Gestion des labels

Les labels sont des mots-clés que vous pouvez rattacher au profil d'un utilisateur sur la plateforme.

Ils ont été imaginés pour vous offrir la possibilité de suivre les membres de manière plus fine sans alourdir la plateforme.

Découvrez dans cet article l'ensemble des fonctionnalités liées aux labels :

1 - Ajouter un label ou bien créer un groupe ?

2 - Ajouter ou modifier des labels

3 - Rechercher par label

4 - Utilisation des labels

 

1 - Ajouter un label ou bien créer un groupe ?

Les groupes et les labels vous permettent tous les deux de rassembler des apprenants.

Ces deux fonctionnalités ont des finalités différentes (mais complémentaires) : les groupes cherchent à favoriser l'émergence d'une communauté d'apprenants et permettent de décentraliser l'utilisation de la plateforme, les labels vont surtout vous aider à gérer finement les statistiques des apprenants.

Exemple :

  • Une entreprise est présente dans 20 régions, avec 5 Business Units et présente 2 gammes de produits
  • Vous souhaitez que :
    • les apprenants de chaque région puissent échanger entre eux, et que toute l'entreprise ait un espace pour échanger sur telle ou telle gamme de produit
    • des relais régionaux gèrent les invitations de leurs apprenants
    • > Il vous suffit alors de créer des groupes régions et produits, ce qui permettra aux animateurs régionaux d'inviter les nouveaux apprenants au niveau de chaque région, et aux apprenants de disposer d'un forum pour échanger avec les autres apprenants de leur région ou avec toute l'entreprise sur telle gamme de produits
  • Vous souhaitez en plus :
    • Disposer de statistiques beaucoup plus fines. exemple : les résultats des apprenants d'une business unit dans une région en particulier sur telle gamme de produit
    • Pouvoir inviter des apprenants sur un parcours en fonction de leur business unit
    • > Les labels seront appropriés : vous n'avez pas besoin de créer un groupe juste pour obtenir ces statistiques, les labels avec le nom de la région et de la gamme de produit suffiront à extraire les statistiques des apprenants concernés ou à les inviter sur tel ou tel parcours. Cela évite une démultiplication inutile des groupes sur votre plateforme.

Voici quelques points d'attention qui vont vous permettre de prendre la meilleure décision entre la création d'un groupe pour cette communauté ou l'ajout d'un même label pour ces membres : 

En termes de fonctionnalités :

  • Le Catalogue : comme vous le savez, il est possible de mettre en accès libre les modules et les parcours dans le Catalogue en fonction des groupes. Il n'est pas possible de le faire en fonction des labels
  • La communauté : l'ajout de label à une liste de membres n'entraîne pas d'espace d'échange qui leur est propre. Si vous souhaitez créer une communauté d'apprenants alors il est préférable de passer par un groupe pour leur permettre d'avoir un forum qui leur est dédié ainsi que la possibilité d'avoir un animateur propre.
  • La gestion des nouveaux apprenants : contrairement aux groupes les labels ne sont pas dynamiques :
    • Si vous invitez un groupe à un parcours, tout nouveau membre du groupe sera invité au parcours.
    • Si vous invitez des membres à un parcours via un label, ce n'est pas parce que vous affectez ce label à un nouvel apprenant que le nouvel apprenant sera invité au parcours, il vous faudra inviter manuellement l'apprenant (individuellement ou via le label).
  • La visibilité des commentaires : si vous diffusez une formation, les commentaires laissés par les apprenants apparaitront dans le forum de leur groupe. Si celle-ci est confidentielle alors il sera nécessaire de faire un groupe privé et non un label.

Quelques use cases :

  • La promo : si
    • vous avez une formation qui est diffusée au fur et à mesure de l'arrivée de promotions d'apprenants,
    • que vous souhaitez obtenir des statistiques par promotion,
    • mais que vous souhaitez que tous les apprenants de toutes les promotions confondues aient un espace d'échanges sur lequel vous pouvez notamment diffuser de l'information,
    • Alors vous pouvez créer un groupe unique avec tous les apprenants et d'ajouter un label par promo pour diffuser le parcours de formation au fur et à mesure des arrivées 
  • L'expertise métier : si
    • vous avez une communauté métier mais que celle-ci est composée d'expertises différentes, il est fréquent qu'une formation soit obligatoire pour certains et optionnelle pour les autres.
    • Dans ce cas, vous pouvez ajouter un label par expert métier pour diffuser la formation et les commentaires apparaitront tout de même sur le forum de la communauté métier, ce qui incitera les autres à aller voir cette formation. 

2 - Ajouter ou modifier des labels

A - Pour les membres actifs sur la plateforme

Les Administrateurs ou le Propriétaire ont la possibilité de leur ajouter un ou plusieurs labels depuis le menu Paramètres et Membres > Membres et de sélectionner un utilisateur. Il faut ensuite sélectionner un label existant en cliquant sur l'icône "+". A tout moment, vous pouvez modifier le label attaché à un utilisateur.

Le saviez-vous ? Les labels sont cumulatifs : vous pouvez ajouter plusieurs informations à un apprenant. Par exemple, un label fonctionnel ("employés de magasin") et un label géographique ("Ile-de-France"). 

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Pour créer un nouveau label, il vous suffit de cliquer sur le "+" sous Labels et de créer un nouveau via le "+" en bas à gauche de la pop up :

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B - Ajouter un label à plusieurs membres en même temps

Il est également possible d'ajouter ou bien de modifier des labels en masse via le tableau CSV qui permet de paramétrer plusieurs comptes. 

Il faut se rendre sur la page Paramètres et Utilisateurs > Utilisateurs > Ajouter des Utilisateurs > Paramétrer plusieurs comptes et ajouter le tableau complété avec les labels (un nouveau modèle de tableau est à votre disposition via l'icône en forme de flèche de téléchargement à droite de "consulter les instructions").

Pour ajouter plusieurs labels en même temps, utilisez le séparateur (raccourcis clavier : Alt Gr + 6 sous Windows, Alt + maj + L sous Mac). 

Attention : lors de l'ajout du tableau, il faut bien cocher le choix n. 2 qui est d'initialiser les champs non encore définis (voir ci-dessous).

Sinon, vous risquez de perdre toutes les informations existantes. 

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3 - Rechercher par label

Pour faire un tri par label, cliquez sur l'icône représentant une console de curseurs dans les menus de sélection des participants. Cette icône s'affichera en bleu quand elle sera activée :

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Ici, on a sélectionné les apprenants qui ont le label "Nouveaux managers 2017"

 

4 - Utilisation des labels

Quelles sont les fonctionnalités impactées ?

  • Dans le Tableau de Bord :
    Il est possible de se positionner sur les statistiques d'un parcours et de trier les résultats individuels par label.
    Cela peut permettre de piloter plus finement les statistiques sans avoir besoin de créer des groupes à cet effet.
  • Dans la diffusion des parcours :
    Il est possible d'assigner un parcours à une liste d'apprenants individuels en ayant effectué une recherche par label.

  • Dans l'affectation des managers :
    Il est possible de trier les collaborateurs par label et donc de sélectionner toute une liste de collaborateurs d'un coup.

  • Dans la création d'un groupe :
    Il est possible de trier les membres de la plateforme par label et d'ajouter dans un groupe les personnes ayant tel ou tel label.

  • Lors de la suppression des membres :
    Il est possible d'effectuer un tri par label dans la liste des membres et de venir supprimer la sélection des membres.

 

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