Catalogue : mise en accès libre des contenus 📖

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Recontextualisons : sur la plateforme, vos apprenants peuvent suivre leurs formations de 2 façons :

  • S'ils sont invitĂ©s Ă  suivre des parcours (ex : formation rĂ©glementaire obligatoire)
  • Ou bien, ils peuvent visionner des modules et des parcours en accès libre via le catalogue (ex : formation transverse sur le management). 

Le catalogue vous permet de mettre des parcours et des modules à disposition de groupes d'apprenants ciblés : chaque groupe de formation possède son propre catalogue de formation.

Le but du catalogue est de faire en sorte que les apprenants viennent librement visionner les ressources qui les intéressent, sans avoir besoin d'être inscrits à un parcours par l'équipe pédagogique. Un peu comme un site de vidéo à la demande !

Nous vous avons préparé un article récapitulatif sur les fonctionnalités du catalogue :

1 - Personnaliser le catalogue

2 - Rendre des formations disponibles dans le catalogue

3 - Valider les inscriptions des apprenants Ă  des parcours dans le catalogue

4 - Créer une liste d'attente pour un parcours disponible dans le catalogue

5 - Navigation des apprenants dans le catalogue

 

1 - Personnaliser le catalogue

A - DĂ©sactiver le catalogue d'un groupe

Par défaut, le catalogue est activé sur votre plateforme. 

Pour le désactiver (ou le réactiver) :

  • Rendez-vous dans les paramètres du catalogue : 

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  • (DĂ©)cochez l'option Catalogue :

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B - Personnaliser le catalogue

Le catalogue est entièrement personnalisable selon l'identité et les besoins du groupe. Pour cela, rendez-vous dans les Paramètres du catalogue. Vous pouvez modifier :

  • Nom du catalogue ("Catalogue", "Centre de Formation" ou bien un nom de votre choix dans la limite de 24 caractères)
  • Image de couverture 
  • VidĂ©o de prĂ©sentation
  • Description 
  • Affichage des onglets

C - Faites-vous les onglets ! 💅 

Votre catalogue est organisé en plusieurs catégories :

  • La section NouveautĂ©s rassemble les dernières formations ajoutĂ©es dans le catalogue du groupe
  • La section Formations les plus vues contient les modules ou les parcours les plus visionnĂ©s 

D - Paramétrage des thématiques

Les thématiques vous permettent de rassembler vos modules ou vos parcours autour de grandes idées. 

Vous pouvez créer une thématique :

  • Depuis les paramètres du catalogue : cliquez sur l'icĂ´ne Screen_Shot_2017-05-02_at_17.01.21.pngdans la Liste des thĂ©matiques mises en avant, puis une nouvelle fois sur l'icĂ´ne Screen_Shot_2017-05-02_at_17.01.21.pngpour en crĂ©er une.
  • Ou bien depuis le menu Paramètres > Mon Espace, en cliquant sur le menu Mots-clĂ©s

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    Sur la droite, cliquez sur l’icône Screen_Shot_2017-05-02_at_17.01.21.png

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    Entrez le nom de la thématique, puis cliquez sur Enregistrer

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Les thématiques apparaîtront dans la section Découvrir du catalogue.

 Pour faire apparaître une thématique dans le catalogue, rendez-vous dans le menu Paramètres et Membres > Catalogue > Liste des thématiques mises en avant, et cliquez sur l'icône Screen_Shot_2017-05-02_at_17.01.21.png.

 

2 - Rendre des formations disponibles dans le catalogue

L'accès au catalogue se fait en fonction des groupes. C'est vous qui choisissez ce qu'un apprenant peut voir dans son catalogue en fonction de son groupe.

  • Pour un module : depuis le menu Paramètres GĂ©nĂ©raux, rendez-vous dans la section Diffusez votre module > Catalogue. Ensuite, cliquez sur Groupes pour autoriser l'accès des groupes au module depuis leur catalogue. 

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💡A noter : seuls les clients 360Learning ayant souscrit à l'offre Starter et Pack-Utilisateurs pourront publier des modules dans le catalogue.

  • Pour un parcours

    1. En haut de la page, cliquez sur Formations

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    2. Dans la barre latérale, cliquez sur PARCOURS

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    3. Cliquez sur un parcours

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      Note : vous ne pouvez ajouter que des sessions de parcours au catalogue. VĂ©rifiez que le programme a une session en cours.

    4. Dans l’encart Session, cliquez sur une session en cours

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    5. Descendez jusqu’aux Options avancées, et cliquez sur l’icône Screen_Shot_2017-05-02_at_17.01.21.png à côté de Catalogue

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    6. SĂ©lectionnez les groupes

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    7. En bas de la fenĂŞtre, cliquez sur VALIDER

Retrouvez plus d'informations sur notre article consacré aux options avancées des sessions. 

