Diffusez des formations en accès libre grâce au catalogue

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Vous pouvez partager des formations à vos apprenants de 2 façons :

  1. En inscrivant vos apprenants à des formations
  2. Ou bien en diffusant les formations en libre accès dans le catalogue du groupe

Dans le catalogue, les apprenants viennent librement visionner les formations qui les intéressent, sans avoir besoin d'y être inscrits par l'équipe Formation.

 

 


 

Personnaliser le catalogue

Personnaliser le catalogue

Pour personnaliser le catalogue :

  1. A partir de la page d'accueil, cliquez sur Catalogue

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  2. Accédez aux Paramètres du catalogue

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Ajouter des thématiques

Les thématiques vous permettent de rassembler vos modules ou vos parcours autour de grandes idées. Elles seront visibles dans l'onglet Découvrir du catalogue.

Pour créer une thématique :

  1. A partir de la page d'accueil, survolez le menu Mon Espace et cliquez sur Paramètres

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  2. Dans les paramètres, cliquez sur Mots-clefs > Thématiques

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  3. Cliquez sur l'icône (+) pour créer une thématique

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  4. Renseignez le nom de la thématique, puis cliquez sur ENREGISTRER

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Pour ajouter une thématique dans le catalogue :

  1. A partir de la page d'accueil, cliquez sur Catalogue

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  2. Accédez aux Paramètres du catalogue

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  3. Descendez jusqu'à la section Liste des thématiques mises en avant, cliquez sur le bouton (+)

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  4. Cochez la thématique, puis cliquez sur VALIDER

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Désactiver le catalogue

Par défaut, le catalogue est activé sur votre plateforme. 

Pour le désactiver (ou le réactiver) :

  1. A partir de la page d'accueil, cliquez sur Catalogue

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  2. Accédez aux Paramètres du catalogue

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  3. Décochez l'option Catalogue

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Diffuser des formations dans le catalogue

L'accès au catalogue se fait en fonction des groupes. C'est vous qui choisissez ce qu'un apprenant peut voir dans son catalogue en fonction de son groupe.

Ajouter un module dans le catalogue

A noter : seuls les clients 360Learning ayant souscrit aux offres 360Learning Starter et Pack-Utilisateurs peuvent publier des modules dans le catalogue.

Pour ajouter un module dans le catalogue du groupe :

  1. Sur le bandeau latéral de la page d'accueil, cliquez sur Formations

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  2. Dans le menu des modules, sélectionnez un module

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  3. Dans le mode édition du module, cliquez sur PARAMETRES GENERAUX

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  4. Descendez jusqu'à la section Diffusez votre module, puis cliquez sur (+) Groupe

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  5. Sélectionnez le(s) groupe(s) pour le(s)quel(s) le module sera disponible, puis cliquez sur VALIDER

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Ajouter un parcours dans le catalogue du groupe

Pour ajouter un parcours dans le catalogue du groupe :

  1. Sur le bandeau latéral de la page d'accueil, cliquez sur Formations

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  2. Cliquez sur PARCOURS

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  3. Cliquez sur un parcours

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    Note : vous ne pouvez ajouter que des sessions de parcours au catalogue. Vérifiez que le parcours a une session en cours.

  4. Dans l’encart Session, cliquez sur une session en cours

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  5. Descendez jusqu’aux Options avancées, et cliquez sur l’icône Screen_Shot_2017-05-02_at_17.01.21.png à côté de Catalogue

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  6. Sélectionnez les groupes

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  7. En bas de la fenêtre, cliquez sur VALIDER
Pour en savoir plus : retrouvez plus d'informations sur les options avancées des sessions dans cet article.

 

Ajouter des prérequis pour les formations du catalogue

Important : les prérequis s'appliquent uniquement pour les formations en libre accès du catalogue. Ils ne seront pas valables pour les parcours auxquels vous inscrivez les apprenants.

Les prérequis vous permettent de conditionner l'accès à une formation : tant que les critères définis n'ont pas été réunis, l'apprenant ne la verra pas dans le catalogue.

