Gestion des apprenants et des groupes sur le parcours

Cet article détaille tout ce qui concerne les apprenants et les groupes sur le parcours. 

Pour plus de lisibilité, nous avons détaillé ces étapes en 3 grandes sections. N'hésitez pas à cliquer directement sur le lien de la partie qui vous intéresse !

Section 1 : Gestion des apprenants sur la session du parcours

1 - Inviter un apprenant existant à suivre un parcours

2 - Inviter un nouvel apprenant à suivre un parcours

3 - Relancer un apprenant dans un parcours

4 - Echanges entre l'apprenant et le référent dans le cadre du parcours

5 - Rejouer un parcours

6 - Retirer un participant du parcours 

Section 2 : Gestion des apprenants dans le groupe qui suit le parcours

1 - Changer un apprenant de groupe 

2 - Supprimer un apprenant d'un groupe

Section 3 : Gestion des groupes dans le parcours

1 - Ajouter un parcours à un groupe

2 - Relancer par groupe sur un parcours

3 - Retirer un groupe d'un parcours

 

 Section 1 : Gestion des apprenants sur la session du parcours 

1 - Inviter un apprenant existant à suivre un parcours

  • Dans le menu Formations > Parcours, sélectionnez le parcours puis allez dans ses Paramètres
  • Sélectionnez la Session du parcours (encadré sur la gauche de l'écran) ou bien cliquez sur l'icône pour créer une nouvelle session
  • Dans le volet Inscriptions, cliquez sur Apprenants + 
    • Vous pouvez cocher le nom d'un utilisateur existant.

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2 - Inviter un nouvel appprenant à suivre un parcours

  • Dans le menu Formations > Parcours, sélectionnez le parcours puis accédez aux Paramètres
  • Sélectionnez la Session du parcours (box sur la gauche de l'écran) ou bien cliquez sur l'icône pour créer une nouvelle session
  • Dans le volet Inscriptions, cliquez sur Apprenants + 
    • Cliquez sur Ajouter des emails et renseignez une ou plusieurs adresses. Vous pourrez les séparer par une virgule, un point-virgule ou un retrait à la ligne

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Important : Les invitations ne seront envoyées qu'au moment où la session du parcours commencera. Elles ne seront pas envoyées en avance.

🙅 Impossible d'inviter une adresse mail à suivre le parcours ? Cela veut dire qu'elle existe probablement sur une autre plateforme. Suivez cet article pour savoir comment l'inscrire !

 

3 - Relancer un apprenant sur un parcours

A - Envoyer une relance automatique

  • Dans le menu Formations > Parcours, sélectionnez le parcours puis accédez aux Paramètres 
  • Ensuite, accédez aux Options Avancées du parcours
  • Cochez l'option "envoyer une relance automatique" : un mail sera envoyé au bout de 2 jours, puis 7 jours d'inactivité sur le parcours

B - Envoyer une relance manuelle

  • Dans le menu Tableau de Bord > Sessions, sélectionnez la session du parcours
  • Dans le menu Résultats Individuels, cliquez sur Relancer les participants
  • Décochez les profils des utilisateurs que vous ne souhaitez pas relancer. Seuls les apprenants cochés recevront la notification
  • Vous pouvez personnaliser le message de relance. Idéal pour remotiver les troupes ! 

Astuce : pour relancer un seul apprenant, décochez tous les utilisateurs avec l'icône puis cochez le nom de l'apprenant que vous voulez relancer.

4 - Echanges entre l'apprenant et le référent dans le cadre du parcours

Dans une logique de formation, l'apprenant peut échanger avec le référent dans un parcours via l'intermédiaire d'une question ouverte.
En effet, la réponse à une question ouverte dans le cadre d'un parcours est lue par le référent du parcours.
Il peut alors répondre à son apprenant individuellement qui, à son tour, va pouvoir rédiger une réponse. Cela crée alors un forum de discussion privée.

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5 - Refaire un parcours

Rendez-vous sur cet article pour voir comment les apprenants peuvent refaire un parcours !

6 - Retirer un apprenant du parcours

Pour retirer un apprenant d'une session :

  • Dans le menu Formations > Parcours, sélectionnez le parcours puis accédez aux Paramètres 
  • Sélectionnez la Session du parcours
  • Dans le volet Inscriptions, cliquez sur Apprenants + et décochez les utilisateurs qui ne doivent plus faire le parcours

Attention :  En retirant un apprenant sur un parcours, vous effacez également ses statistiques individuelles sur le parcours (= via le menu Tableau de Bord > Sessions). En revanche, les statistiques seront toujours visibles sur la fiche personnelle de l'apprenant (Tableau de Bord > Membres).

 

Section 2 : Gestion des apprenants dans le groupe qui suit le parcours

1 - Changer un apprenant de groupe 

Pour changer un apprenant de groupe, il faut commencer par le retirer du groupe initial. Pour cela, rendez-vous dans les Paramètres du groupe > Membres > Apprenants, puis cliquez sur l'icône pour décocher le nom de l'utilisateur. 

Puis, on l'ajoute au nouveau groupe.

Si un apprenant passe d'un groupe à un autre et que ces groupes ont le même parcours assigné, les statistiques seront conservées et l'apprenant n'aura pas à le réaliser une deuxième fois.

Si l'apprenant change de groupe sans avoir fini son parcours et que celui-ci est attribué aux 2 groupes, il pourra le continuer.

2 - Supprimer un apprenant d'un groupe et suivi du parcours

Si vous supprimez un apprenant d'un groupe, et que le groupe était inscrit à un parcours, l'apprenant y aura toujours accès.

Si vous souhaitez qu'il n'ait plus accès à ce parcours, vous devez le retirer de la liste participants au parcours.

 

Section 3 - Gestion des groupes sur un parcours

1 - Ajouter un parcours à un groupe

Inviter un groupe à suivre un parcours s'effectue depuis les Paramètres du parcours :

  • Dans le menu Formations, accédez aux Paramètres du parcours 
  • Allez dans la partie Session et cliquez sur Groupe +
  • Dans le menu qui s'affiche, cochez un groupe à inscrire

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2 - Relancer par groupe sur un parcours

Vous pouvez relancer un groupe d'apprenants sur la session d'un parcours :

  • Allez dans le Tableau de Bord > Parcours, puis sélectionnez le parcours en question
  • Dans le menu Résultats par groupe et choisissez le groupe à relancer en cliquant dessus
  • Lorsque vous êtes sur la page du groupe, relancez le groupe en cliquant sur Relancer les Participants. Vous pourrez, si vous le souhaitez, personnaliser ce message de relance.

 

3 - Retirer un groupe d'un parcours

Pour retirer un groupe d'apprenants de la session d'un parcours :

  • Dans le menu Formations > Parcours, sélectionnez le parcours puis accédez aux Paramètres 
  • Sélectionnez la Session du parcours
  • Allez dans la partie Inscriptions et cliquez sur Groupe +
  • Dans le menu qui s'affiche, décochez le ou les groupes souhaités

Attention :  En retirant un apprenant sur un parcours, vous effacez également les statistiques individuelles des utilisateur sur le parcours (donc, sur la page Parcours du Tableau de Bord). En revanche, les statistiques seront toujours visibles sur les statistiques personnelles de l'apprenant (Tableau de Bord > Membres).

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