Par défaut, les utilisateurs synchronisés avec votre SIRH seront ajoutés comme apprenants dans un groupe unique dans 360Learning. Avec la synchronisation avancée des groupes, vous pouvez les synchroniser dans n’importe quels groupes de 360Learning, en fonction des valeurs des champs de votre SIRH.
Cette fonctionnalité concerne l’ajout d’utilisateurs comme apprenants dans des groupes. Elle ne modifie pas le contenu ou les paramètres des groupes d’aucune autre manière, ni ne modifie les autres rôles des utilisateurs.
Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de synchronisation avancée des groupes, contactez votre Solution Architect ou Client Success Partner, qui organisera un atelier avec vous pour déterminer la hiérarchie de groupes la plus adaptée à votre structure organisationnelle. Cet article sert de guide de référence.
La fonctionnalité de synchronisation avancée des groupes peut s’appliquer sur n’importe quel connecteur de provisionnement utilisateur (le Connecteur Universel de Provisionnement des Utilisateurs, ou n’importe quel connecteur développé pour une application tierce qui inclut du provisionnement utilisateur, telle que SAP SuccessFactors, Salesforce, ADP ou Personio). En revanche, il ne peut pas être appliqué sur les imports CSV dans la plateforme, lors de la création ou modification des utilisateurs via API, ou lors du provisionnement utilisateur par SCIM.
Principes des règles de la synchronisation des groupes
Principe général
La synchronisation avancée des groupes consiste à créer des règles selon la structure suivante :
- Si un utilisateur a une valeur A dans un champ B de votre SIRH, alors ajoutez-le comme apprenant dans le groupe C de 360Learning.
En d’autres termes :
- Si un utilisateur [a certaines valeurs dans certains champs du SIRH], alors ajoutez-le comme apprenant dans [un groupe spécifique] de 360Learning.
Remarques supplémentaires :
- Chaque règle cible un unique groupe.
- Les utilisateurs seront ajoutés au groupe avec le rôle d’apprenant. S’ils avaient déjà d’autres rôles dans le groupe, ils les conserveront.
- Le mécanisme de synchronisation s’applique en surcouche de la base utilisateur existante de 360Learning.
- Il mettra à jour uniquement les utilisateurs concernés par la synchronisation (et ne modifiera ni ne supprimera aucun utilisateur qui ne fait pas partie de la synchronisation).
- Il modifiera uniquement les groupes qui sont inclus dans 1 règle au moins (il ne modifiera ni ne supprimera aucun groupe qui n’est pas inclus dans 1 règle au moins).
Conditions cumulatives (AND)
Vous pouvez ajouter jusqu’à trois conditions cumulatives dans une règle (opérateur logique "AND") :
- Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ B et la valeur C dans le champ D et la valeur E dans le champ F du SIRH, alors ajoutez-le dans le groupe G de 360Learning.
Dans ce cas, l’utilisateur doit remplir toutes les conditions pour être ajouté au groupe.
Conditions alternatives (OR)
Vous pouvez définir deux types de conditions alternatives :
- Condition alternative sur le même champ : Si l’utilisateur a la valeur A ou la valeur B dans le champ C du SIRH, alors ajoutez-le au groupe D dans 360Learning.
- Condition alternative sur champs différents : Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ B ou la valeur C dans le champ D, alors ajoutez-le au groupe E dans 360Learning.
La première situation (« condition alternative sur même champ ») peut être directement utilisée comme règle.
La deuxième situation (« condition alternative sur champs différents ») doit être décomposé en plusieurs règles. Par exemple, la pseudo-règle suivante
- Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ B ou la valeur C dans le champ D, alors ajoutez-le au groupe E dans 360Learning.
ne peut pas être utilisée directement comme règle pour la synchronisation avancée des groupes, et doit être décomposée en deux règles unitaires :
- Si l’utilisateur a la valeur A dans le champ B du SIRH, alors ajoutez-le au groupe E dans 360Learning.
- Si l’utilisateur a la valeur C dans le champ D du SIRH, alors ajoutez-le au groupe E dans 360Learning.
Avoir deux règles qui ciblent le même groupe compte comme un opérateur logique "OR".
Conditions négatives
Toutes les règles sont strictement positives. Par conséquent, si un utilisateur faisait partie d’un groupe avant la synchronisation, mais ne remplit plus les conditions définies dans votre ensemble de règles, alors cet utilisateur sera enlevé de la liste des apprenants du groupe lors de la prochaine synchronisation.