Ajouter des prérequis pour un module

Pour ajouter des pré-requis sur un module :

  1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Formations

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  2. Sélectionnez un module

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  3. Dans le mode édition du module, cliquez sur PARAMETRES GENERAUX

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  4. Descendez jusqu'à la section Diffusez votre module, puis ajoutez les pré-requis

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Ajouter des prérequis pour un parcours

Pour ajouter des pré-requis pour un parcours :

  1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Formations

    Google_Chrome_2019-01-15_14-56-39_2x.png

  2. Dans le menu latéral, cliquez sur PARCOURS

    Google_Chrome_2019-01-15_14-57-30_2x.png

  3. Cliquez sur un parcours

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    Note : vous ne pouvez ajouter que des sessions de parcours au catalogue. Vérifiez que le parcours a une session en cours.
  4. Dans l’encart Session, cliquez sur une session en cours

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  5. Descendez jusqu’aux Options avancées, et ajoutez des prérequis

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Valider les inscriptions des apprenants à des parcours du catalogue

Par définition, le catalogue permet aux apprenants de s'inscrire librement aux parcours disponibles.

Néanmoins, il est possible que vous ayiez besoin de valider ou non l'inscription libre des apprenants à un parcours.

Pour cela, vous pouvez paramétrer un système de demande d'inscription libre aux parcours du catalogue. Vous pourrez ensuite vérifier ces demandes.

  1. En haut de la page, cliquez sur Formations

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  2. Dans la barre latérale, cliquez sur PARCOURS

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  3. Choisissez un parcours

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  4. Dans l’encart Session, sélectionnez la session

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  5. Accédez aux Options Avancées, et sélectionnez l'option "Demander une validation des inscriptions en accès libre"

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  6. Sélectionnez les utilisateurs qui devront effectuer la validation (les référents du parcours ou bien les managers des apprenants).

 

Une fois la demande de validation mise en place :

  • Les apprenants qui souhaitent suivre le parcours devront effectuer une demande d'inscription libre

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  • Une notification sera envoyée au(x) référent(s)/manager(s) du parcours pour validation. A noter : si vous avez choisi une validation par le manager mais que l'apprenant n'a pas de manager, alors la demande de validation sera envoyée au référent de la session

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  • Vous pourrez alors traiter la demande depuis le menu de gestion

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    A noter : vous pouvez retrouver les demandes d'inscription à tout moment depuis le menu Tableau de Bord > Validations > Demandes d'inscription. 

 

Créer une liste d'attente pour un parcours du catalogue

Lorsqu'un parcours est disponible dans le catalogue, les apprenants peuvent le démarrer librement, sans avoir besoin d'être inscrits.

Pour mieux contrôler le nombre d'inscrits au parcours, vous pouvez définir un nombre maximum d'apprenants qui peuvent s'inscrire sur le parcours en même temps.

Pour créer une liste d'attente :

  1. Rendez-vous dans les Paramètres Avancés de la session pour activer cette option
  2. Cochez l'option Limitez le nombre de places en inscriptions libres
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  3. Sélectionnez ensuite la limite de places disponibles en accès libre, et cliquez sur ENREGISTRER 

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Une fois que la liste d'attente est mise en place :

  1. Les apprenants voient le parcours dans le catalogue et peuvent s'y inscrire librement, dans la limite des places disponibles
  2. Lorsque la limite est atteinte : les apprenants qui souhaiteront s'inscrire au parcours pourront se placer sur une listed'attente depuis la page du parcours.
  3. Vous pouvez consulter cette liste d'attente depuis les statistiques de la session

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Une place se libère sur la liste d'attente :

  • Lorsqu'un apprenant termine le parcours
  • Ou bien lorsqu'un apprenant se désiste (directement depuis la page du parcours). Une notification est alors envoyée au premier inscrit sur la liste d'attente.

Vous pouvez facilement gérer les apprenants qui sont inscrits sur la liste d'attente du parcours :

  1. A partir du Tableau de Bord, accédez aux statistiques de la session
  2. Dans l'onglet supérieur, affichez les détails de la liste d'attente

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  3. Le menu vous permet :
    • D'envoyer un mail aux apprenants de la liste d'attente 
    • D'inscrire les apprenants de la liste d'attente à une autre session

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