 

3 - Valider les inscriptions des apprenants Ă  des parcours dans le catalogue

Par définition, le catalogue permet aux apprenants de s'inscrire librement aux parcours disponibles. 

Néanmoins, il est possible que vous ayiez besoin de valider ou non l'inscription des apprenants à un parcours. 

Pour cela, vous pouvez paramétrer un système de demande d'inscription aux parcours du catalogue. Vous pourrez ensuite vérifier ces demandes. 

  1. En haut de la page, cliquez sur Formations

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  2. Dans la barre latérale, cliquez sur PARCOURS

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  3. Choisissez un parcours

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  4. Dans l’encart Session, sélectionnez la session 

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  5. Accédez aux Options Avancées, et sélectionnez l'option "Demander une validation des inscriptions en accès libre"

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  6. Sélectionnez les utilisateurs qui devront effectuer la validation (les référents du parcours ou bien les managers des apprenants).

 

Une fois la demande de validation mise en place :

  • Les apprenants qui souhaitent suivre le parcours devront effectuer une demande d'inscription 

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  • Une notification sera envoyĂ©e au(x) rĂ©fĂ©rent(s)/manager(s) du parcours pour validation. A noter : si vous avez choisi une validation par le manager mais que l'apprenant n'a pas de manager, alors la demande de validation sera envoyĂ©e au rĂ©fĂ©rent de la session

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  • Vous pourrez alors traiter la demande depuis le menu de gestion 

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    A noter : vous pouvez retrouver les demandes d'inscription à tout moment depuis le menu Tableau de Bord > Validations > Demandes d'inscription. 

 

4 - Créer une liste d'attente pour un parcours disponible dans le catalogue

Lorsqu'un parcours est disponible dans le catalogue, les apprenants peuvent le démarrer librement, sans avoir besoin d'être inscrits. 

Pour mieux contrôler le nombre d'inscrits au parcours, vous pouvez définir un nombre maximum d'apprenants qui peuvent s'inscrire sur le parcours en même temps. Pour cela :

  1. Rendez-vous dans les Paramètres Avancés de la session pour activer cette option :
  2. Cochez l'option Limitez le nombre de places en inscriptions libres
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  3. Sélectionnez ensuite la limite de places disponibles en accès libre, et cliquez sur ENREGISTRER 

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Une fois que la liste d'attente est mise en place :

  1. Les apprenants voient le parcours dans le catalogue et peuvent s'y inscrire librement, dans la limite des places disponibles
  2. Lorsque la limite est atteinte : les apprenants qui souhaiteront s'inscrire au parcours pourront se placer sur une liste d'attente depuis la page du parcours. 
  3. Vous pouvez consulter cette liste d'attente depuis les statistiques de la session :

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Une place se libère sur la liste d'attente :

  • Lorsqu'un apprenant termine le parcours
  • Ou bien lorsqu'un apprenant se dĂ©siste (directement depuis la page du parcours). Une notification est alors envoyĂ©e au premier inscrit sur la liste d'attente.

 

5 - Navigation des apprenants dans le catalogue

Les apprenants peuvent retrouver leur catalogue en cliquant sur l'icône Catalogue dans le menu supérieur.

Ils ont deux portes d'entrée :

  • La section DĂ©couvrir est la page d'accueil du catalogue. C'est une page de contenu dynamique qui a pour but de prĂ©senter les dernières formations mises en ligne, les parcours les plus vus ...
  • La section Parcourir contient toutes les formations disponibles pour l'apprenant. C'est l'annuaire de tous les modules et parcours qu'il peut visionner.

Dans l'onglet Parcourir, les apprenants peuvent filtrer les contenus du catalogue :

  • Par type de formation (modules, parcours, parcours certifiants)
  • Par compĂ©tence
  • Par groupe (si l'apprenant appartient Ă  plusieurs groupes)
  • Par badge
  • Par nombre de vues
  • Par titre (ordre alphabĂ©tique)
  • Par langue (pour les modules uniquement)
  • Par statut de visionnage (masquer les formations dĂ©jĂ  effectuĂ©es)

Les formations sont classées dans les onglets selon l'ordre suivant :

  • Onglet DĂ©couvrir : 
    • D'abord les parcours, puis les modules
    • Ensuite les parcours et modules sont triĂ©s du plus vieux au plus rĂ©cent
  • Onglet Parcourir :
    • D'abord les parcours, puis les modules
    •  En cas d'Ă©galitĂ©, le tri se fait du plus rĂ©cent au plus vieux (en termes de date de crĂ©ation)

A noter : vous pouvez définir des pré-requis pour le visionnage d'une formation dans le catalogue depuis les paramètres du module ou du parcours en question. Concrètement : l'apprenant ne verra pas le module ou le parcours apparaître tant qu'il n'aura pas débloqué les pré-requis nécessaires. Cliquez ici pour en savoir plus !

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