- Si l’utilisateur avait d’autres rôles dans le groupe, il conservera ses autres rôles.
- Si l’utilisateur avait uniquement le rôle d’apprenant dans le groupe, il sera supprimé du groupe.
Exemples
Exemple simple :
- Si un utilisateur a la valeur « France » dans le champ « lieu » de son profil d’un utilisateur, alors ajoutez-le dans le groupe « GroupeFR » de 360Learning.
Exemple plus complexe, qui utilise une combinaison de conditions et de valeurs :
- Si l’utilisateur a la valeur « France » dans le champ « pays », et la valeur « HQ » dans le champ « lieu », et la valeur « Responsable ventes » ou « Responsable régional » dans le champ « titre » de son profil, alors ajoutez-le au groupe « GroupeFR Responsables HQ » dans 360Learning.
Vous pouvez trouver d’autres exemples dans ce modèle (en anglais).
Créez votre règle
Créez une représentation visuelle de votre hiérarchie des groupes
La première étape est d’être au clair sur la hiérarchie finale que vous souhaitez avoir. Nous recommandons de dessiner des diagrammes, ou n’importe quelle représentation visuelle de la hiérarchie que vous préférez. Voici un exemple :
Écrivez vos règles avec la syntaxe générique
Une fois que vous avez finalisé la représentation visuelle de votre hiérarchie de groupes finale, commencez à écrire vos règles en utilisant la syntaxe décrite dans la section précédente.
Vous pouvez créer autant de règles que vous souhaitez. Nous recommandons toutefois de rester aussi simple que possible.
Ajoutez vos règles au fichier de configuration
Une fois que vous avez la liste de toutes vos règles, faites une copie du modèle de fichier de configuration, puis remplissez les colonnes.
- Dans la colonne « groupId », indiquez l’ID du groupe cible dans 360Learning (voir Trouver l’ID d’un groupe).
- Dans la colonne « groupName », entrez le nom du groupe dans 360Learning.
- Dans la colonne « key1 », entrez le nom du premier champ SIRH utilisé dans les conditions de la règle.
- Cette colonne est sensible à la casse : vérifiez que la valeur correspond exactement à la valeur indiquée dans votre Connecteur de Provisionnement des Utilisateurs (en particulier s’il s’agit d’une valeur numérique commençant par un 0, car ils peuvent être tronqués par Excel).
- Dans la colonne « value1 », entrez le nom de la valeur pour le premier champ SIRH utilisé dans les conditions de la règle.
- Vous pouvez ajouter plusieurs valeurs, séparées par une virgule (elles agiront comme un opérateur logique "OR").
- Cette colonne est sensible à la casse : vérifiez que la valeur correspond exactement à la valeur indiquée dans votre Connecteur de Provisionnement des Utilisateurs (en particulier s’il s’agit d’une valeur numérique commençant par un 0, car ils peuvent être tronqués par Excel).
- Faites de même pour les colonnes key2/value2 et key3/value3, si votre règle contient des conditions supplémentaires.
- Dans la colonne « Explanation », écrivez la règle telle que vous l’avez imaginée, avec vos mots en français.
Le connecteur ne crée aucun groupe : si les valeurs des champs d’un utilisateur synchronisé ne correspond à aucun groupe existant dans 360Learning, ou correspond à plusieurs groupes, l’utilisateur est ajouté au groupe synchronisé de niveau maximum (le plus haut dans la hiérarchie).
Si le groupe ciblé est publique, dupliquez les règles pour les groupes parents
La manière dont fonctionne la hiérarchie des groupes dans 360Learning (en quelques mots : les membres d’un groupe public sont également ajoutés à ses groupes parents) impose que chaque règle qui cible un groupe public cible également ses groupes parents, jusqu’à ce qu’un groupe privé soit ciblé.
- Pour chaque ligne où les valeurs dans les colonnes groupId/groupName correspondent à un groupe public, dupliquez la ligne et modifiez les valeurs des colonnes groupId/groupName pour le groupe parent.
- Répétez l’opération jusqu’à ce que les colonnes groupId/groupName correspondent à un groupe privé, ou au groupe plateforme.
Envoyez le fichier de configuration
Une fois le fichier de configuration complété, contactez votre Solution Architect ou Client Success Partner pour le leur partager.