Diffusez des formations en accès libre grâce au catalogue

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Dans le catalogue, les apprenants visionnent librement les formations qui les intéressent, sans avoir besoin d'être assignés par l'équipe Formation.

 

 


 

Personnaliser le catalogue

Personnaliser le catalogue

Pour personnaliser le catalogue :

  1. A partir de la page d'accueil, cliquez sur Catalogue

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  2. Accédez aux Paramètres du catalogue

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Ajouter des thématiques

Les thématiques vous permettent de rassembler vos modules ou vos parcours autour de grandes idées. 

Pour créer une thématique :

  1. A partir de la page d'accueil, survolez le menu Mon Espace et cliquez sur Paramètres

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  2. Dans les paramètres, cliquez sur Mots-clefs > Thématiques

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  3. Cliquez sur l'icône (+) pour créer une thématique

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  4. Renseignez le nom de la thématique, puis cliquez sur ENREGISTRER

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Pour ajouter une thématique dans le catalogue :

  1. A partir de la page d'accueil, cliquez sur Catalogue

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  2. Accédez aux Paramètres du catalogue

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  3. Descendez jusqu'à la Liste des thématiques mises en avant, puis cliquez sur le bouton (+)

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  4. Cochez la thématique, puis cliquez sur VALIDER

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Désactiver le catalogue

Par défaut, le catalogue est activé sur votre plateforme. 

Pour le désactiver (ou le réactiver) :

  1. A partir de la page d'accueil, cliquez sur Catalogue

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  2. Accédez aux Paramètres du catalogue

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  3. Décochez l'option Catalogue

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Diffuser des formations dans le catalogue

L'accès au catalogue se fait en fonction des groupes. C'est vous qui choisissez ce qu'un apprenant peut voir dans son catalogue en fonction de son groupe.

Ajouter un module dans le catalogue

A noter : seuls les clients 360Learning ayant souscrit aux offres 360Learning Starter et Pack-Utilisateurs peuvent publier des modules dans le catalogue.

Pour ajouter un module dans le catalogue du groupe :

  1. Sur le bandeau latéral de la page d'accueil, cliquez sur Formations

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  2. Dans le menu des modules, sélectionnez un module

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  3. Dans le mode édition du module, cliquez sur PARAMETRES GENERAUX

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  4. Descendez jusqu'à la section Diffusez votre module, puis cliquez sur (+)

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  5. Sélectionnez le groupe qui aura accès à ce module, puis cliquez sur VALIDER

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Ajouter une session 

Via le catalogue, vous pouvez publier des sessions et laisser vos apprenants s'y inscrire librement. 

Pour ajouter une session dans le catalogue du groupe :

  1. Sur le bandeau latéral de la page d'accueil, cliquez sur Formations

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  2. Cliquez sur PARCOURS

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  3. Cliquez sur un modèle de parcours

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    Note : vous ne pouvez ajouter que des sessions au catalogue. Vérifiez que le parcours a une session en cours.

  4. Dans l’encart Session, cliquez sur une session en cours

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  5. Descendez jusqu’aux Options avancées, et cliquez sur l’icône Screen_Shot_2017-05-02_at_17.01.21.png à côté de Catalogue

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  6. Sélectionnez les groupes

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  7. En bas de la fenêtre, cliquez sur VALIDER
Pour en savoir plus : retrouvez plus d'informations sur les options avancées des sessions dans cet article.

 

Ajouter des prérequis pour les formations du catalogue

Important : les prérequis s'appliquent uniquement pour les formations en libre accès dans le catalogue. Ils ne seront pas valables pour les parcours assignés aux apprenants. 

Les prérequis conditionnent l'accès à une formation : tant qu'ils n'ont pas été validés, l'apprenant ne la voit pas dans le catalogue.

