Invitation des utilisateurs

Vos modules sont créés, vos parcours de formation sont prêts ... Il ne vous reste plus qu'à inviter les utilisateurs ! 

Cet article récapitule les 3 façons d'inviter un utilisateur :

1 - Inviter des membres via la page d'accueil

2 - Inviter des membres via un groupe

3 - Inviter des membres via la session d'un parcours

 

1 - Inviter des membres via la page d'accueil

Rendez-vous sur la page d'accueil, et cliquez sur Création > Utilisateur dans la box de création qui se trouve sur la gauche :

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Vous aurez 3 options d'invitation, comme indiqué ci-dessous :

 

Cliquez directement sur le numéro ci-dessous pour en savoir plus sur la méthode utilisée ! 

1) Inviter par mail

2) Paramétrer un compte

3) Paramétrer plusieurs comptes

                                                                                                                                                   

1) Inviter par email :

  • L'utilisateur reçoit une invitation immédiatement
  • Il doit accepter l'invitation pour être ajouté sur votre espace
  • Il doit paramétrer ses identifiants (nom + mot de passe) 

2) Paramétrer un compte : 

Vous prenez la main pour renseigner le nom, prénom et mot de passe de l'invité.

  • Le compte est créé immédiatement, pas besoin d'accepter l'invitation
  • Vous créez vous-même les identifiants de connexion (mail + mot de passe)
  • Vous pouvez envoyer ces identifiants à l'utilisateur par mail (facultatif)                           

3) Paramétrer plusieurs comptes : 

  • Les comptes sont créés immédiatement, pas besoin d'accepter l'invitation
  • Vous créez vous-même les identifiants de connexion (mail + mot de passe)
  • Une option vous permet d'envoyer ces identifiants aux utilisateurs par mail (facultatif)
  • Vous pouvez télécharger un modèle CSV pour importer des comptes en masse. Pour récupérer ce modèle, rendez-vous dans le menu Paramétrer plusieurs comptes (en haut de l'encadré) ou bien en PJ de cet article. 

De l'utilisation du modèle d'import CSV :

  • Vous pouvez importez jusqu'à 1000 comptes (= 1000 lignes) à la fois
  • Informations complémentaires : utilisez ce champ pour sauvegarder des informations complémentaires sur l'utilisateur. Ce champ sera disponible dans les CSV et via l'API mais ne sera pas affiché ailleurs
  • Pour ajouter un apprenant à un groupe, copiez-collez l'ID du groupe depuis la plateforme en cliquant sur Obtenir l'ID de mes groupes, puis en copiant le code.
  • Pour ajouter un utilisateur dans plusieurs groupes, il faut créer une ligne par groupe. Cela vous permettra de moduler les rôles de l'utilisateur à l'intérieur de chaque groupe
  • Par ailleurs, vous pouvez paramétrer la langue du profil en utilisant les abréviations suivantes dans le tableau : 

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Lorsque votre tableau est complété, copiez-collez le contenu dans l'emplacement réservé sur la plateforme :

Google_Chrome_2018-05-30_11-03-20_2x.png

Exemple :

clemence@360learning.com, 3, 50eeb008202607fb68d441cb, Dupont, Clémence, Managers Paris, Traning Manager, 67Z3avbN, fr, 01/20/2019, N°5162

Une fois le texte intégré, sélectionnez les options de création des comptes :

  • Vous pouvez cumuler les informations complémentaires, labels, groupes et rôles que vous allez ajouter avec les éléments déjà présents sur les comptes
  • Ou bien, vous pouvez écraser ces éléments avec les nouvelles informations. 

 

2 - Inviter des membres via un groupe

 Vous pouvez ajouter un nouveau membre à votre espace en l’ajoutant à un groupe.

Pour cela, rendez-vous dans les paramètres du groupe, puis sur la section Membres > Apprenants. Cliquez sur l'icône + pour modifier les membres du groupe. Pour ajouter un nouveau membre, cliquez sur Ajouter des emails et renseignez les nouvelles adresses.

Lorsque vous invitez un membre à un parcours à venir, le membre ne recevra l’invitation au parcours qu’au moment où le parcours commencera.

Si un membre est inscrit sur plusieurs groupes qui ont le même parcours assigné, il ne recevra qu'une invitation au parcours.

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3 - Inviter des membres via la session d'un parcours

Vous pouvez inviter un nouveau membre à votre espace en l’ajoutant à la session d'un parcours

Pour cela :

  • Rendez-vous dans le menu Formations > Parcours
  • Recherchez le modèle du parcours en question et accédez à ses Paramètres Screen_Shot_2017-04-26_at_10.48.08.png
  • Survolez l'encadré Session sur la gauche, et cliquez sur le nom de la session (ou bien cliquez sur le bouton pour créer une nouvelle session)

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  • Sur le volet Inscriptions :
    • Cliquez sur Groupe + pour ajouter un groupe d'apprenants
    • Cliquez sur Apprenant + pour ajouter des participants individuels

Au choix, vous pouvez ajouter :

  • Des participants qui existent déjà sur la plateforme, en cochant leur nom :

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  • Des nouveaux participants : cliquez sur Ajouter des emails :

 

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Un problème avec les invitations ? N'hésitez pas à consulter notre article dédié !

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