Invitation des utilisateurs

Vos modules sont créés, vos parcours de formation sont prêts ... Il ne vous reste plus qu'à inviter les utilisateurs ! 

Cet article récapitule les 3 façons d'inviter un utilisateur :

1 - Inviter des membres via le menu Paramètres et Utilisateurs

2 - Inviter des membres via un groupe

3 - Inviter des membres via un parcours

 

1 - Inviter des membres via le menu Paramètres et Utilisateurs 

Rendez-vous sur la page d'accueil, et cliquez sur Création > Utilisateur dans la box de création qui se trouve sur la gauche :

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Vous aurez 3 options d'invitation, comme indiqué ci-dessous :

 

A) Inviter par mail

B) Paramétrer un compte

C) Paramétrer plusieurs comptes

                                                                                                                                                   

A) Inviter par email : Rentrez le mail de la personne à inviter. Vous pouvez aussi inviter plusieurs personnes en faisant un copier/coller d'une liste d'adresses mail (ou bien séparées par une virgule).

Si besoin, sélectionnez une date de suppression automatique : le(s) membre(s) seront automatiquement désinscrit(s) de votre espace à cette date. Rassurez-vous, cette date n'apparaîtra pas dans le mail d'invitation qui sera envoyé.

Vous pouvez également définir la langue dans laquelle l'invitation sera envoyée. Par la suite, l'apprenant pourra changer la langue de sa plateforme depuis ses Paramètres.

En sélectionnant un ou plusieurs groupes, les membres que vous inviterez seront ajoutées à ce(s) groupe(s). Pour terminer, cliquez sur “Envoyer” : le(s) invité(s) recevront un email d’invitation pour rejoindre votre espace. Lors de leur première connexion, ils devront renseigner leur nom, prénom et choisir un mot de passe.

Astuce :  Si vous avez sélectionné un groupe auquel est assigné un parcours, les invités seront invités à ce parcours et recevront également un mail d'invitation.

Cas pratique : Vous souhaitez inviter un groupe de membres à un parcours. Si les membres sont déjà présents sur votre espace, il vous suffit de créer un groupe et de sélectionner les membres à y ajouter, puis d’inviter ce groupe au parcours. Pas la peine de passer par la page “Ajouter des membres” car ils sont déjà sur votre espace. S’il s’agit de nouveaux membres qui ne sont pas présents sur votre espace et que vous souhaitez inviter ces nouveaux membres à un/des parcours, vous pouvez pour cela créer un groupe et inviter ce groupe (vide encore) au(x) parcours. Ensuite, sur la page “Inviter par email”, choisissez le rôle de ces membres, une date de suppression automatique si nécessaire, le groupe que vous avez créé à cet effet, rentrez les emails des membres à inviter et cliquez sur “Envoyer”. Les invités recevront donc un mail pour rejoindre votre espace et un mail d’invitation pour les parcours auxquels le groupe est assigné.

NB : Si vous souhaitez ajouter de nouveaux membres à un groupe existant, inutile de le créer, vous pouvez simplement ajouter les nouveaux membres à inviter à ce groupe en sélectionnant le groupe via “Inviter par email”.

NB 2 : Lorsque vous invitez un membre à un parcours à venir, le membre ne recevra l’invitation au parcours qu’au moment où le parcours commencera.

 

B) Paramétrer un compte : vous prenez la main pour renseigner le nom, prénom et mot de passe de l'invité.

En cliquant sur "envoyer un email avec son identifiant et son mot de passe", l'invité recevra alors un mail d'invitation. Si vous l'avez ajouté à un groupe qui est lui-même assigné à un parcours, l'invité recevra également un mail d'invitation au parcours.                                               

  

C) Paramétrer plusieurs comptes : 

Exactement le même fonctionnement que pour Paramétrer un compte, mais cette fois-ci pour paramétrer plusieurs comptes en une fois.

Pour cela, copiez-collez le fichier Excel ou CSV disponible en téléchargement à côté de Consulter les instructions (icône en forme de flèche). Vous pouvez également récupérer le fichier qui se trouve en pièce-jointe de cet article.