Ajouter des prérequis pour un module

Pour ajouter des pré-requis pour un module :

  1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Formations

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  2. Sélectionnez un module

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  3. Dans le mode édition du module, cliquez sur PARAMETRES GENERAUX

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  4. Descendez jusqu'à la section Diffusez votre module, puis ajoutez les pré-requis

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Ajouter des prérequis pour une session

Pour ajouter des pré-requis pour une session :

  1. En haut de la page d'accueil, cliquez sur Formations

    Google_Chrome_2019-01-15_14-56-39_2x.png

  2. Dans le menu latéral, cliquez sur PARCOURS

    Google_Chrome_2019-01-15_14-57-30_2x.png

  3. Cliquez sur un modèle de parcours

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    Note : vous ne pouvez ajouter que des sessions au catalogue. Vérifiez que le parcours a une session en cours.

  4. Dans l’encart Session, cliquez sur une session en cours

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  5. Descendez jusqu’aux Options avancées, et ajoutez des prérequis

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Valider les inscriptions des apprenants à une session

Le catalogue permet aux apprenants de s'inscrire librement aux sessions disponibles.

Néanmoins, vous pouvez avoir besoin de valider leur participation. 

Pour cela, vous pouvez paramétrer un système de demande d'inscription aux sessions dans le catalogue. Vous pourrez ensuite vérifier ces demandes depuis le Tableau de Bord.

Pour paramétrer une procédure de demande d'inscription :

  1. En haut de la page, cliquez sur Formations

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  2. Dans la barre latérale, cliquez sur PARCOURS

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  3. Choisissez un modèle de parcours

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  4. Dans l’encart Session, sélectionnez la session

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  5. Accédez aux Options Avancées, et sélectionnez l'option Demander une validation des inscriptions en accès libre

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  6. Sélectionnez les utilisateurs qui devront effectuer la validation (les référents de la session ou bien les managers des apprenants).

 

Voici comment fonctionne le système de validation :

  1. Les apprenants qui souhaitent suivre la session effectuent une demande d'inscription

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  2. Une notification est envoyée au(x) référent(s)/manager(s) pour validation. 

    Important : si vous avez choisi une validation par le manager mais que l'apprenant n'a pas de manager, alors la demande de validation sera envoyée par défaut aux référents de la session.
  3. Vous pouvez alors traiter la demande 

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A noter : vous pouvez retrouver les demandes d'inscription à tout moment depuis le menu Tableau de Bord > Validations > Demandes d'inscription. 

 

Créer une liste d'attente pour une session 

Lorsqu'une session est disponible dans le catalogue, les apprenants peuvent la démarrer librement, sans avoir besoin d'être inscrits.

Pour mieux gérer les inscrits, vous pouvez définir un nombre maximum d'apprenants qui peuvent s'inscrire simultanément sur la session.

Pour cela :

  1. Rendez-vous dans les Paramètres Avancés de la session pour activer cette option
  2. Cochez l'option Limitez le nombre de places en inscriptions libres
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  3. Sélectionnez ensuite la limite de places disponibles en accès libre, et cliquez sur ENREGISTRER 

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Lorsque la liste d'attente est mise en place :

  1. Les apprenants peuvent s'inscrire librement sur la session, dans la limite des places disponibles
  2. Lorsque la limite est atteinte, les apprenants qui souhaitent s'inscrire à la session peuvent s'inscrire à une liste d'attente, directement depuis la page de la session
  3. Vous pouvez consulter cette liste d'attente depuis les statistiques de la session

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Une place se libère sur la liste d'attente :

  • Lorsqu'un apprenant termine la session
  • Ou bien lorsqu'un apprenant se désiste (directement depuis la page de la session). Une notification est alors envoyée au premier inscrit sur la liste d'attente.

Vous pouvez facilement gérer les apprenants qui sont inscrits sur la liste d'attente de la session :

  1. A partir du Tableau de Bord, accédez aux statistiques de la session
  2. Dans l'onglet supérieur, affichez les détails de la liste d'attente

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  3. Le menu vous permet :
    • D'envoyer un mail aux apprenants de la liste d'attente 
    • D'inscrire les apprenants de la liste d'attente à une autre session

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