Ajouter des utilisateurs

Vos modules sont créés, vos parcours de formation sont prêts ... Il ne vous reste plus qu'à inviter les utilisateurs ! 

Cet article récapitule les 3 façons d'inviter des utilisateurs :

1 - Envoyer un mail invitation via les groupes

2 - Paramétrer un ou plusieurs comptes

3 - Inviter des utilisateurs via la session d'un parcours

4 - Où retrouver les invitations ?

5 - Ajouter des utilisateurs : questions fréquentes

 

1 - Envoyer un mail d'invitation via les groupes

Lorsque vous invitez un utilisateur, vous lui envoyez un mail pour qu'il paramètre lui-même son compte. 

Vous pouvez inviter des utilisateurs depuis 2 endroits :

  • Depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs > Ajouter des Utilisateurs > Inviter par email
  • Ou bien directement depuis les paramètres du groupe (menu Membres > Ajouter des utilisateurs > Inviter par email). 

Survolez l'image interactive ci-dessous pour savoir comment paramétrer l'invitation :

 

L'invitation ne s'envoie pas ? Cela veut probablement dire que l'apprenant a déjà un compte sur une plateforme d'un autre client 360Learning. N'hésitez pas à consulter cet article pour savoir comment envoyer l'invitation. 

 

2 - Paramétrer un ou plusieurs comptes

Lorsque vous paramétrez un compte, vous n'avez pas besoin d'attendre que l'utilisateur accepte l'invitation. Son compte est créé immédiatement. 

A - Paramétrer un compte

Vous pouvez paramétrer un compte depuis 2 endroits :

  • Depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs > Ajouter des Utilisateurs > Paramétrer un compte
  • Ou bien directement depuis les paramètres du groupe (menu Membres > Ajouter des utilisateurs > Paramétrer un compte). 

Survolez l'image interactive ci-dessous pour savoir comment paramétrer un compte :

B - Paramétrer plusieurs comptes

Cette fonctionnalité vous permet d'importer massivement des comptes. 

Vous pouvez paramétrer un compte depuis 2 endroits :

  • Depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs > Ajouter des Utilisateurs > Paramétrer plusieurs comptes
  • Ou bien directement depuis les paramètres du groupe (menu Membres > Ajouter des utilisateurs > Paramétrer plusieurs comptes)

Pour vous aider, nous avons construit un modèle Excel dont vous pourrez faire un copier-coller dans la plateforme. Vous pouvez le retrouver en PJ de cet article. 

Survolez l'image interactive ci-dessous pour retrouver tous nos conseils de paramétrage de ce fichier :

Lorsque vous avez complété le tableau, vous n'avez plus qu'à le copier-coller sur la plateforme. 

 

3 - Inviter des utilisateurs via la session d'un parcours

Enfin, vous pouvez ajouter des utilisateurs directement depuis la session du parcours. Pour cela, rendez-vous dans le menu Formations > Parcours, puis choisissez le parcours. Sélectionnez ensuite la session à l'aide de l'encadré Sessions qui se trouve sur la gauche de la page :

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Dans l'encadré Session, cliquez sur Apprenants + pour ajouter :

  • Des utilisateurs existants, en cochant simplement leur nom
  • Ou bien des nouveaux utilisateurs, en cliquant sur Ajouter des adresses email

L'invitation sera envoyée :

  • Immédiatement si le parcours a déjà commencé
  • Lors de l'ouverture du parcours, si le parcours n'a pas encore commencé

 

4 - Où retrouver les invitations ? 

Vous pouvez retrouver les invitations depuis 2 endroits :

  • Depuis les paramètres du groupe : menu Membres > Invitations en attente 
  • Depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs > Invitations en attente :
    • Le menu Dans le groupe rassemble les invitations envoyées dans votre groupe général, celui qui représente votre organisation
    • Le menu Dans les sous-groupes rassemble les invitations faites dans les groupes que vous avez créés. 

 

5 - Ajouter des utilisateurs : questions fréquentes

1️⃣La plateforme m'indique que le mail de l'utilisateur est déjà utilisé

En invitant une adresse mail, il est possible que vous rencontriez le message suivant : 

Google_Chrome_2018-08-24_11-21-38_2x.png

Cela veut dire que l'adresse mail en question est déjà utilisée par un autre client sur une autre plateforme 360Learning, ou bien qu'elle est utilisée pour un compte d'essai gratuit. 

Pour contourner la situation, vous pouvez inviter les apprenants avec une adresse mail légèrement modifiée, que l'on appelle un alias.

La plupart des services de mails (tels que Gmail) permettent de créer des alias avec le caractère "+". Par exemple, si vous envoyez un message à nom.prenom+formation@gmail.com, il arrivera dans la boîte mail de nom.prenom@gmail.com. Et comme l'adresse est différente, l'utilisateur pourra envoyer automatiquement les mails reçus sur nom.prenom+formation@gmail.com dans un dossier séparé. Merveilleux, non ?

Si votre service mail ne supporte pas les alias, ou si vous avez un doute, vous pouvez utiliser le caractère "#". Par exemple, nom.prenom#formation@gmail.com. Nous nous chargerons d'envoyer les mail à nom.prenom@gmail.com.

L'ajout du "+" ou du "#" suivi d'un texte fera croire à la plateforme qu'il s'agit d'une autre adresse mail, ce qui n'aura donc pas d'impact sur la réception des messages.

A noter : les utilisateurs que vous avez invités avec ces adresses modifiées devront renseigner ces nouvelles adresses pour se connecter sur votre plateforme. 

2️⃣L'utilisateur a perdu ses identifiants

  • Adresse mail : vous pouvez retrouver son adresse depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs > Tous
  • Mot de passe : pour des raisons de sécurité, nous ne conservons pas les mots de passe sur la plateforme. l'apprenant peut réinitialiser son mot de passe depuis le portail de connexion (bouton Mot de passe oublié ?)

3️⃣Quelle est la durée d'un mail d'invitation ?

L'invitation envoyée par mail est valable indéfiniment, tant que vous ne la supprimez pas depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs > Invitations envoyées.

4️⃣ Comment modifier l'email d'un utilisateur ?

  • L'invitation a été envoyée, mais pas encore acceptée : vous pouvez supprimer l'invitation depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs > Invitations, puis envoyer une invitation à la nouvelle adresse
  • L'utilisateur a accepté l'invitation, ou bien le compte a été créé : vous pouvez modifier l'adresse mail d'un utilisateur depuis le menu Mon Espace > Utilisateurs, puis en sélectionnant le compte :

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