique et certainement la plus utilisée. C’est aussi la méthode la plus complète car elle vous permet depuis cette même page de préciser pour chaque invité : son rôle, une date de désactivation automatique, la langue par défaut de sa plateforme, le(s) groupe(s) dans le(s)quel(s) l’ajouter.

Dans la page “Ajouter des membres” (Paramètres & membres -> Membres -> Ajouter des membres) vous choisissez parmi 3 options :

A) Inviter par mail

B) Paramétrer un compte

C) Paramétrer plusieurs comptes.

                                                                                                                                                   

A) Inviter par email : Rentrez le mail de la personne à inviter. Vous pouvez aussi inviter plusieurs personnes en une fois en copiant-collant un fichier excel contenant leurs emails ou bien en rentrant les emails séparés d'une virgule. Sélectionnez ensuite si besoin une date de désactivation automatique : le(s) membre(s) seront automatiquement désinscrit(s) de votre espace à cette date. En sélectionnant un ou plusieurs groupes, les membres que vous inviterez seront ajoutées à ce(s) groupe(s). Pour terminer, cliquez sur “Envoyer” : le(s) invité(s) recevront un email d’invitation pour rejoindre votre espace. Lors de leur première connexion, ils devront renseigner leur nom, prénom et choisir un mot de passe.

Astuce :  Si vous avez par exemple sélectionné un groupe qui est assigné à un parcours, les invités seront invités à ce parcours et recevront également un mail d'invitation pour ce parcours.

Cas pratique : Vous souhaitez inviter un groupe de membres à un parcours. Si les membres sont déjà présents sur votre espace, il vous suffit de créer un groupe et de sélectionner les membres à y ajouter, puis d’inviter ce groupe au parcours. Pas la peine de passer par la page “Ajouter des membres” car ils sont déjà sur votre espace. S’il s’agit de nouveaux membres qui ne sont pas présents sur votre espace et que vous souhaitez inviter ces nouveaux membres à un/des parcours, vous pouvez pour cela créer un groupe et inviter ce groupe (vide encore) au(x) parcours. Ensuite, sur la page “Inviter par email”, choisissez le rôle de ces membres, une date de désactivation automatique si nécessaire, le groupe que vous avez créé à cet effet, rentrez les emails des membres à inviter et cliquez sur “Envoyer”. Les invités recevront donc un mail pour rejoindre votre espace et un mail d’invitation pour les parcours auxquels le groupe est assigné.

NB : Si vous souhaitez ajouter de nouveaux membres à un groupe existant, inutile de le créer, vous pouvez simplement ajouter les nouveaux membres à inviter à ce groupe en sélectionnant le groupe via “Inviter par email”. NB : Lorsque vous invitez un membre à un parcours à venir, le membre ne recevra l’invitation au parcours qu’au moment où le parcours commencera.

B) Paramétrer un compte : le fonctionnement est le même que pour "Inviter par email" sauf que c'est à vous de renseigner le nom, prénom et mot de passe de l'invité. En cliquant sur "Lui envoyer un email avec son identifiant et son mot de passe", l'invité recevra alors un mail d'invitation. Si vous l'avez ajouté à un groupe qui est lui-même assigné à un parcours, l'invité recevra également un mail d'invitation au parcours.                                               

  

C) Paramétrer plusieurs comptes : 

Exactement le même fonctionnement que pour Paramétrer un compte, mais cette fois-ci pour paramétrer plusieurs comptes en une fois. Pour cela, copiez-collez un fichier Excel ou Csv et suivez les instructions qui apparaissent dans le champs prévu pour les emails. Vous pouvez télécharger un modèle de fichier Excel/Csv à remplir.   

2. Inviter un membre via un groupe

 Vous pouvez ajouter un nouveau membre à votre espace en l’ajoutant à un groupe. Ce membre recevra alors un mail d’invitation pour rejoindre votre espace et sera automatiquement invité au groupe et à tous les parcours en cours et à venir auxquels ce groupe est assigné. Cette méthode est très pratique si vous n'avez pas besoin de préciser de date de désactivation automatique pour vos membres. Par défaut, le rôle des nouveaux membres invités via un groupe est “apprenant”.

NB : Une fois que le membre a rejoint votre espace en cliquant sur son mail d’invitation, vous pouvez modifier son rôle, ajouter une date de désactivation automatique, etc. en allant sur le profil du membre : Paramètres & membres -> Membres

NB : Lorsque vous invitez un membre à un parcours à venir, le membre ne recevra l’invitation au parcours qu’au moment où le parcours commencera.

3. Inviter un membre via un parcours

Vous pouvez inviter un nouveau membre à votre espace en l’ajoutant à un parcours. Pour cela, allez sur le parcours en question et cliquez sur la roue dentée pour pouvoir modifier les paramètres du parcours. Dans la catégorie Session, cliquez sur “Participant” -> Ajouter des emails. Rentrez les emails dans ce champs puis cliquez sur Ajouter ces emails avant de cliquer sur “Valider”. Vous pouvez également ajouter un groupe de membres au parcours. 

NB : Une fois que le membre a rejoint votre espace en cliquant sur son mail d’invitation, vous pouvez modifier son rôle, ajouter une date de désactivation automatique, etc. en allant sur le profil du membre : Paramètres & membres -> Membres

NB : Lorsque vous invitez un membre à un parcours à venir, le membre ne recevra l’invitation au parcours qu’au moment où le parcours commencera.




Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande