Les rôles des utilisateurs

Dans cet article, nous allons passer en revue les différents rôles que peuvent occuper les utilisateurs sur votre plateforme 360Learning.

 

1 - 2 types de rôles

2 - Comment assigner/modifier un rôle ?

3 - Apprenant

4 - Auteur

5 - Animateur

6 - Administrateur

7 - Propriétaire

8 - Représentant légal

9 - Rôle avancé : Référent d'un parcours

10 - Rôle avancé : Manager

11 - Rôle avancé : Co-auteur d'un module

 

1 - 2 types de rôles

Sur la plateforme, vous pouvez assigner 2 types de rôles :

  • Les rôles assignés dès l'inscription : Apprenant, Animateur, Auteur, Administrateur. L'utilisateur doit avoir au moins un de ces rôles pour que son compte soit créé. Ce rôle permet de le positionner dans un ou plusieurs groupes. 
  • Les rôles avancés : Référent d'une session, Manager, Co-auteur. Ces rôles s'assignent par la suite, vous ne pouvez pas les ajouter dès l'inscription. Pas de panique, nous allons préciser dans la suite de l'article comment les ajouter dans les endroits respectifs de la plateforme :)

 

2 - Comment assigner/modifier un rôle ?

 A - Invitation par mail

Depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs > Ajouter des utilisateurs > Inviter des utilisateurs, sélectionnez le rôle que vous souhaitez donner au nouvel utilisateur et précisez le groupe dans lequel il exercera le rôle :

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B - Paramétrer un compte

Depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs > Ajouter des utilisateurs > Paramétrer un compte, sélectionnez le rôle que vous souhaitez donner au nouvel utilisateur et précisez le groupe dans lequel il exercera le rôle :

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C - Paramétrer plusieurs comptes

Cette fonctionnalité vous permet de créer massivement des comptes d'utilisateurs. Pour vous aider, nous avons créé un modèle CSV qu'il vous suffira de remplir, puis d'intégrer dans la plateforme avec un copier-coller. Vous pouvez retrouver ce modèle en PJ de l'article. 

Utilisez la nomenclature suivante pour renseigner le rôle de l'apprenant.  

  • 0 = Administrateur
  • 1 = Animateur
  • 2 = Auteur
  • 3 = Apprenant

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Ce rôle va être assigné à l'apprenant dans le cadre du groupe que vous avez choisi. Ce groupe est identifié avec l'ID du groupe. Cliquez ici pour savoir comment retrouver l'ID du groupe. 

💡A savoir : si vous souhaitez paramétrer le rôle d'un utilisateur dans plusieurs groupes, vous devrez renseigner une ligne par groupe. 

D - Modifier un rôle

A tout moment, vous pouvez modifier le rôle d'un utilisateur depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs, puis en cliquant sur le profil à modifier :

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Vous pouvez également modifier le rôle de l'utilisateur directement depuis son groupe. Pour cela, rendez-vous dans les paramètres du groupe, puis dans le menu Membres. 

 

3 - Apprenant

L'apprenant suit les parcours de formation qui lui sont proposés et bénéficie des fonctionnalités sociales de la plateforme. 

Ses droits :

  • Accéder aux parcours qui lui ont été assignés
  • Poster des messages dans le fil d'actualité des groupes auxquels il est inscrit
  • Accéder aux formations disponibles dans le catalogue
  • Accéder à ses propres statistiques (au survol de la photo de profil, puis en cliquant sur Mes Résultats). 

 

4 - Auteur

L'auteur crée des modules et des parcours de formation.

Ses droits :

  • Peut créer des modules et des parcours
  • Peut ajouter les modules et les parcours dans les bibliothèques des groupes dont il fait partie

 

5 - Animateur 

L'animateur supervise l'activité et les échanges d'un groupe d'apprenants. 

Ses droits :

  • Visionner les formations disponibles dans la Bibliothèque des animateurs
  • Créer une session à partir d'un modèle de parcours qui se trouve dans la Bibliothèque des animateurs, et inscrire son groupe
  • Accès aux statistiques sur les parcours assignés au groupe
  • Ajouter le groupe qu'il gère à une session de parcours

 

6 - Administrateur

L'administrateur gère le groupe de formation. 

Ses droits :

  • Configurer les paramètres du groupe 
  • Paramétrer la Chaîne Publique (s'il est Administrateur du groupe qui représente votre organisation)
  • Accès aux Paramètres avancées de l'espace de formation (s'il est Administrateur du groupe qui représente votre organisation)
  • Création des badges (s'il est Administrateur du groupe qui représente votre organisation)
  • Valider les invitations envoyées par les animateurs (si l'option de validation des invitations est activée)

 

7 - Propriétaire

Le Propriétaire (rôle unique sur la plateforme) est le rôle le plus avancé de la plateforme. 

Ses droits :

  • Tous les droits des administrateurs
  • Accès à l'onglet de Facturation

 

8 - Représentant légal

Le représentant légal est la personne qui incarne votre organisme de formation. Son nom sera présent sur les factures liées aux ventes réalisées via la Chaîne Publique. 

Pour modifier les informations du Représentant légal, rendez-vous dans le menu Mon Espace > Utilisateurs > Représentant légal :

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9 - Rôle avancé : Référent d'un parcours

Le Référent est le responsable d’un parcours.

Ses droits :

  • Accès aux statistiques du parcours 
  • Réception des notifications liées à son parcours (connexion, commentaires, publications, parcours terminé)
  • Possibilité de corriger les questions ouvertes
  • Possibilité de corriger les étapes d'évaluation
  • Possibilité de relancer les participants du parcours depuis les statistiques de la session
  • Possibilité d’ajouter/supprimer des participants dans le parcours

Vous pouvez ajouter le Référent depuis la session du parcours :

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 10 - Rôle avancé : Manager

Ce rôle est très pratique si vous souhaitez qu'un utilisateur puisse observer les statistiques d'un apprenant, sans pour autant avoir accès aux fonctions d'administration de votre espace. 

Ses droits :

  • Accès aux statistiques des apprenants qu'il suit depuis le menu Tableau de Bord 
  • Chaque semaine, le manager reçoit un rapport d'activité des apprenants qu'il supervise (s'ils ont des parcours en cours). 

Vous souhaitez rendre un utilisateur Manager ? Ou bien ajouter des apprenants managés à un utilisateur ? Pour cela, rendez-vous dans le menu Paramètres > Utilisateurs puis sélectionnez le profil d'un utilisateur. Cliquez ensuite sur l'icône des Managers pour accéder au menu d'affectation :

 

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Naviguez sur les différents onglets pour ajouter un Manager (1) ou bien pour ajouté un utilisateur managé (2) à cet utilisateur.

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10 - Rôle avancé : Co-auteur d'un module

Le co-auteur aide l’auteur dans la création des modules. Vous pouvez uniquement ajouter des co-auteurs pour les modules, pas pour les parcours. 

Ses droits :

  • Ajouter une activité dans un module de formation
  • Modifier une activité dans un module de formation
  • Supprimer une activité dans un module de formation
  • Publier le module de formation

Vous pouvez ajouter des co-auteurs depuis le mode d'édition du module. A noter : pour que le co-auteur soit visible dans la liste, il faut qu'il ait déjà un statut d'Auteur

 

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