Remplissez alors le fichier Excel, en gardant en tête les précisions suivantes :

  • Si vous souhaitez ajouter plusieurs labels/groupes, utilisez le séparateur (raccourcis clavier : Alt Gr + 6 sous Windows, Alt + maj + L sous Mac)
  • Informations complémentaires : utilisez ce champ pour sauvegarder des informations complémentaires sur l'utilisateur. Ce champ sera disponible dans les CSV et via l'API mais ne sera pas affiché ailleurs
  • Pour ajouter un apprenant à un groupe, copiez-collez l'ID du groupe depuis la plateforme en cliquant sur Obtenir l'ID de mes groupes, puis en copiant le code.

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Astuce : vous pouvez exporter une version consolidée de tous les ID de vos groupes en téléchargeant les statistiques des Groupes (Tableau de Bord > Groupes > cliquer sur l'icône de téléchargement).

Par ailleurs, vous pouvez paramétrer la langue du profil en utilisant les abréviations suivantes dans le tableau : 

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Lorsque votre tableau est complété, copiez-collez le contenu dans l'emplacement réservé sur la plateforme. 

Exemples :

Dupont, Jean, jean.dupont@gmail.com, France | Région Nord, 1, apozeiru, en, photographe professionnel

Martin, Christophe, christophe.martin@gmail.com,, 0, lmozeirp, fr, numéro de matricule 5162, 50eeb008202607fb68d441cb | 34eeb008202607fb68d441aa

Cliquez ensuite sur l'option n.2 Initialiser les champs non encore définis pour lancer le paramétrage des comptes.

Le nom, le prénom, le mot de passe et la langue d'interface sont initialisés via le CSV
et sont par la suite modifiables uniquement par les utilisateurs.

 

2 - Inviter des membres via un groupe

 Vous pouvez ajouter un nouveau membre à votre espace en l’ajoutant à un groupe.

Pour cela, rendez-vous dans les paramètres du groupe, puis sur la section Membres > Apprenants. Cliquez sur l'icône + pour modifier les membres du groupe. Pour ajouter un nouveau membre, cliquez sur Ajouter des emails et écrivez les nouvelles adresses.

Ce membre recevra alors un mail d’invitation pour rejoindre votre espace et sera automatiquement invité au groupe et à tous les parcours en cours et à venir auxquels ce groupe est assigné. Cette méthode est très pratique si vous n'avez pas besoin de préciser de date de suppression automatique pour vos membres. Par défaut, le rôle des nouveaux membres invités via un groupe est “apprenant”.

NB : Une fois que le membre a rejoint votre espace en cliquant sur son mail d’invitation, vous pouvez modifier son rôle, ajouter une date de suppression automatique, etc. en allant sur le profil du membre : Paramètres & membres -> Membres

NB 2 : Lorsque vous invitez un membre à un parcours à venir, le membre ne recevra l’invitation au parcours qu’au moment où le parcours commencera.

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3 - Inviter des membres via un parcours

Vous pouvez inviter un nouveau membre à votre espace en l’ajoutant à la session d'un parcours

Pour cela :

  • Rendez-vous dans le menu Formations > Parcours
  • Recherchez le modèle du parcours en question et accédez à ses Paramètres Screen_Shot_2017-04-26_at_10.48.08.png
  • Sur la box Session, cliquez sur le nom de la session (ou bien cliquer sur le bouton pour créer une nouvelle session)

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  • Sur le volet Inscriptions :
    • Cliquez sur Groupe + pour ajouter un groupe d'apprenants
    • Cliquez sur Apprenant + pour ajouter des participants individuels

Au choix, vous pouvez ajouter :

  • Des participants qui existent déjà sur la plateforme, en cochant leur nom :

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  • Des nouveaux participants : cliquez sur Ajouter des emails :

 

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Un problème avec les invitations ? N'hésitez pas à consulter notre article dédié !

 

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